Table des matières
REMARQUE : nous sommes heureux de vous annoncer que nous facilitons le filtrage et la navigation dans les Rapports Fleetio. Les mises à jour de plus de 40 Rapports standards de Fleetio se feront progressivement tout au long de l'année. En raison des améliorations constantes apportées aux rapports, il se peut que vous constatiez des différences entre les différents rapports.
Les Rapports de Fleetio vous permettent de visualiser divers points de données pour votre entreprise concernant les véhicules, les affectations de véhicules, les inspections, les problèmes, le service, les ordres de travail, les contacts, les pièces détachées et le carburant.
Les Rapports Fleetio vous offrent les outils nécessaires pour générer, visualiser, économiser, exporter et imprimer des Rapports personnalisables contenant les données de votre flotte.
Aperçu des rapports
Cliquez sur Rapports dans la barre de navigation latérale pour accéder à l' index des rapports .
L'index des rapports comprend plus de 30 modèles de rapports intégrés. Explorez les fonctionnalités de l'index des rapports en suivant les points ci-dessous :
- Rechercher (a) un rapport par nom
- Trier (b) les rapports par nom, type de rapport ou rapports enregistrés
- Modifiez la mise en page de l'index (c) pour l'afficher sous forme de cartes (comme ci-dessous) ou sous forme de liste.
- Sélectionnez dans le menu (d) la vue Rapports standard, Favoris, Rapports enregistrés ou Rapports partagés
- Afficher les rapports par type de rapport (e)
- Ajoutez un rapport spécifique à vos favoris en cliquant sur l'icône en forme d'étoile (f).
- Consultez les rapports enregistrés (g) pour un rapport spécifique. Notez que seuls les propriétaires des rapports enregistrés peuvent les modifier.
Cas d'utilisation des rapports
Le module Rapports de Fleetio classe les rapports en neuf catégories distinctes, vous donnant accès à des analyses avancées concernant les véhicules, leurs affectations, les inspections, les problèmes, l'entretien, les ordres de travail, les contacts, les pièces et le carburant. Lors de votre première utilisation de Fleetio, il peut être difficile de déterminer quel rapport générer pour obtenir les données nécessaires à votre flotte. Consultez les tableaux ci-dessous pour découvrir des cas d'utilisation courants de chaque rapport et identifier ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et aux données que vous collectez.
Notez également le type de colonne de rapport dans les tableaux. Cela indiquera quels rapports présentent des analyses détaillées des données et lesquels sont des résumés.
REMARQUE : L’accès aux différents rapports de Fleetio dépend de votre abonnement. Si vous n’avez pas accès à un rapport spécifique dans votre compte, cela est probablement dû à un abonnement ou à des autorisations insuffisantes.
Rapports sur les véhicules
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Comparaison des coûts selon l'année de service | Résumé | Ce rapport vous aide à comprendre les coûts annuels par véhicule et offre un aperçu concis de l'évolution d'une année sur l'autre. Il vous permet d'estimer les stratégies de remplacement optimales pour les véhicules de votre flotte. Vous pouvez également l'utiliser pour déterminer quel véhicule présente le coût au kilomètre le plus élevé/le plus bas par rapport à des véhicules similaires, quel est le coût au kilomètre prévu pour une marque et un modèle donnés sur toute leur durée de vie, ou encore quelle marque de pick-up (par exemple) devrait s'avérer la plus économique sur le long terme. |
| Tendance du coût/mètre | Détails | À l'instar du rapport sur l'évolution du coût total, ce rapport détaille le coût total par kilomètre, vous permettant ainsi d'évaluer l'efficacité du véhicule sur une période donnée. Vous pouvez également l'utiliser pour déterminer quel véhicule présente actuellement le coût au kilomètre le plus élevé/le plus bas pour un groupe spécifique, quel véhicule a affiché le coût au kilomètre le plus élevé de l'ensemble de la flotte l'année dernière, ou encore quel était le coût moyen par kilomètre le mois dernier pour chaque véhicule d'un groupe donné. |
| Récapitulatif des dépenses | Résumé | Analysez le total des dépenses pour une période donnée par type de dépense ou par groupe de véhicules. Cela permet de comprendre et de comparer les différents types et groupes afin d'appréhender les coûts d'exploitation. |
| Dépenses par véhicule | Détails | Examinez le total des dépenses liées aux véhicules de votre flotte. Les filtres supplémentaires et la possibilité de programmer l'envoi du rapport par courriel peuvent également être utilisés par les services financiers. |
| Changements de groupe | Détails | Ce rapport retrace les déplacements de véhicules d'un groupe à l'autre sur une période donnée. Il peut être utile pour déterminer les dates et les personnes ayant déplacé des véhicules, ou pour des analyses plus générales, comme la facturation interne des véhicules en fonction de leur durée d'utilisation au sein d'un groupe. |
| Résumé des coûts d'exploitation | Résumé | Ce rapport complète les autres sections du système où vous pouvez consulter votre coût total de possession (CTP). Il vous permet de visualiser le CTP de l'ensemble de votre flotte, facilitant ainsi l'analyse et la comparaison des coûts d'exploitation des véhicules. |
| Changements de statut | Détails | Comprendre l'évolution du statut des véhicules sur une période donnée. Exemple : pouvoir identifier les véhicules mis hors service cette semaine. |
| Résumé de l'état | Résumé | Calcule la durée totale pendant laquelle un véhicule s'est trouvé dans un état spécifique. Cela peut être utile pour surveiller la durée pendant laquelle un véhicule a pu être immobilisé. |
| Tendance du coût total | Détails | Analysez l'évolution des coûts de chaque véhicule pour déterminer s'ils augmentent, diminuent ou restent stables. Le rapport d'évolution des coûts totaux peut vous aider à répondre aux questions suivantes : comment le coût total de ma flotte a-t-il évolué au cours de l'année écoulée ? Quel véhicule a engendré les coûts totaux les plus élevés de l'ensemble de la flotte l'an dernier ? Quel était le coût total le mois dernier pour tous les véhicules d'un groupe spécifique ? |
| Résumé d'utilisation | Résumé | Identifiez les véhicules de votre flotte potentiellement sous-utilisés ou surutilisés grâce aux relevés de compteurs. Cela vous permettra de repérer les véhicules inutilisés qui pourraient devoir être retirés de la flotte. Ce rapport peut également vous servir à estimer le kilométrage restant et à prévoir quand vous l'atteindrez en fonction de votre utilisation. Remarque : Ajoutez les trois colonnes de la section « Remplacement » pour afficher les données correspondantes. Consultez les visualisations du rapport de synthèse d'utilisation pour plus d'informations sur l'interprétation des données. |
| Détails du véhicule | Détails | Consultez une vue détaillée du dossier du véhicule, utile pour examiner les données de chaque véhicule et vérifier si un champ spécifique souhaité est manquant. |
| Rappels de renouvellement de véhicule | Détails | Affiche les rappels de renouvellement d'entretien pour l'ensemble de votre flotte de véhicules. La possibilité de filtrer le rapport et de programmer son envoi par courriel en fait un outil précieux pour obtenir une vue d'ensemble des rappels à venir et en retard. |
| Rapport sur les véhicules | Détails | En complément de l'index principal des véhicules du système, vous pouvez recevoir par e-mail, selon un calendrier prédéfini, une liste filtrée des véhicules de votre flotte. Par exemple : vous pouvez recevoir quotidiennement un e-mail répertoriant tous les véhicules dont le statut est « Hors service ». |
Rapports d'affectation des véhicules
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Registre d'affectation des véhicules | Détails | Consultez l'affectation des véhicules de votre flotte complète sur une période donnée. Vous pouvez programmer l'envoi par e-mail d'un rapport récapitulatif des affectations de véhicules en cours. |
| Résumé des affectations de véhicules | Résumé | Calcule un pourcentage total agrégé de la fréquence d'attribution du véhicule ou du contact. Cela peut être utile pour identifier les véhicules/contacts qui ne sont pas attribués. |
Rapports d'inspection
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Liste des défaillances d'inspection | Détails | Consultez la liste des points d'inspection individuels qui ont échoué lors de la soumission d'un formulaire d'inspection, ainsi que les informations de base concernant la soumission du formulaire et l'état de résolution du point non résolu. |
| Calendriers d'inspection | Détails | Consultez la liste des véhicules pouvant faire l'objet de contrôles techniques selon un calendrier établi, ainsi que les détails concernant ce calendrier et la conformité actuelle de chaque véhicule à celui-ci. |
| Liste des documents à soumettre pour inspection | Détails | Consultez la liste de tous les formulaires d'inspection soumis, ainsi que les informations agrégées sur le nombre total de soumissions d'inspection par utilisateur, véhicule ou jour/semaine. |
| Résumé des soumissions d'inspection | Résumé | Consultez les informations agrégées relatives à l'historique des soumissions d'inspection pour certains véhicules ou utilisateurs. Les affichages disponibles sont par utilisateur ou par véhicule. |
Rapports sur les problèmes
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Résumé des défauts | Résumé | Ce système offre une vue d'ensemble des différents types de codes d'erreur rencontrés sur vos véhicules connectés à la télématique. Il vous permet de surveiller et d'analyser facilement les tendances potentielles au sein de votre flotte, le tout depuis une interface unique. |
| Liste des problèmes | Détails | À l'instar de l'index des problèmes, ce rapport vous permet de consulter la liste de chaque problème individuel et ses informations de base. |
Rapports de service
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Résumé de la catégorisation de la maintenance | Résumé | Identifiez les tendances et les domaines où des améliorations peuvent être apportées en mettant en évidence les codes de catégorie, les codes système ou les codes de motif de réparation les plus fréquents, en fonction du coût et de la fréquence. |
| Résumé de la classe de priorité de réparation | Résumé | Consultez les données de service agrégées qui résument le volume des interventions de service planifiées, non planifiées, d'urgence ou pour lesquelles aucune classe de priorité de réparation n'a été appliquée. |
| Résumé des entrées de service | Résumé | Consultez les données agrégées qui résument les services et les coûts associés pour des véhicules spécifiques. |
| Historique d'entretien par véhicule | Détails | Consultez la liste des interventions de service effectuées sur chaque véhicule, avec la possibilité d'explorer plus en détail les tâches de service réalisées (dans chaque intervention) pour chaque véhicule. L'affichage peut se faire par intervention ou par tâche de service. |
| Conformité du rappel de service | Détails | Consultez un résumé des informations relatives au respect des délais de résolution des rappels de service. Différents formats permettent de visualiser le respect des rappels de service pour des groupes, des tâches ou des rappels individuels. |
| Rappels de service | Détails | Consultez la liste de tous les rappels d'entretien actifs pour un véhicule, ainsi que les informations de base concernant le rappel d'entretien et le véhicule. |
| Résumé des tâches de service | Résumé | Consultez un résumé des tâches de service les plus fréquentes, basé sur leur coût et leur fréquence d'exécution. |
| Véhicules sans service | Détails | Consultez la liste des véhicules qui n'ont aucun historique d'entretien dans Fleetio. |
Rapports de garantie
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Opportunités de garantie des pièces | Détails | Consultez la liste des informations essentielles concernant toutes les opportunités de garantie des pièces, y compris le bon de travail initial de la pièce sous garantie et le bon de travail relatif à son remplacement. |
Rapports d'ordres de travail
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Liste des entrées de temps de travail | Détails | Consultez la liste des informations de base associées à chaque entrée de temps de travail sur les ordres de travail. |
| Résumé des travaux du technicien | Résumé | Consultez un résumé des informations relatives au temps de travail de chaque technicien, ainsi qu'un aperçu détaillé des interventions effectuées. Le rapport de synthèse du temps de travail des techniciens vous permet de suivre leur productivité, d'identifier les tâches les plus chronophages et d'ajuster leur charge de travail en conséquence. |
| Résumé de l'état des ordres de travail | Résumé | Consultez les volumes d'ordres de travail qui sont entrés et sortis de statuts d'ordre de travail particuliers au cours d'une période donnée. |
| Ordres de travail par véhicule | Détails | Consultez la liste de tous les ordres de travail associés à des véhicules spécifiques, dans une mise en page qui regroupe les ordres de travail par véhicule. |
| Liste des ordres de travail | Détails | À l'instar de l'index des ordres de travail, ce rapport vous permet de consulter la liste de chaque ordre de travail individuel et ses informations de base. |
Rapports de contact
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Rappels de renouvellement de contrat | Détails | Vous permet de suivre les rappels spécifiques à chaque contact, tels que les renouvellements de licences, les certifications sectorielles ou autres événements concernant les personnes affiliées à votre entreprise. |
| Liste de contacts | Détails | Fournit un aperçu personnalisé des personnes avec lesquelles votre organisation fait affaire ou qu'elle emploie. |
Rapports sur les pièces
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Rapport d'activité sur les pièces | Détails | Consultez la liste de chaque ajustement d'inventaire individuel pour les pièces suivies en inventaire. |
| Pièces par emplacement | Détails | Consultez la liste des pièces actives pour des emplacements spécifiques, ainsi que les informations de base sur chaque pièce et les niveaux de stock. |
| Pièces détachées par véhicule | Détails | Consultez la liste des pièces utilisées sur chaque véhicule, ainsi que leur coût. |
| Liste des bons de commande | Détails |
Consultez la liste de toutes les commandes d'achat, ainsi que les informations agrégées sur les coûts totaux par statut de commande, emplacement des pièces et fournisseur. Deux options de mise en page sont disponibles.
|
Rapports sur les carburants
| Nom du rapport | Type de rapport | Cas d'utilisation du rapport |
|---|---|---|
| Données sur les carburants par véhicule | Détails | À l'instar de l'index des entrées de carburant, ce rapport peut être programmé et envoyé par courriel à une fréquence définie. |
| Résumé des carburants | Résumé | Cet outil permet d'analyser les données de consommation de carburant et peut être filtré et envoyé par courriel selon une planification. Il est souvent utilisé pour comparer les performances des différents véhicules de la flotte en fonction de leurs coûts de carburant. Il permet notamment de répondre à des questions telles que : quel(s) véhicule(s) affiche(nt) la consommation la plus faible ou la plus élevée au sein d'un groupe spécifique ? Quel(s) véhicule(s) a/ont engendré les coûts de carburant les plus élevés pour votre flotte ? Quel volume de carburant a été acheté le mois précédent ? |
| Résumé des carburants par emplacement | Détails | Ce document récapitule les achats de carburant sur une période donnée, par lieu et par type de carburant. Si votre organisation est tenue de soumettre des déclarations fiscales IFTA trimestrielles, ce rapport vous aidera à calculer la consommation et le coût total du carburant par lieu. |
Navigation dans les rapports
Bien que chaque rapport génère des données différentes, détaillées dans les cas d'utilisation ci-dessus, les principales fonctionnalités restent les mêmes. Consultez les sous-sections ci-dessous pour découvrir comment filtrer, trier, personnaliser les colonnes d'un rapport, l'enregistrer, le programmer, l'imprimer et l'exporter.
Nous utiliserons le rapport Liste des véhicules comme exemple de tout ce que vous pouvez faire avec les rapports, mais gardez à l'esprit que tous les rapports auront les mêmes fonctionnalités.
REMARQUE : Nous sommes ravis d'annoncer que nous simplifions le filtrage et la navigation dans les rapports Fleetio en 2023. Les mises à jour des plus de 40 rapports standard de Fleetio seront déployées progressivement tout au long de l'année. En raison de ces améliorations continues, vous pourriez constater des différences dans l'expérience utilisateur des rapports au fur et à mesure de leur mise en œuvre.
Voir les rapports associés et les favoris
Après avoir consulté un rapport, cliquez sur le menu déroulant situé à côté de son nom (a) pour afficher les rapports associés, tels que le Rapport standard, les Rapports enregistrés et les Rapports partagés (b). Vous pouvez également ajouter le rapport à vos favoris en cliquant sur l'icône en forme d'étoile (c) afin d'y accéder facilement ultérieurement depuis l'index principal des rapports.
Filtres de rapport
Chaque rapport comprend des filtres optionnels qui vous permettent d'affiner les résultats affichés selon vos critères spécifiques. Les options de filtrage varient en fonction des données contenues dans le rapport sélectionné.
Cliquez sur le bouton Filtre (a), puis cliquez sur Ajouter un filtre pour ajouter des paramètres supplémentaires (b).
IMPORTANT : Lors de la première utilisation d’un rapport avant son enregistrement, le rapport standard s’affiche. Pensez à ajouter des filtres pour personnaliser les données et obtenir un rapport précis.
REMARQUE : Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres, et la plupart des filtres vous permettent de sélectionner plusieurs valeurs. Considérez les filtres portant sur plusieurs champs de données comme utilisant l’opérateur ET, et les filtres portant sur plusieurs valeurs au sein d’un même champ de données comme utilisant l’opérateur OU.
Les filtres affichés dans l'image ci-dessous renverront des données pour les véhicules affectés au groupe de Baltimore ou de Chicago, avec le type de véhicule « voiture » ou « camion ».
Données du rapport de tri
Choisissez les critères de tri sélectionnés pour les données affichées dans votre rapport en cliquant sur l'en-tête d'une colonne : un clic trie par ordre croissant, un deuxième clic trie par ordre décroissant.
Personnaliser les colonnes du rapport
La base de données Fleetio comprend un large éventail de champs de données. Chaque rapport intégré inclut un ensemble standard de colonnes, mais vous pouvez personnaliser la sélection des colonnes selon vos besoins spécifiques. Les champs de données disponibles varient en fonction du rapport sélectionné.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article « Personnaliser les rapports » .
Enregistrer et programmer des rapports personnalisés
Après avoir sélectionné les colonnes de données souhaitées, appliqué plusieurs filtres et choisi une option de tri , vous souhaiterez peut-être reproduire régulièrement ces résultats personnalisés. Pour gagner du temps, vous pouvez enregistrer des rapports personnalisés afin d'y accéder en un seul clic et choisir de les rendre accessibles ou non aux autres utilisateurs.
De plus, vous pouvez programmer l'envoi par courriel d'un rapport enregistré à des contacts désignés à intervalles réguliers.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article « Enregistrer et programmer des rapports personnalisés » .
Imprimer et exporter des rapports
Le module Rapports vous permet également de générer un fichier PDF compatible avec l'impression ou d'exporter vos données vers un fichier CSV.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article « Imprimer, exporter et partager des rapports » .
