Table des matières
Cet article vous guidera dans la complétion d'un formulaire d'inspection dans Fleetio Go, notamment pour joindre des photos et des commentaires et ajouter votre signature. Il explique également comment résoudre les problèmes en suspens lors d'une inspection et comment consulter vos inspections.
AUTORISATIONS: Pour soumettre des inspections, vous devez disposer des autorisations requises. Pour toute modification d’autorisation, veuillez contacter le propriétaire ou l’administrateur de votre compte.
Lancer une inspection
Il existe plusieurs façons de lancer une inspection dans Fleetio Go, mais la plus simple consiste à appuyer sur le raccourci Démarrer l’inspection sur l’écran d’accueil (s’il est disponible), puis à choisir un formulaire d’inspection.
ASTUCE : Consultez la section Raccourcis personnalisés dans Fleetio Go pour apprendre à gérer vos raccourcis.
Si le raccourci Démarrer l’inspection n’est pas disponible, vous pouvez également:
- Dans le menu du bas, appuyez sur Parcourir, puis sur Véhicules. Choisissez un véhicule, puis appuyez sur le bouton vert + et enfin sur Inspection.
- Dans le menu du bas, appuyez sur Parcourir, puis sur Inspections. Choisissez une inspection, sélectionnez un véhicule et appuyez sur Démarrer l'inspection.
- Sélectionnez un véhicule dans l'application. Si une inspection est en retard, elle apparaîtra dans la section Alertes ; vous pourrez alors appuyer sur le lien pour la lancer.
IMPORTANT : Si le nom du formulaire d’inspection n’apparaît pas dans la liste de sélection ou si le véhicule n’est pas disponible pour un formulaire spécifique, il se peut que ce dernier doive être activé pour le véhicule. Contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre compte pour obtenir de l’aide.
Finalisation des points d'inspection
Les formulaires d'inspection contiennent des éléments d'inspection individuels tels que des listes déroulantes, des vérifications de conformité/non-conformité, des exigences en matière de photos ou de simple saisie de texte. Vous devrez remplir ces éléments un par un pour effectuer votre inspection.
La mention Obligatoire (a) s’affiche au-dessus du nom de l’élément (b) pour tout élément qui DOIT être complété. Si des instructions supplémentaires sont disponibles, elles s’afficheront sous forme de lien (c).
Ajoutez des commentaires (d) ou des photos (e) (facultatifs). Une fois ajoutés, ces icônes afficheront un chiffre indiquant si un commentaire ou une photo est disponible.
- Veuillez noter que certains points d'inspection peuvent nécessiter un commentaire et/ou une photo.
Retournez à un élément précédent (f) ou appuyez sur Suivant pour avancer (g), en ignorant éventuellement les éléments non requis.
CONSEIL : Si vous quittez une inspection avant la fin, vous trouverez un lien pour la reprendre sur votre écran d’accueil . Les utilisateurs d’autres appareils ne peuvent pas accéder à vos inspections en cours.
La plupart des points d'inspection nécessiteront d'appuyer sur des boutons réussite/échec, de sélectionner des éléments dans des menus ou de saisir du texte dans un champ de texte, tandis que d'autres pourront être plus complexes.
Développez les sections ci-dessous pour en savoir plus sur les différents types d'éléments d'inspection :
Date/Heure
Appuyez sur Saisir la date ou Saisir la date et l’heure pour sélectionner la date ou la date et l’heure.
Dérouler
Appuyez sur le menu Sélectionner et choisissez une option disponible sur l'écran suivant.
Entrée du compteur
Si le formulaire comprend un élément de saisie de relevé de compteur, appuyez sur le champ de saisie pour entrer le relevé du compteur.
- Le kilométrage actuel du véhicule s'affichera sous le champ de saisie afin que vous puissiez confirmer que votre nouveau relevé est égal ou supérieur au kilométrage actuel.
- Fleetio validera votre saisie et vous alertera si la valeur du compteur est trop basse (inférieure à la lecture actuelle) ou trop élevée (dépassant la consommation journalière moyenne prévue).
Il se peut également que l'on vous demande de prendre une photo de vérification. Si une photo est requise, appuyez sur le bouton Photo situé à côté du champ de saisie.
- Vous ne pourrez prendre qu'une nouvelle photo avec l'appareil photo de votre appareil. Vous ne pouvez pas utiliser une photo existante.
Réussite/Échec
Les questions à choix multiple (Réussite/Échec) nécessitent d'appuyer sur le bouton Réussite ou Échec.
- Selon la configuration du formulaire d'inspection, ces éléments peuvent porter un nom différent, comme Oui ou Non.
Lecture des pneus
Pour les mesures des pneus, vous devrez saisir la profondeur de la bande de roulement et/ou la pression des pneus actuelles.
Appuyez sur chaque champ pour saisir les données.
Le nombre correct de champs pour la pression et la profondeur de la bande de roulement sera généré automatiquement en fonction de la configuration des essieux du véhicule.
Si la configuration des essieux n'est pas définie, vous serez invité à le faire lors de l'inspection. Appuyez sur le champ Configuration des essieux, puis sélectionnez la configuration appropriée sur l'écran suivant.
Si aucun pneu n'a été ajouté au véhicule, vous serez invité à les «installer» dans Fleetio. Appuyez sur Installer , puis saisissez la pression et la profondeur de sculpture de chaque pneu.
Signatures
Certains formulaires d'inspection nécessitent une signature pour être soumis.
Si vous avez une signature enregistrée, appuyez sur Utiliser ma signature pour la charger.
Si vous n'avez pas encore de signature enregistrée, appuyez sur le lien Signer pour signer. le formulaire d'inspection.
- Appuyez sur le bouton Enregistrer comme signature pour enregistrer votre signature et l'utiliser ultérieurement.
Soumettre l'inspection
Une fois l'inspection terminée, appuyez sur le bouton Soumettre situé dans le coin supérieur droit.
Si vous tentez de soumettre votre demande avant d'avoir rempli tous les critères d'inspection, une fenêtre d'alerte affichera la liste des éléments manquants. Appuyez sur Fermer ou sur Afficher la liste pour consulter ces éléments.
Si vous avez consulté tous les champs facultatifs et rempli tous les champs obligatoires, l'alerte résumera votre formulaire et vous offrira la possibilité d' annuler ou de soumettre .
IMPORTANT : Pour que le téléchargement de l’inspection puisse se terminer, Fleetio doit être OUVERT et en plein écran sur votre appareil. Le téléchargement échouera si l’application est fermée ou réduite, ou si vous passez à une autre application ouverte sur votre appareil.
REMARQUE : Si une inspection est soumise pour le mauvais véhicule ou si elle reçoit une entrée de compteur incorrecte, contactez le propriétaire ou l'administrateur de votre compte pour modifier l'inspection.
Reprendre ou redémarrer une inspection
Pour reprendre une inspection en cours, appuyez sur Reprendre dans le widget Inspections de l'écran d'accueil:
CONSEIL: Consultez la section Navigation sur l'écran d'accueil de Fleetio Go pour apprendre à gérer les widgets de votre écran d'accueil.
Au lieu de reprendre une inspection en cours, il peut arriver que vous souhaitiez effacer toutes les réponses précédentes et redémarrer l'inspection à partir d'un formulaire vierge.
Pour redémarrer une inspection:
- Appuyez sur Tout afficher dans le widget Inspection de l’écran d’accueil.
- Touchez l'Inspection pour la visualiser, puis touchez Recommencer .
Éléments et problèmes d'inspection
Les inspections sont un excellent moyen de détecter, de signaler et de suivre les problèmes . Par exemple, votre compte Fleetio peut disposer d'un flux de travail qui crée automatiquement un nouveau problème lorsqu'un élément d'inspection échoue.
Les problèmes ne peuvent être résolus que par le biais d'une entrée de service ou d'un ordre de travail, mais les inspections permettent de suivre les problèmes en cours et de vérifier/confirmer les problèmes résolus. Cela garantit la prise en charge du problème et assure la conformité réglementaire en créant une piste d'audit pour chaque incident.
Si un problème est créé suite à une défaillance lors d'une inspection précédente, le prochain utilisateur qui inspectera le véhicule verra une notification indiquant si le problème reste ouvert ou a été résolu, avec la possibilité de confirmer ou de rejeter la résolution.
REMARQUE : Si vos inspections génèrent automatiquement des problèmes pour les éléments d’inspection non conformes, ces problèmes seront nommés d’après le commentaire ajouté à l’élément d’inspection. Si aucun commentaire n’est enregistré, le problème sera nommé d’après l’élément d’inspection.
Afficher les problèmes ouverts
Lorsque vous lancez une nouvelle inspection, tous les problèmes ouverts seront signalés sur l'élément d'inspection dans la liste de contrôle :
Et également sur l'article lui-même dans le formulaire d'inspection :
S'il s'agit d'une matière obligatoire, vous ne pouvez pas l'ignorer. Vous devez la réussir ou échouer.
IMPORTANT : La validation d’un point d’inspection présentant un problème non résolu ne résout pas ce problème. Les problèmes ne peuvent être résolus que par le biais d’une entrée de service, d’un ordre de travail ou en clôturant manuellement le problème.
Quand une inspection est-elle prévue prochainement ou en retard ?
Les inspections peuvent avoir le statut À prévoir prochainement ou En retard.
Par défaut, la plupart des inspections programmées seront marquées comme À effectuer prochainement le jour de leur échéance, sauf si elles autorisent les soumissions anticipées (configurées par votre administrateur).
- Si l'inspection autorise les soumissions anticipées, elle affichera À faire prochainement le premier jour où la soumission anticipée est autorisée pour satisfaire à l'exigence de délai.
Les inspections ne seront signalées comme étant en retard que le lendemain de la date d'échéance.
EXEMPLES :
(1) Une inspection est prévue chaque semaine, tous les vendredis, et ne permet pas de soumission anticipée.
- Le statut de l'inspection sera « À effectuer prochainement » vendredi et « En retard » samedi.
(2) Une inspection est prévue chaque semaine, tous les vendredis, et permet une soumission anticipée dès le lundi.
- Le statut de l'inspection sera « À effectuer prochainement » lundi et « En retard » samedi.
Dans Fleetio Go, les inspections à venir et en retard sont affichées dans le widget Inspections de l'écran d'accueil et dans la section Alertes de l'écran Détails du véhicule :
CONSEIL: Apprenez à gérer les widgets de votre écran d'accueil dans la section Naviguer sur l'écran d'accueil de Fleetio Go.
Indice d'inspection
Pour consulter l'index des inspections, appuyez sur Parcourir puis sélectionnez Inspections .
L'index s'affichera avec le filtre par défaut Mes inspections. Appuyez sur Toutes les inspections pour afficher toutes les inspections.
REMARQUE: Vous ne pouvez pas consulter les rapports d’inspection soumis pour les actifs d’un autre groupe ou par des contacts d’un autre groupe si vous n’avez pas l’autorisation de consulter les enregistrements de ce groupe. Vous ne pouvez pas non plus voir les inspections en cours d’autres utilisateurs.
Dans chaque entrée de l'index, vous verrez le nom du véhicule, la date, le formulaire d'inspection et l'étape à laquelle l'inspection est actuellement en cours, si elle est en cours.
Touchez n'importe quelle inspection dans l'index pour l'ouvrir.
Dépannage
Le rapport d'inspection prend beaucoup trop de temps à être soumis.
Si votre vitesse de téléchargement est lente ou si votre inspection comprend un grand nombre de photos, le traitement de votre demande peut prendre un certain temps.
Si cela se produit, Fleetio vous informera du retard et vous offrira la possibilité de fermer et d'attendre ou de continuer pendant le téléchargement en arrière-plan.
