Tabla de contenido
CONSEJO: Consulte la explicación de la terminología de mantenimiento en el artículo Tareas de servicio vs. Incidencias, Entradas de servicio vs. Órdenes de trabajo.
El módulo de Asuntos de Fleetio permite a los usuarios registrar y realizar un seguimiento de los problemas y reparaciones de tipo inesperado, no planificado o "puntual". Estos servicios no suelen encajar en la categoría de Mantenimiento preventivo (PM) rutinario. Ejemplos de Asuntos incluyen fugas, averías y puntos fallidos de la lista de Comprobación de Inspección.
Agregar problemas
Hay varias formas de crear un nuevo problema en Fleetio:
- Haga clic en Problemas en la sección Problemas de la barra de navegación lateral, luego haga clic en el botón + Agregar problema en el Índice de problemas.
- Haga clic en el menú + Agregar rápido y seleccione Problema .
- Haga clic en el botón + Agregar en la página de detalles del vehículo , luego seleccione Agregar problema .
- Haga clic en el botón + Agregar en la página de detalles de la herramienta y luego seleccione Agregar problema .
- Coloque el cursor sobre una fila en el Índice de herramientas, haga clic en el botón Más acciones y luego seleccione Agregar problema.
- Uso de instantáneas de datos de sensores (solo aplicable en el plan Premium Fleetio) para crear un problema a partir de los datos de sus sensores.
Complete los campos de cada sección del formulario de inscripción, donde (*) indica un campo obligatorio:
Detalles del problema
- (*) Activo : Vehículo o Herramienta para el cual se reporta el Problema
- Prioridad : Nivel de importancia del problema (ver: Prioridad del problema )
- (*) Fecha reportada: Fecha en la que se reporta el problema (por defecto hoy)
- Hora reportada: Hora en la que se reportó el problema (predeterminada a la hora actual)
- (*) Resumen: Breve descripción del trabajo a realizar
- Descripción: Explicación detallada del trabajo a realizar.
- Etiquetas: Opción para etiquetar/identificar problemas para informes adicionales (ver: Descripción general de etiquetas )
- Reportado por: Contacto/Usuario que informa el problema (predeterminado: el usuario que crea el problema)
- Asignado a : Seleccione uno o más contactos (se enviarán notificaciones recordatorias por correo electrónico a estos contactos)
NOTA: Las opciones disponibles para ingresar medidores se determinarán según la cantidad de medidores del activo. Por ejemplo, un activo de vehículo con un medidor principal y uno secundario podría ingresar los valores actuales de ambos al crear un problema. Un activo de herramienta sin medidores no mostraría campos para esos puntos de datos.
Configuraciones vencidas
- Fecha de vencimiento: Fecha límite para resolver o cerrar el problema.
- Medición primaria prevista: lectura del medidor para cuando se debe resolver o cerrar el problema
NOTA: Las opciones disponibles para la configuración de vencimientos se determinarán según la cantidad de medidores del activo. Por ejemplo, un activo de vehículo con medidor principal y secundario tendría opciones para Fecha de vencimiento, Medidor principal vencido y Medidor secundario vencido. Un activo de herramienta sin medidores solo tendría la opción de Fecha de vencimiento.
Fotos, documentos, campos personalizados
La siguiente sección proporciona entradas para que usted cargue fotos y documentos o ingrese valores en campos personalizados que se han creado para el tipo de registro de Problemas.
Haga clic en Guardar problema cuando haya terminado, o en Guardar y agregar otro para continuar agregando más problemas.
Una vez agregado el problema, puede hacer clic en Descripción general del problema para ver o editar detalles y agregar comentarios (incluida la posibilidad de @mencionar a otro usuario en un comentario).
Prioridad de emisión
Las prioridades de incidencias le ayudan a organizar sus incidencias en Fleetio por nivel de importancia. Fleetio proporciona las prioridades estándar de la industria: Crítico , Alto , Medio y Bajo de forma predeterminada.
SUGERENCIA: Obtenga más información en Prioridad de problemas .
Estado del problema
Una vez guardado un problema, su estado se establecerá en Abierto . Si se cumplen o superan los límites de vencimiento indicados anteriormente para la fecha o el odómetro, el estado también se marcará como Vencido .
SUGERENCIA: Obtenga más información en Estados de problemas .
Ver problemas
Los problemas se pueden ver desde las siguientes ubicaciones:
Índice de problemas
Seleccione Problemas en la sección Problemas del menú de la barra lateral izquierda.
- Cambie entre los estados de los problemas: Todos , Abiertos , Vencidos , Resueltos , Cerrados u otras vistas guardadas , o haga clic en + Agregar pestaña para crear una nueva vista (a)
- Utilice las opciones de Búsqueda y Filtro (b) para limitar los resultados mostrados y encontrar problemas por Nombre , Etiqueta , Campos personalizados y más.
- Ordene los problemas haciendo clic en los encabezados de columna (c)
- Grupo (d) el Índice de Emisiones por Activo, Prioridad o Grupo de Activos
- Haga clic en Configuración de índice (e) para administrar las columnas que se muestran y configurar los datos y el orden de las columnas.
- Haga clic en Guardar vista (f) para guardar la vista actual como una nueva pestaña
- Utilice las casillas de verificación (g) para seleccionar varios problemas y aplicar acciones masivas
Haga clic en un problema para ver su página de detalles. Aquí podrá ver los detalles, un cronograma de su progreso y, si se ha resuelto o cerrado, los detalles de la resolución o del cierre.
Campos fijados
Fleetio te permite anclar campos que usas habitualmente en la parte superior de la tarjeta de Detalles . Una vez anclados, estos campos se añadirán a la subsección Campos Anclados . Para anclar un campo nuevo, pasa el cursor sobre él y haz clic en el icono de anclar . Para desanclar un campo, vuelve a hacer clic en el icono de anclar .
PERMISOS: Los usuarios con permisos de visualización pueden personalizar la tarjeta de Detalles fijando campos.
NOTA: Solo puede anclar campos en la tarjeta de Detalles. Al anclar un campo, este estará disponible para todas las Páginas de Detalles del Problema a las que acceda. Los campos anclados solo se anclan para usted; los campos que ancle en la tarjeta de Detalles no afectarán las Páginas de Detalles de otros usuarios de su organización.
Reordene los campos fijados haciendo clic y arrastrando el ícono de reordenar en el lado izquierdo.
Descripción general del vehículo
Al observar la Descripción general del vehículo , hay una sección que enumera todos los problemas que están abiertos o vencidos y la opción para Agregar problema rápidamente.
También está la pestaña "Problemas" en el menú superior, donde puede filtrar los problemas por estado del vehículo, problemas asignados a una persona y etiquetas. También puede usar el botón "Más acciones" en cualquier problema para editarlo , agregarlo a la entrada de servicio , agregarlo a la orden de trabajo , resolverlo con nota , cerrarlo , eliminarlo o exportarlo a CSV .
NOTA: El enlace "Problemas", al que se accede desde la página de Perfil del Vehículo, SOLO mostrará los problemas creados para ese vehículo específico. Para ver los problemas de TODOS los activos, navegue a la Lista de Problemas en la barra lateral izquierda.
Página de detalles de la herramienta
Haga clic en la pestaña Problemas en la página de detalles de la herramienta.
Informe de problemas
Seleccione Informes en el menú lateral izquierdo. Desplácese hasta la sección Problemas y seleccione Lista de Problemas . Consulte información general, como los problemas por estado, en los gráficos de barras de la parte superior del informe. La tabla inferior se puede filtrar mediante una amplia gama de campos, como las fechas de resolución de los problemas o los problemas que se generaron a partir de fallos de inspección.
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Informe de problemas para obtener una explicación de la funcionalidad de este informe, incluidas las variaciones de resolución.
Editar o eliminar problemas
Si necesita realizar cambios o eliminar un problema por completo, navegue hasta los detalles del problema, luego haga clic en el botón Editar problema para editar o use el botón Más acciones para eliminar .
IMPORTANTE: El vehículo vinculado no se puede cambiar si el problema se creó como parte de un envío o flujo de trabajo de inspección.
Agregar múltiples problemas a las órdenes de trabajo
Hay algunas formas diferentes de agregar varios problemas a las órdenes de trabajo.
- Expanda Problemas en la barra de navegación y seleccione el submenú Problemas .
- Haga clic en el botón Más acciones en el problema.
- Haga clic en Agregar a orden de trabajo .
- Seleccione uno o varios problemas.
- Luego, seleccione Agregar a nueva orden de trabajo.
- Alternativamente, puede seleccionar Agregar a orden de trabajo existente y elegir la orden de trabajo a la que desea agregar los problemas.
También puede agregar varios problemas a una orden de trabajo en la página Detalles del vehículo.
- En la barra de navegación lateral, haga clic en el submenú Vehículos y seleccione Lista de vehículos .
- Haga clic en el vehículo para abrir la página de Detalles del vehículo .
- En la pestaña Descripción general , busque la tarjeta Problemas abiertos .
- Junto a Problemas abiertos, haga clic en el botón Más acciones .
- Luego, haga clic en " Agregar a la orden de trabajo" . Siga los mismos pasos anteriores para agregar problemas a una orden de trabajo existente o a una nueva.
Administrar problemas: resolverlos o cerrarlos
Una vez creado un problema, se requieren acciones adicionales para resolverlo o cerrarlo . Resolverlo significa que se completó el trabajo para solucionarlo. Cerrarlo significa que no se realizó ningún trabajo para resolverlo, pero ya no se considera "Abierto". Ejemplos de esto pueden ser un problema reportado pero que no se puede recrear (por ejemplo, un ruido extraño) o un problema de baja prioridad que desea eliminar de la bandeja de entrada de "Abiertos" (por ejemplo, una pequeña abolladura).
Desde la página de detalles del problema, el botón Resolver proporciona opciones para resolver mediante entrada de servicio , orden de trabajo o nota.
Para cerrar un problema, navegue al menú Más acciones
Opción 1: Resolver mediante entrada de servicio
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Descripción general de entrada de servicio .
Tras seleccionar la opción "Resolver mediante entrada de servicio" , podrá agregar cualquier otro problema abierto a la misma entrada de servicio. Marque las casillas que desee incluir y haga clic en "Continuar" .
Complete la sección "Detalles del servicio" y luego desplácese hasta "Problemas" . Aquí podrá seleccionar nuevamente elementos adicionales de la lista de "Problemas abiertos" para este vehículo.
Haga clic en Guardar entrada de servicio y el estado del problema se actualizará automáticamente a Resuelto .
Opción 2: Resolver mediante orden de trabajo
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Descripción general de la orden de trabajo .
Al igual que con la opción Entrada de Servicio, después de seleccionar "Añadir a la Orden de Trabajo", podrá añadir cualquier otro Problema Abierto a la misma Orden de Trabajo. Marque las casillas que desee incluir y haga clic en "Continuar" .
Complete la sección " Detalles de la orden de trabajo" y luego desplácese hasta "Problemas" . Aquí podrá seleccionar nuevamente elementos adicionales de la lista de "Problemas abiertos" para este vehículo.
Haga clic en Guardar orden de trabajo .
Cuando la orden de trabajo se establece en un estado de "tipo completada", el estado del problema se actualizará automáticamente a Resuelto .
Opción 3: Resolver mediante nota
Después de seleccionar Resolver con nota, tendrá la oportunidad de describir qué trabajo se realizó para resolver el problema.
Haga clic en "Resolver problema" y el estado del problema se actualizará automáticamente a "Resuelto ". La nota que dejó aparecerá en los "Detalles de la resolución" y se añadirá como comentario.
Opción 4: Cerrar el problema
Un problema puede cerrarse si no hay trabajo por hacer o no es necesario realizar un seguimiento de la resolución del problema.
NOTA: Los problemas cerrados no se incluyen en los cálculos de la varianza de resolución. Para más información, consulte la sección " Varianzas de resolución" más adelante.
Después de seleccionar "Cerrar problema" , podrá dejar una nota explicando por qué no se resolvió el problema. Una vez que haya indicado el motivo, haga clic en "Cerrar problema" . El estado del problema se actualizará automáticamente a "Cerrado" .
Si va a cerrar incidencias en bloque, se le solicitará que confirme. Haga clic en Aceptar para continuar.
Puede reabrir o eliminar un problema cerrado a través del botón desplegable en la esquina superior derecha de la página de detalles del problema:
NOTA: La única opción disponible para resolver problemas en los activos de herramientas es mediante una nota.
Detalles de resolución/cierre
Una vez que se resuelve o se cierra un problema, podrá ver un resumen del problema con detalles como la fecha y hora en que se resolvió o cerró el problema, las notas que se agregaron, el tiempo de resolución, quién resolvió o cerró el problema y las variaciones de resolución .
NOTA: Dependiendo de cómo se haya resuelto el problema, ciertos datos pueden aparecer o no en los Detalles de la resolución.
Variaciones de resolución
Los problemas en Fleetio incluyen una sección de "Detalles de resolución" que muestra las variaciones de resolución : la fecha, hora y/o medidor transcurrido entre el informe inicial del problema y su resolución final a través de una orden de trabajo o una entrada de servicio.
Hay 3 variaciones de resolución:
- Variación de fecha resuelta en días, horas y minutos
- Varianza del medidor de resolución
- Varianza del medidor secundario de resolución
Estas variaciones calculan los valores Resueltos menos los valores Informados en para proporcionar la diferencia entre la fecha/hora y/o los valores del medidor en el momento en que se informó el Problema versus el momento en que se completó la Entrada de Servicio/Orden de Trabajo o se envió la Nota.
EJEMPLO:
Se informó una fuga de aceite el 10/9/2020 a las 12:00 a las 3345 en el odómetro.
Se completó una entrada de servicio el 13/09/2020 a las 12:00 en 3375 en el odómetro.
Varianza del medidor de resolución = 3375 mi - 3345 mi = 30 mi
Variación de la fecha de resolución = 13/09/2020 - 10/09/2020 = 3 días, 0 horas, 0 minutos
Las variaciones de resolución se pueden incluir en el informe de lista de problemas y exportar.
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Informe de la lista de problemas
Widget del panel de control "Es hora de resolver"
Habilite el widget del Panel de Control Tiempo de Resolución en la sección Problemas del Panel de Control.
El widget muestra tendencias en la cantidad de problemas y el tiempo promedio de resolución durante los últimos seis meses.
Pase el cursor sobre cualquier punto de datos en el gráfico para ver información y tendencias más detalladas.
Problemas e inspecciones
De forma predeterminada, los nuevos formularios de inspección contienen un flujo de trabajo preconfigurado que genera automáticamente problemas a partir de los elementos de inspección fallidos. Una vez creado un problema, puede seguir su progreso mediante cambios de estado. Si se resuelve, se le solicitará al siguiente usuario que complete la misma inspección del vehículo que confirme o rechace la resolución. Si se rechaza, se creará un nuevo problema.
SUGERENCIA: Obtenga más información en estos artículos:
Inspecciones - Fallas de artículos
Inspecciones - Crear flujos de trabajo
Inspecciones - Enviar a través de Fleetio Go
Notificaciones de problemas
Fleetio generará varias notificaciones por correo electrónico para garantizar que las partes necesarias estén al tanto de los problemas pendientes.
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Correos electrónicos de notificaciones de problemas .
Si no está viendo el recurso, haga clic en " Ver" para mantenerse al día con los últimos cambios del problema seleccionado. Si ya no desea recibir notificaciones de un problema, haga clic en "Dejar de ver" para no recibir futuras notificaciones.
