Descripción general de la entrada de servicio

Las Entradas de servicio son una forma sencilla de registrar las Tareas de servicio y los Asuntos completados: el Mantenimiento preventivo rutinario y las reparaciones puntuales que se realizan en los Vehículos de Fleetio. Las Entradas de servicio son una forma rápida y sencilla, pero potente, de llevar un registro del historial de servicio y de los gastos de mantenimiento.

Las Entradas de Servicio funcionan en conjunto con los Recordatorios de Servicio para ayudarle a mantenerse al tanto de las tareas programadas.

Agregar una entrada de servicio

Hay varias formas de iniciar una nueva entrada de servicio, entre ellas:

• El menú de adición rápida (icono + en la esquina superior derecha de la aplicación web Fleetio) > Entrada de servicio
• Servicios > Historial de servicios > + Botón Agregar entrada de servicio
• Recordatorios > Recordatorio de servicio > Botón Más acciones > Ingresar al servicio
• Problemas > Lista de problemas > Botón Más acciones > Resolver mediante entrada de servicio
• Vehículos > Lista de vehículos > Descripción general del vehículo > + Botón Agregar > Nueva entrada de servicio, o mediante el botón Más acciones en las áreas Problemas o Recordatorios de servicio
• Añadiendo recordatorios de servicio a las entradas de servicio de forma masiva

Secciones de entrada de servicio

Una nueva entrada de servicio se divide en cinco secciones principales:

1. Detalles del servicio
2. Asuntos
3. Campos personalizados
4. Artículos de línea
5. Archivos adjuntos/comentarios

Detalles del servicio

Inicie una nueva entrada de servicio a través de cualquiera de los métodos descritos anteriormente, luego comience ingresando información básica.

• Seleccione el vehículo
• Identificar el código de prioridad de reparación , si está habilitado
• Ingrese la lectura del odómetro en el momento del servicio y tenga en cuenta la casilla de verificación opcional para marcar como nulo
• Ingrese un medidor secundario , si está habilitado
• Seleccione la fecha de finalización
• Tenga en cuenta la casilla opcional "Fijar fecha de inicio" , que puede activar si el servicio tardó más de un día. El campo "Fecha de inicio" debe desmarcarse manualmente si desea eliminarlo de la entrada de servicio en el futuro. Desmarcar la casilla "Fijar fecha de inicio" no borrará automáticamente el valor establecido previamente.
• Si utiliza algún identificador externo, como un número de factura, puede introducirlo en el campo Referencia
• Una entrada de servicio puede estar asociada a cualquier proveedor que tenga una clasificación de servicio para que pueda realizar un seguimiento e informar los costos asociados con este proveedor por los servicios prestados.
• Las etiquetas ofrecen potentes capacidades de clasificación y filtrado en listas e informes

Campos personalizados

Cualquier campo personalizado que haya establecido para el tipo de registro de entrada de servicio se mostrará en esta sección. (Se pueden configurar campos personalizados individuales según sea necesario en la configuración de la cuenta) .

Asuntos

La sección Problemas de la nueva entrada de servicio muestra todos los problemas asociados con el vehículo que seleccionó anteriormente.

• Vea los problemas por estado y marque las casillas de los problemas que desee incluir.
• Agregue un NUEVO problema sobre la marcha a través del enlace + Agregar problema .
• Vincule a los elementos de línea seleccionando el elemento de línea apropiado.

También puede vincular problemas a tareas de servicio en la sección Elementos de línea , como se explica a continuación.

Artículos de línea

Agregue tareas de servicio a la entrada de servicio en la sección Elementos de línea .

• Aquí puede ver recordatorios de servicio para el vehículo seleccionado actualmente
• Haga clic en el cuadro de búsqueda para seleccionar de la lista completa de tareas de servicio

Una vez agregada la tarea de servicio, se revelarán más opciones.

• Ingrese un costo de mano de obra y/o costo de piezas , que se sumará automáticamente como subtotal y permitirá una contabilidad de costos detallada con un desglose de mano de obra/piezas en una base "por artículo de línea".
• Cambie la tarea por completo haciendo clic en el icono Editar
• Si hay problemas abiertos asignados al vehículo, haga clic para vincularlos a la tarea de servicio. Si ya hay problemas vinculados a la entrada de servicio, puede verlos a continuación.
• Si ya se ha establecido un recordatorio de servicio para este vehículo/tarea, los detalles aparecerán con acceso rápido a Editar ; de lo contrario, habrá un enlace disponible para Agregar recordatorio de servicio.
• Haga clic en las millas o kilómetros restantes para ver un pronóstico del medidor
• Un área de Notas opcional proporciona espacio para notas específicas de esta tarea.
• Al agregar una Tarea de Servicio a una Entrada de Servicio , la sección "Categorización de Mantenimiento" de esa partida se rellenará automáticamente con los códigos VMRS predeterminados que haya configurado para dicha Tarea. Si no tiene códigos predeterminados para una Tarea de Servicio en particular, puede aplicarlos manualmente al crear o editar la Entrada de Servicio. Dado que el Motivo de la Reparación varía, la mayoría opta por configurar manualmente un código de Motivo de la Reparación al crear o editar las Entradas de Servicio.

Debajo de la lista y los detalles de tareas de servicio, puede ingresar notas generales y ver el resumen de costos .

• El área de Notas generales permite incluir notas que se aplican a la entrada de servicio en general (a diferencia de las notas asociadas con la línea del artículo que se muestra arriba).
• Aplique márgenes de beneficio para mano de obra y/o piezas, si están disponibles. Obtenga más información sobre márgenes de beneficio para piezas y mano de obra.
• Aplique los créditos de garantía, si están disponibles. Obtenga más información sobre la gestión de garantías.
• Aplica un descuento como porcentaje o importe fijo . Los impuestos se aplicarán de forma predeterminada a las tasas establecidas en la configuración de tu cuenta .
• Al igual que con los subtotales, se calculará automáticamente una suma total a partir de los valores anteriores.

Archivos adjuntos/comentarios

Finalmente, suba los archivos adjuntos (imágenes o documentos) para acceder rápidamente a recibos, facturas, documentación de garantía o fotos de daños. Agregue comentarios para el seguimiento y la comunicación internos. También puede usar la Colaboración en Equipo @mencionando a otro usuario de Fleetio en un comentario si desea que se fije en un comentario. Luego, haga clic en Guardar.

Historial de servicio

La página Historial de servicio proporciona un resumen de las entradas de servicio de todos sus vehículos Fleetio.

Para acceder a la página, haga clic en Servicio en la barra de navegación lateral, luego haga clic en Historial de servicio .

Aquí, puede ver las entradas de servicio pendientes y completadas y sus detalles, importar entradas de servicio , exportar la lista como CSV y agregar una nueva entrada de servicio .

Haga clic en una entrada de servicio para ver su página de detalles. Aquí podrá ver la información sobre la entrada, incluyendo sus detalles y partidas.

Campos fijados

Fleetio te permite anclar campos que usas habitualmente en la parte superior de la tarjeta de Detalles . Una vez anclados, estos campos se añadirán a la subsección Campos Anclados . Para anclar un campo nuevo, pasa el cursor sobre él y haz clic en el icono de anclar . Para desanclar un campo, vuelve a hacer clic en el icono de anclar .

Reordene los campos fijados haciendo clic y arrastrando el ícono de reordenar en el lado izquierdo.

Informe de resumen del servicio

El Informe de Resumen de Servicio se encuentra en la sección " Informes " de la barra lateral. Este informe le proporciona un resumen del historial de servicio de todos sus vehículos Fleetio.