Aperçu des problèmes

Le module Problèmes de Fleetio permet aux utilisateurs d'enregistrer et de suivre les problèmes et les réparations inattendus, non planifiés ou ponctuels. Ces services n'entrent généralement pas dans la catégorie de la Maintenance préventive (PM). Parmi les exemples de Problème, on peut citer les fuites, les pannes et les éléments de la liste de contrôle de l'Inspection qui n'ont pas été respectés.

Ajouter des problèmes

Il existe plusieurs façons de créer un nouveau ticket dans Fleetio :

• Cliquez sur « Problèmes » dans la section « Problèmes » du menu latéral, puis sur le bouton « + Ajouter un problème » dans l'index des problèmes.

• Cliquez sur le menu + Ajout rapide et sélectionnez Problème .

• Cliquez sur le bouton + Ajouter sur la page Détails du véhicule , puis sélectionnez Ajouter un problème .

• Cliquez sur le bouton + Ajouter sur une page de détails d'outil , puis sélectionnez Ajouter un problème .

• Survolez une ligne dans l' index des outils, cliquez sur le bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Ajouter un problème.

• Utilisez les instantanés de données de capteurs (applicables uniquement au forfait Premium Fleetio) pour créer un problème à partir de vos données de capteurs.

Remplissez les champs de chaque section du formulaire d'inscription, où (*) indique un champ obligatoire :

Détails du problème

1. (*) Actif : Véhicule ou outil pour lequel le problème est signalé
2. Priorité : Niveau d'importance du problème (voir : Priorité du problème )
3. (*) Date de signalement : date à laquelle le problème est signalé (par défaut : aujourd’hui)
4. Heure du signalement : heure à laquelle le problème a été signalé (par défaut : heure actuelle)
5. (*) Résumé : Bref aperçu du travail à effectuer
6. Description : Explication détaillée du travail à effectuer
7. Étiquettes : Option permettant d’étiqueter/d’identifier les problèmes pour des rapports supplémentaires (voir : Vue d’ensemble des étiquettes )
8. Signalé par : Contact/Utilisateur signalant le problème (par défaut, l’utilisateur ayant créé le problème)
9. Attribué à : Sélectionnez un ou plusieurs contacts ( des notifications de rappel seront envoyées par courriel à ces contacts)

Paramètres en retard

1. Date limite : Date limite pour la résolution ou la clôture du problème.
2. Relevé du compteur principal : date à laquelle le problème devrait être résolu ou clôturé.

Photos, documents, champs personnalisés

La section suivante vous permet de télécharger des photos et des documents ou de saisir des valeurs dans les champs personnalisés créés pour le type d'enregistrement « Problèmes ».

Cliquez sur « Enregistrer le problème » lorsque vous avez terminé, ou sur « Enregistrer et en ajouter un autre » pour continuer à ajouter d'autres problèmes.

Une fois le problème ajouté, vous pouvez cliquer sur l'aperçu du problème pour afficher ou modifier les détails et ajouter des commentaires (y compris la possibilité de mentionner un autre utilisateur dans un commentaire).

Priorité du problème

Les priorités des tickets vous permettent de les organiser dans Fleetio par niveau d'importance. Fleetio propose par défaut les priorités standard du secteur : Critique , Élevée , Moyenne et Faible .

État du problème

Une fois un problème enregistré, son statut passe à « Ouvert » . Si les seuils de retard définis ci-dessus pour la date et/ou le kilométrage sont atteints ou dépassés, le statut passe également à « Retard » .

Afficher les problèmes

Les problèmes peuvent être consultés aux emplacements suivants :

Index des numéros

Sélectionnez « Problèmes » dans la section « Problèmes » du menu latéral gauche.

• Basculez entre les statuts des problèmes : Tous , Ouverts , En retard , Résolus , Fermés ou autres vues enregistrées , ou cliquez sur + Ajouter un onglet pour créer une nouvelle vue (a)
• Utilisez les options de recherche et de filtrage (b) pour affiner les résultats affichés, en trouvant des problèmes par nom , étiquette , champs personnalisés , et plus encore.
• Trier les problèmes en cliquant sur les en-têtes de colonne (c)
• Groupe (d) l'index des enjeux par actif, priorité ou groupe d'actifs
• Cliquez sur Paramètres d'index (e) pour gérer les colonnes affichées et configurer l'ordre des données et des colonnes.
• Cliquez sur Enregistrer la vue (f) pour enregistrer la vue actuelle dans un nouvel onglet.
• Utilisez les cases à cocher (g) pour sélectionner plusieurs problèmes et appliquer des actions groupées.

Cliquez sur un problème pour afficher sa page de détails. Vous y trouverez les détails du problème, un historique de son évolution et, s'il est résolu ou clos, les détails de sa résolution ou de sa clôture.

Champs épinglés

Fleetio vous permet d'épingler les champs que vous utilisez fréquemment en haut de la fiche Détails . Une fois épinglés, ces champs seront ajoutés à la section « Champs épinglés » . Pour épingler un champ, survolez-le et cliquez sur l' icône d'épingle . Pour désépingler un champ, cliquez à nouveau sur l' icône d'épingle .

Réorganisez vos champs épinglés en cliquant et en faisant glisser l'icône de réorganisation située à gauche.

Aperçu du véhicule

Lorsque vous consultez l' aperçu du véhicule , une section répertorie tous les problèmes ouverts ou en retard et propose une option pour ajouter rapidement un problème .

L'onglet « Problèmes » du menu supérieur permet de filtrer les problèmes par statut du véhicule, par personne et par étiquette. Le bouton « Plus d'actions » permet d'effectuer des actions sur chaque problème : le modifier , l'ajouter à une entrée de service , l'ajouter à un ordre de travail , le résoudre avec une note , le fermer , le supprimer ou l'exporter au format CSV .

Page de détails de l'outil

Cliquez sur l'onglet Problèmes sur une page de détails de l'outil.

Rapport sur les problèmes

Sélectionnez « Rapports » dans le menu latéral gauche. Faites défiler jusqu'à la section « Problèmes » et sélectionnez « Liste des problèmes » . Les graphiques à barres en haut du rapport vous donnent un aperçu rapide des informations principales, comme le classement des problèmes par statut. Le tableau en dessous peut être filtré à l'aide de nombreux critères, tels que les dates de résolution des problèmes ou les problèmes résultant d'échecs d'inspection.

Modifier ou supprimer les problèmes

Si vous devez modifier ou supprimer un problème, accédez aux détails du problème, puis cliquez sur le bouton Modifier le problème pour le modifier ou utilisez le bouton Plus d'actions pour le supprimer .

Ajouter plusieurs problèmes aux ordres de travail

Il existe plusieurs façons d'ajouter plusieurs problèmes aux ordres de travail.

1. Développez « Problèmes » dans la barre de navigation et sélectionnez le sous-menu « Problèmes » .
2. Cliquez sur le bouton « Plus d'actions » du problème.
3. Cliquez sur Ajouter à l'ordre de travail .

4. Sélectionnez un ou plusieurs problèmes.
5. Ensuite, sélectionnez Ajouter à un nouvel ordre de travail.

6. Vous pouvez également sélectionner « Ajouter à un ordre de travail existant » et choisir l'ordre de travail auquel vous souhaitez ajouter les problèmes.

Vous pouvez également ajouter plusieurs problèmes à un ordre de travail sur la page Détails du véhicule.

1. Dans le menu latéral, cliquez sur le sous-menu Véhicules et sélectionnez Liste des véhicules .
2. Cliquez sur le véhicule pour ouvrir la page Détails du véhicule .
3. Sous l'onglet Vue d'ensemble , repérez la fiche Problèmes ouverts .
4. À côté de « Problèmes ouverts », cliquez sur le bouton « Plus d'actions » .
5. Cliquez ensuite sur « Ajouter à l’ordre de travail » . Suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour ajouter des problèmes à un ordre de travail existant ou pour créer un nouvel ordre de travail.

Gérer les problèmes - Résoudre ou fermer

Une fois un problème créé, des actions supplémentaires sont nécessaires pour le résoudre ou le fermer . Résoudre un problème signifie que des mesures ont été prises pour le corriger. Fermer un problème signifie qu'aucune action n'a été entreprise pour le résoudre, mais qu'il n'est plus considéré comme « ouvert ». Par exemple, un problème signalé mais impossible à reproduire (comme un bruit étrange) ou un problème de faible priorité que vous souhaitez retirer de la boîte de réception des problèmes ouverts (comme une petite bosse).

Sur la page de détails du problème, le bouton Résoudre propose différentes options : résolution via une demande de service , un ordre de travail ou une note.

Pour fermer un problème, accédez au menu Plus d'actions

Option 1 : Résoudre via le service d’assistance

Après avoir sélectionné l'option « Résoudre via une entrée de service » , vous pourrez ajouter d'autres problèmes ouverts à cette même entrée de service. Cochez les cases correspondantes, puis cliquez sur « Continuer » .

Remplissez la section « Détails du service » , puis accédez à la section « Problèmes » . Vous pourrez alors sélectionner d'autres éléments dans la liste des problèmes ouverts pour ce véhicule.

Cliquez sur « Enregistrer l’entrée de service » , et le statut du problème passera automatiquement à « Résolu » .

Option 2 : Résoudre par le biais d’un ordre de travail

Comme pour l'option « Saisie de service », après avoir sélectionné « Ajouter à l'ordre de travail », vous pourrez ajouter d'autres problèmes ouverts à ce même ordre de travail. Cochez les cases correspondantes, puis cliquez sur « Continuer » .

Remplissez la section « Détails de l’ordre de travail » , puis accédez à la section « Problèmes » . Vous pourrez alors sélectionner d’autres éléments dans la liste des problèmes ouverts pour ce véhicule.

Cliquez sur Enregistrer l'ordre de travail .

Lorsque l'ordre de travail est défini sur le statut « terminé », le statut du problème passe automatiquement à Résolu .

Option 3 : Résoudre par note

Après avoir sélectionné « Résoudre avec une note », vous aurez la possibilité de décrire les travaux effectués pour résoudre le problème.

Cliquez sur « Résoudre le problème » , et le statut du problème passera automatiquement à « Résolu » . Votre note apparaîtra dans les détails de la résolution et sera ajoutée en tant que commentaire.

Option 4 : Clôturer le problème

Un problème peut être clos s'il n'y a pas de travail à effectuer ou s'il n'est pas nécessaire de suivre sa résolution.

Après avoir sélectionné « Fermer le problème » , vous aurez la possibilité d'ajouter une note expliquant pourquoi le problème n'a pas été résolu. Une fois votre explication saisie, cliquez sur « Fermer le problème » . Le statut du problème passera automatiquement à « Fermé » .

Si vous fermez plusieurs tickets simultanément, une confirmation vous sera demandée. Cliquez sur OK pour continuer.

Vous pouvez rouvrir ou supprimer un problème clos via le bouton déroulant situé dans le coin supérieur droit de la page de détails du problème :

Détails de résolution/fermeture

Une fois qu'un problème est résolu ou clos, vous pourrez consulter un résumé du problème avec des détails tels que la date et l'heure de résolution/clôture du problème, les notes ajoutées, le temps de résolution, la personne qui a résolu/clôturé le problème et les écarts de résolution .

Variances de résolution

Dans Fleetio, les problèmes incluent une section « Détails de la résolution » qui affiche les écarts de résolution : la date/heure et/ou le temps écoulé entre le signalement initial du problème et sa résolution finale via un ordre de travail ou une entrée de service.

Il existe 3 variantes de résolution :

• Écart de date résolu en jours, heures et minutes
• Variance du compteur de résolution
• Variance du compteur secondaire de résolution

Ces écarts calculent les valeurs résolues moins les valeurs signalées afin de fournir la différence entre la date/l'heure et/ou les valeurs du compteur au moment où le problème a été signalé par rapport au moment où la saisie de service/l'ordre de travail a été complété ou la note a été soumise.

Les écarts de résolution peuvent être inclus dans le rapport de liste des problèmes et exportés.

Widget du tableau de bord « Time to Resolve »

Activez le widget « Délai de résolution » dans la section « Problèmes » du tableau de bord.

Le widget affiche les tendances du nombre de problèmes et du temps moyen de résolution au cours des six derniers mois.

Passez votre souris sur n'importe quel point de données du graphique pour afficher des informations et des tendances plus détaillées.

Problèmes et inspections

Par défaut, les nouveaux formulaires d'inspection intègrent un flux de travail préconfiguré qui génère automatiquement des problèmes à partir des points d'inspection non conformes. Une fois un problème créé, vous pouvez suivre son évolution grâce aux changements de statut. Si un problème est résolu, le prochain utilisateur effectuant la même inspection pour ce véhicule sera invité à confirmer ou à refuser la résolution. En cas de refus, un nouveau problème sera créé.

Notifications relatives aux problèmes

Fleetio générera diverses notifications par courriel afin de s'assurer que les parties concernées sont au courant des problèmes en suspens.

Si vous ne suivez pas actuellement la ressource, cliquez sur « Suivre » pour rester informé des dernières modifications concernant le problème sélectionné. Si vous ne souhaitez plus recevoir de notifications pour un problème, cliquez sur « Ne plus suivre » et vous ne recevrez plus aucune notification.