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PERMISOS
Usuarios: Los Propietarios de la cuenta y los Administradores tienen acceso total para gestionar Órdenes de trabajo. Los usuarios normales deben tener los permisos de función adecuados para crear, editar, borrar, exportar, ver estados y ver y gestionar documentos.
Planes: Las Órdenes de trabajo están disponibles para los Planes Profesional y Premium.
Las Órdenes de trabajo ofrecen una forma sólida de registrar las Tareas de servicio y los Asuntos completados: el Mantenimiento preventivo rutinario y las reparaciones puntuales que se realizan en los Vehículos de Fleetio.
Las Órdenes de trabajo ofrecen mayor detalle y opciones de gestión del flujo de trabajo que las Entradas de servicio. Las Entradas de Servicio se registran normalmente tras su finalización, mientras que las Órdenes de trabajo le permiten capturar todo el ciclo de vida del trabajo realizado. Actualice y supervise los Estados de las órdenes de trabajo para realizar un seguimiento del progreso hasta su finalización. Los detalles adicionales de piezas y mano de obra, disponibles en la Orden de trabajo, permiten un mayor análisis de los datos y la elaboración de informes de costes.
Las Órdenes de trabajo se utilizan junto con los Recordatorios de Servicio y los Programas de servicios para ayudarle a mantenerse al día de las tareas programadas.
NOTA: Una Orden de trabajo completada generará automáticamente una Entrada de servicio; por lo tanto, los datos de la Orden de trabajo aparecerán junto con los datos de la Entrada de servicio en las Listas e Informes del Historial de servicio.
CONSEJO: Consulte la explicación de la terminología de mantenimiento en el artículo Tareas de servicio frente a Asuntos, Entradas de servicio frente a Órdenes de trabajo.
Permisos de órdenes de trabajo
Los propietarios y administradores de cuentas tienen acceso completo para administrar órdenes de trabajo, pero cualquier rol se puede personalizar según las necesidades de su organización.
Para cambiar los permisos de un rol, seleccione Roles en la sección Administración de la Información de su cuenta . Seleccione el menú "Más acciones" del rol y luego " Editar" .
Algunos permisos están acoplados. Por ejemplo, si los usuarios pueden crear órdenes de trabajo, también deben poder ver las órdenes de trabajo incompletas. Sin embargo, puede permitir que los usuarios creen, vean y editen órdenes de trabajo incompletas, pero no las que estén completadas. Esto podría ocurrir si desea que un administrador sea el único usuario que pueda completar una orden de trabajo. En ese caso, pero desea que los usuarios puedan ver el servicio completado, desmarque la casilla "Ver órdenes de trabajo completadas" y luego seleccione el permiso "Ver" en la sección Entradas de servicio.
NOTA: Ciertos permisos pueden afectar los estados que los usuarios pueden ver y actualizar en Fleetio, pero estos se pueden ajustar en cualquier momento.
IMPORTANTE: Como se indicó anteriormente, una orden de trabajo completada generará automáticamente una entrada de servicio . Si desea ocultar la información de costos a ciertos roles, debe configurar los permisos del rol para que oculten la opción "Ver y actualizar información de costos" tanto para las órdenes de trabajo como para las entradas de servicio .
Etiquetas de órdenes de trabajo
Las etiquetas son una excelente manera de categorizar o priorizar las órdenes de trabajo. Se pueden agregar a una orden de trabajo al crearla o actualizarla posteriormente desde su página de detalles. Algunos ejemplos de etiquetas son: Prioridad alta, Prioridad baja, Neumáticos y Motor.
Simplemente comience a escribir el nombre de una etiqueta y selecciónela de una lista existente, o agregue una nueva etiqueta escribiendo el nombre completo.
CONSEJO: Para obtener mejores resultados, cree un proceso interno para el uso de etiquetas y así garantizar la coherencia en todo el sistema. Obtenga más información en el artículo "Descripción general de las etiquetas" .
Vistas, filtros y búsqueda
Seleccione Órdenes de trabajo en la sección Servicio del menú de la barra lateral izquierda para ver la Lista de órdenes de trabajo de toda la flota.
Las pestañas de la parte superior le permiten alternar entre las Vistas Guardadas para ver las Órdenes de Trabajo por estado. Las Vistas Guardadas le permiten guardar una combinación de Filtros, Ordenamiento, Configuraciones de Columnas y un Tipo de Visualización (Lista, Calendario, Programador de Recursos) como una nueva pestaña en su Índice de Órdenes de Trabajo, lo que le permite acceder fácilmente a los datos que necesita con un solo clic.
SUGERENCIA: Puede obtener más información sobre las vistas guardadas en el artículo Vistas guardadas .
También puede limitar aún más las órdenes de trabajo utilizando los filtros disponibles en la pantalla o hacer clic en Filtros para acceder a una lista completa.
También puede ver la lista de órdenes de trabajo de un vehículo específico yendo a la Descripción general del vehículo y haciendo clic en la pestaña Órdenes de trabajo .
Haga clic en cualquier fila de la orden de trabajo para ver los detalles. En la parte superior de la pantalla, puede:
- Seleccione Ver (a) para ver la orden de trabajo y obtener actualizaciones sobre los cambios
- Utilice el menú Más acciones (b) para imprimir, hacer una copia del registro, ver el historial de cambios, enviar por correo electrónico un PDF ( cotización, orden de trabajo o factura ) o eliminarlo.
- Cambiar el estado (c)
- Editar (d) los detalles de la orden de trabajo, elementos de línea, problemas y más
La pantalla de Orden de trabajo se divide en detalles generales, elementos de línea (incluyendo mano de obra y piezas ) y una sección plegable para fotos, comentarios y documentos.
Campos fijados
Fleetio te permite anclar campos que usas habitualmente en la parte superior de la tarjeta de Detalles . Una vez anclados, estos campos se añadirán a la subsección Campos Anclados . Para anclar un campo nuevo, pasa el cursor sobre él y haz clic en el icono de anclar . Para desanclar un campo, vuelve a hacer clic en el icono de anclar .
PERMISOS: Los usuarios con permisos de visualización pueden personalizar la tarjeta de Detalles fijando campos.
NOTA: Solo puede anclar campos en la tarjeta de Detalles. Al anclar un campo, este estará disponible para todas las páginas de Detalles de la Orden de Trabajo a las que acceda. Los campos anclados solo se anclarán para usted; los campos que ancle en la tarjeta de Detalles no afectarán las páginas de Detalles de otros usuarios de su organización.
Reordene los campos fijados haciendo clic y arrastrando el ícono de reordenar en el lado izquierdo.
Ver los servicios programados en el calendario de órdenes de trabajo
Si prefiere ver o mover sus servicios programados en un calendario, siga los pasos a continuación.
- En el índice de órdenes de trabajo, haga clic en el ícono de calendario a la derecha del índice.
- Acceda al calendario de órdenes de trabajo para ver los servicios programados. En el calendario, puede:
- Utilice las pestañas para cambiar entre vistas guardadas (a)
- Exporte a CSV haciendo clic en el botón Más acciones (b)
- Agregar orden de trabajo (c)
- Ver o editar una orden de trabajo existente colocando el cursor sobre la orden de trabajo o haciendo clic en ella (d) en el calendario
- Filtro (e)
- Arrastre y suelte cualquier orden de trabajo en el calendario o en el Programador de recursos para cambiar su hora o fecha.
Programador de recursos
El programador de recursos es un tipo de calendario que se puede agrupar por vehículo o asignado (el contacto asignado a la orden de trabajo). Esto facilita la visualización de los activos programados para reparación o disponibles para su uso, así como la evaluación de la carga de trabajo de los asignados.
- En el índice de órdenes de trabajo, haga clic en el ícono del programador de recursos a la derecha.
- En el tipo de visualización del programador de recursos, puede:
- Cambiar entre vistas guardadas (a)
- Agrupar por vehículo o cesionario (b)
- Aplicar filtros (c)
- Ver el programador por día , semana o mes (d)
- Vea o edite una orden de trabajo existente colocando el cursor sobre ella o haciendo clic en ella en el programador (e)
- Agregar orden de trabajo (f)
- Mostrar u ocultar el mini calendario (g)
Estado de la orden de trabajo
Una orden de trabajo permite gestionar el flujo de trabajo mediante el seguimiento del progreso mediante diversos estados personalizables. Cambiar el estado de una orden de trabajo a "completada" resolverá todos los problemas seleccionados y registrará todas las tareas de servicio asociadas. Las entradas de servicio también se generan automáticamente en este momento, de modo que todo el mantenimiento de un vehículo se centraliza en listas e informes. Al reabrir una orden de trabajo completada, se eliminará automáticamente la entrada de servicio asociada.
SUGERENCIA: Obtenga más información sobre el poder de los estados de órdenes de trabajo en el artículo Estados de órdenes de trabajo .
Agregar una orden de trabajo
Para obtener instrucciones completas, consulte los artículos Agregar órdenes de trabajo y Elementos de línea de órdenes de trabajo .
Editar o eliminar
En la lista de órdenes de trabajo, puede editar o eliminar una orden de trabajo abierta colocando el cursor sobre un registro y seleccionando el menú Más acciones .
Al ver la pantalla de detalles de la orden de trabajo, hay un botón Editar así como una opción para eliminar la orden de trabajo seleccionando el menú Más acciones .
Editar o eliminar - Órdenes de trabajo completadas
Es posible que necesites volver atrás y modificar una orden de trabajo completada. Si tienes permiso para ver las órdenes de trabajo que se han actualizado a "completadas", puedes volver a cambiarlas a estado abierto usando el menú desplegable de estado de la orden de trabajo.
Una vez que el estado de la orden de trabajo vuelva a ser "abierto", haga clic en el botón Editar orden de trabajo .
Ahora puede editar todos los elementos de la orden de trabajo. Después de editar, asegúrese de cambiar el campo Estado a "Completado".
También puede editar órdenes de trabajo haciendo clic en las casillas de verificación para utilizar la función Acciones masivas en el Índice de órdenes de trabajo.
Notificaciones de órdenes de trabajo
Los usuarios que estén monitoreando un vehículo recibirán un correo electrónico de notificación cuando se cree una orden de trabajo y cuando se cambie el estado de una orden de trabajo .
Lista de órdenes de trabajo de exportación
Con Fleetio, puede exportar la lista de órdenes de trabajo a un archivo CSV directamente desde la página de la lista. Consulte este artículo para obtener más instrucciones sobre cómo exportar la lista.
Informes de órdenes de trabajo
Los detalles de la orden de trabajo para un vehículo específico se pueden encontrar en las listas de Órdenes de trabajo o Entradas de servicio en la página de perfil del vehículo.
El área de Informes de Fleetio también incluye los siguientes informes, que contienen datos relacionados con las órdenes de trabajo:
- Órdenes de trabajo > Lista de órdenes de trabajo
- Órdenes de trabajo > Órdenes de trabajo por vehículo
- Órdenes de trabajo > Resumen del estado de la orden de trabajo
- Servicio > Resumen del servicio
- Servicio > Historial de servicio por vehículo
- Servicio > Resumen de tareas de servicio
