Table des matières
DISPONIBILITÉ DES FORFAITS : Les bons de commande sont disponibles avec les forfaits Professionnel et Premium .
AUTORISATIONS : Les propriétaires et administrateurs du compte disposent d’un accès complet à la gestion des ordres de travail. Les utilisateurs standard doivent posséder les autorisations de rôle appropriées pour créer, modifier, supprimer, exporter et consulter les statuts, ainsi que pour consulter et gérer les documents.
Les ordres de travail offrent un moyen efficace d'enregistrer les tâches de service et les problèmes résolus : la maintenance préventive de routine et les réparations ponctuelles effectuées sur les véhicules Fleetio.
Les ordres de travail offrent plus de détails et d'options de gestion des flux de travail que les entrées de service . Ces dernières sont généralement enregistrées après leur achèvement, tandis que les ordres de travail permettent de suivre l'intégralité du cycle de vie des travaux effectués. Mettez à jour et suivez l'état des ordres de travail pour en contrôler l'avancement jusqu'à leur finalisation. Les informations supplémentaires relatives aux pièces et à la main-d'œuvre, disponibles dans l'ordre de travail, permettent une analyse plus poussée des données et un meilleur reporting des coûts.
Les ordres de travail sont utilisés conjointement avec les rappels de service et les programmes de service pour vous aider à suivre les tâches planifiées.
REMARQUE : Un ordre de travail complété générera automatiquement une entrée de service ; par conséquent, les données de l’ordre de travail apparaîtront avec les données de l’entrée de service dans les listes et les rapports d’historique des services.
CONSEIL : Consultez l'explication de la terminologie de maintenance dans l'article « Tâches de service vs. Problèmes, Entrées de service vs. Ordres de travail » .
Autorisations de bons de travail
Les propriétaires et administrateurs de compte ont un accès complet à la gestion des ordres de travail, mais chaque rôle peut être personnalisé en fonction des besoins de votre organisation.
Pour modifier les autorisations d'un rôle :
- Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Paramètres du compte.
- Cliquez sur « Rôles » dans la section « Accès utilisateur » de la barre latérale « Paramètres ».
- Repérez le rôle que vous souhaitez modifier, cliquez sur le bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Modifier.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Ordres de travail », sélectionnez « Complet » pour accorder toutes les autorisations relatives aux ordres de travail, ou sélectionnez « Partiel » et utilisez les cases à cocher pour sélectionner des ensembles d'autorisations spécifiques.
Certaines autorisations sont liées. Par exemple, si les utilisateurs peuvent créer des ordres de travail, ils doivent également pouvoir consulter les ordres de travail incomplets .
Vous pouvez toutefois choisir d'autoriser les utilisateurs à créer, consulter et modifier les ordres de travail incomplets, mais pas ceux dont le statut est « Terminé ». Cela peut être utile si vous souhaitez que seul un administrateur puisse finaliser un ordre de travail. Dans ce cas, mais que vous souhaitez tout de même permettre aux utilisateurs de consulter les interventions terminées, décochez la case « Afficher les ordres de travail terminés », puis sélectionnez l'autorisation « Afficher » dans la section « Interventions ».
REMARQUE : Certaines autorisations peuvent affecter les statuts que les utilisateurs peuvent voir et mettre à jour dans Fleetio, mais celles-ci peuvent être modifiées à tout moment.
IMPORTANT : Comme indiqué précédemment, un ordre de travail complété génère automatiquement une entrée de service . Si vous souhaitez masquer les informations de coût à certains rôles, vous devez configurer les autorisations de rôle pour masquer l’option « Afficher et mettre à jour les informations de coût » pour les ordres de travail et les entrées de service .
Étiquettes de bons de travail
Les étiquettes permettent de catégoriser et de prioriser les ordres de travail. Elles peuvent être ajoutées lors de la création de l'ordre ou mises à jour ultérieurement depuis sa page de détails. Exemples d'étiquettes : Priorité élevée, Priorité faible, Pneus et Moteur.
Commencez simplement à saisir le nom d'une étiquette et sélectionnez-la dans une liste existante, ou ajoutez une nouvelle étiquette en saisissant son nom complet.
CONSEIL : Pour un résultat optimal, mettez en place une procédure interne d’utilisation des étiquettes afin de garantir la cohérence du système. Pour en savoir plus, consultez l’article « Présentation des étiquettes » .
Affichage, filtrage et recherche
Sélectionnez « Ordres de travail » dans la section « Service » du menu latéral gauche pour afficher la liste des ordres de travail pour l’ensemble du parc de véhicules.
Les onglets en haut vous permettent de basculer entre les vues enregistrées pour consulter les ordres de travail par statut. Les vues enregistrées vous permettent de sauvegarder une combinaison de filtres, de tris, de configurations de colonnes et d'un type d'affichage (Liste, Calendrier, Planificateur de ressources) dans un nouvel onglet de votre index des ordres de travail, vous offrant ainsi un accès facile aux données dont vous avez besoin en un seul clic.
CONSEIL : Vous pouvez en apprendre davantage sur les vues enregistrées dans l'article Vues enregistrées .
Vous pouvez également affiner votre recherche d'ordres de travail à l'aide des filtres disponibles à l'écran ou cliquer sur Filtres pour accéder à une liste complète.
Vous pouvez également consulter la liste des ordres de travail pour un véhicule spécifique en accédant à la vue d'ensemble du véhicule et en cliquant sur l'onglet « Ordres de travail » .
Cliquez sur une ligne d'ordre de travail pour afficher les détails. En haut de l'écran, vous pouvez :
- Sélectionnez « Surveiller » (a) pour suivre l’ordre de travail et recevoir des mises à jour sur les modifications.
- Utilisez le menu Plus d'actions (b) pour imprimer, faire une copie de l'enregistrement, afficher l'historique des modifications, envoyer par e-mail un PDF ( Devis, Bon de commande ou Facture ) ou le supprimer.
- Modifier le statut (c)
- Modifier (d) les détails de l'ordre de travail, les lignes de commande, les problèmes, etc.
L'écran de l'ordre de travail est divisé en détails généraux, en lignes de commande (y compris la main-d'œuvre et les pièces ) et en une section extensible pour les photos, les commentaires et les documents.
Champs épinglés
Fleetio vous permet d'épingler les champs que vous utilisez fréquemment en haut de la fiche Détails . Une fois épinglés, ces champs seront ajoutés à la section « Champs épinglés » . Pour épingler un champ, survolez-le et cliquez sur l' icône d'épingle . Pour désépingler un champ, cliquez à nouveau sur l' icône d'épingle .
AUTORISATIONS : Les utilisateurs disposant des autorisations de consultation peuvent personnaliser la fiche Détails en épinglant des champs.
REMARQUE : Vous pouvez uniquement épingler des champs dans la fiche Détails. Lorsqu'un champ est épinglé, il sera disponible pour toutes les pages de détails des ordres de travail auxquelles vous accédez. Les champs épinglés ne sont visibles que pour vous ; ils n'affectent pas les pages de détails des autres utilisateurs de votre organisation.
Réorganisez vos champs épinglés en cliquant et en faisant glisser l'icône de réorganisation située à gauche.
Consultez les services planifiés sur le calendrier des ordres de travail.
Si vous préférez consulter ou déplacer vos services programmés sur un calendrier, suivez les étapes ci-dessous.
- Dans l'index des ordres de travail, cliquez sur l' icône de calendrier située à droite de l'index.
- Accédez au calendrier des ordres de travail pour consulter les services planifiés. Sur ce calendrier, vous pouvez :
- Utilisez les onglets pour basculer entre les vues enregistrées (a)
- Exportez au format CSV en cliquant sur le bouton Plus d'actions (b)
- Ajouter un ordre de travail (c)
- Pour consulter ou modifier un ordre de travail existant, survolez ou cliquez sur l'ordre de travail (d) dans le calendrier.
- Filtre (e)
- Faites glisser et déposez n'importe quel ordre de travail sur le calendrier ou le planificateur de ressources pour modifier sa date ou son heure.
Planificateur de ressources
Le planificateur de ressources est un type d'affichage de type calendrier qui peut être regroupé par véhicule ou par responsable (le contact affecté à l'ordre de travail). Cela vous permet de visualiser facilement les ressources planifiées pour réparation ou disponibles pour utilisation, ou d'évaluer la charge de travail des responsables.
- Dans l'index des ordres de travail, cliquez sur l' icône du planificateur de ressources à droite.
- Dans le type d'affichage du planificateur de ressources, vous pouvez :
- Basculer entre les vues enregistrées (a)
- Grouper par véhicule ou cessionnaire (b)
- Appliquer les filtres (c)
- Afficher le calendrier par jour , semaine ou mois (j)
- Consultez ou modifiez un ordre de travail existant en survolant ou en cliquant sur l'ordre de travail dans le planificateur (e)
- Ajouter un ordre de travail (f)
- Afficher ou masquer le mini-calendrier (g)
État du bon de travail
Un ordre de travail permet de gérer le flux de travail en suivant sa progression grâce à différents statuts personnalisables. Le passage au statut « Terminé » résout tous les problèmes sélectionnés et enregistre toutes les tâches de service associées. Les entrées de service sont également générées automatiquement à ce moment-là, centralisant ainsi toute la maintenance du véhicule dans des listes et des rapports. La réouverture d'un ordre de travail terminé supprime automatiquement l'entrée de service correspondante.
Si l'option « Terminer les éléments de ligne » est activée, les techniciens peuvent marquer chaque élément de ligne d'une tâche de service comme terminé, annuler cette action et préciser que le suivi des éléments de ligne permet de contrôler l'avancement sans pour autant finaliser l'ordre de travail dans son ensemble. Tous les éléments de ligne doivent être marqués comme terminés pour que l'ordre de travail passe au statut « Terminé ». Pour en savoir plus, consultez les paramètres de maintenance .
IMPORTANT : Les champs de saisie des éléments de ligne sont disponibles uniquement avec le forfait Premium Fleetio.
CONSEIL : Apprenez-en davantage sur l’importance des statuts des ordres de travail dans l’article « Statuts des ordres de travail » .
Ajouter un ordre de travail
Pour obtenir des instructions complètes, veuillez consulter les articles « Ajouter des ordres de travail » et « Éléments de ligne d'ordre de travail » .
Modifier ou supprimer
Dans la liste des ordres de travail, vous pouvez modifier ou supprimer un ordre de travail ouvert en survolant un enregistrement et en sélectionnant le menu « Plus d'actions » .
Lors de la consultation de l'écran de détail de l'ordre de travail, un bouton Modifier est disponible, ainsi qu'une option permettant de supprimer l'ordre de travail en sélectionnant le menu Plus d'actions .
Modifier ou supprimer - Ordres de travail terminés
Il peut arriver que vous ayez besoin de modifier un ordre de travail terminé. Si vous êtes autorisé à consulter les ordres de travail marqués comme « terminés », vous pouvez les remettre à l'état « ouvert » via le menu déroulant « Statut » de l'ordre de travail.
Une fois que le statut de l'ordre de travail est revenu à « ouvert », cliquez sur le bouton Modifier l'ordre de travail .
Vous pouvez désormais modifier tous les éléments de l'ordre de travail. Après modification, veillez à rétablir la valeur « Terminé » dans le champ Statut .
Vous pouvez également modifier les ordres de travail en cochant les cases correspondantes pour utiliser la fonction Actions groupées dans l'index des ordres de travail.
Notifications d'ordre de travail
Les utilisateurs qui surveillent un véhicule recevront un courriel de notification lorsqu'un ordre de travail sera créé et lorsque le statut d'un ordre de travail sera modifié.
Liste des ordres de travail d'exportation
Avec Fleetio, vous pouvez exporter la liste des ordres de travail au format CSV directement depuis la page de la liste. Consultez cet article pour plus d'informations sur l'exportation de la liste.
Rapports d'ordres de travail
Les détails des ordres de travail pour un véhicule spécifique se trouvent dans les listes « Ordres de travail » ou « Interventions de service » de la page de profil du véhicule.
La section Rapports de Fleetio comprend également les rapports suivants, qui contiennent des données relatives aux ordres de travail :
- Bons de travail > Liste des bons de travail
- Bons de travail > Bons de travail par véhicule
- Bons de travail > Résumé de l'état des bons de travail
- Service > Résumé du service
- Service > Historique d'entretien par véhicule
- Service > Résumé des tâches de service
