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Una gestión eficaz de las piezas es clave para gestionar una flota eficiente.
Fleetio facilita el seguimiento de los datos de sus piezas, incluidos el Fabricante, el Proveedor y la Ubicación de las piezas. También puede realizar un seguimiento y elaborar Informes sobre el uso de piezas mediante Órdenes de trabajo.
PERMISOS: Utilice Conjuntos de récords para controlar las Ubicaciones de las piezas en las que un Usuario puede ajustar el inventario.
IMPORTANTE: Le recomendamos encarecidamente que confirme un método de valoración de existencias antes de añadir Piezas. Si está utilizando un Método de valoración de existencias avanzado, deberá seguir los pasos adecuados para gestionar los Recambios. Para más información, consulte:
Configuración de piezas
Fleetio le permite personalizar varios campos relacionados con la gestión de piezas.
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Configuración de piezas
Agregar piezas
CONSEJO: ¿ Quieres añadir piezas en bloque? Consulta la Guía de importación de piezas para crear varios registros de piezas y el artículo "Importación de inventario de piezas" para configurar las cantidades y la ubicación de las piezas.
Para agregar piezas individuales a Fleetio:
- Haga clic en Piezas e inventario en la barra de navegación lateral, luego seleccione Lista de piezas .
- Haga clic en el botón + Agregar pieza .
- Complete el formulario de pieza nueva comenzando con los detalles de la pieza.
Detalles de la pieza
La sección Detalles incluye información que puede aparecer en varias páginas e informes de Fleetio, por lo que le sugerimos que complete la mayor cantidad de información posible. Estos campos también pueden ser útiles al buscar una pieza específica.
- El número de pieza debe ser un número único para cada pieza y es el único campo obligatorio.
- Añade una descripción de la pieza.
- Puede agregar fotos y documentos , como un manual de instrucciones o una foto de etiqueta.
- Seleccione una categoría y un fabricante . Obtenga más información sobre estas opciones en Configuración de piezas.
- También puede ingresar el número de pieza del fabricante , el UPC , el costo unitario y seleccionar una unidad de medida si corresponde.
Garantía
Ingrese la información de garantía de la pieza.
IMPORTANTE: Las garantías de las piezas solo están disponibles con el plan Fleetio Premium.
- Si la pieza no tiene garantía, haga clic en la casilla de verificación La pieza no tiene garantía (a)
- Si la pieza tiene garantía, haga clic en Agregar garantía (b) para ingresar la información de la garantía
Para piezas con garantía, ingrese la siguiente información de garantía:
- Términos (c) - Seleccione Limitado , De por vida o Limitado de por vida
- Para garantías limitadas o de por vida limitada:
- Ingrese la duración de la cobertura (d) en meses o años
- Ingrese la distancia de cobertura (e) en millas, kilómetros u horas
- En Iniciar el (f), seleccione si la garantía comienza en la Fecha de compra o en la Fecha de instalación
- Seleccione la casilla de verificación Devolución de pieza (g) para mostrar instrucciones en las órdenes de trabajo para conservar esta pieza para las devoluciones de reclamaciones
SUGERENCIA: Consulte Descripción general de garantías de piezas para obtener más información sobre las garantías de piezas.
Gestión de neumáticos
Si tiene acceso al módulo de Gestión de neumáticos en Fleetio y se selecciona una categoría para la pieza que se indica como " Categoría de neumáticos", se completarán campos adicionales para que pueda agregar detalles relacionados con los neumáticos.
IMPORTANTE: La gestión de neumáticos solo está disponible con el plan Premium Fleetio.
Consulta el artículo Descripción general de gestión de neumáticos para obtener más detalles sobre cómo agregar especificaciones de neumáticos a las piezas.
Ubicaciones e inventario
La sección "Ubicaciones" le permite activar la pieza para una ubicación de pieza creada en "Configuración de piezas" . Para agregar una pieza a una orden de compra, esta debe estar activa en la ubicación de dicha orden .
- Seleccione una ubicación del menú desplegable para activar las piezas para esa ubicación y habilitar el seguimiento del inventario.
- Cuando selecciona una ubicación, puede ingresar el pasillo , la fila , el contenedor (a) y la cantidad actual (b).
- Marque la casilla de verificación Seguimiento de inventario (c) para habilitar el Seguimiento de inventario.
- Cuando el seguimiento de inventario está habilitado, puede designar un punto de reorden (d) para recibir notificaciones de stock bajo.
NOTA: Si la opción "Requerir una ubicación de inventario para las partidas de piezas en las órdenes de trabajo" está activada, se debe asignar una ubicación (con o sin seguimiento de inventario) en la partida de piezas. Si la opción está desactivada, se puede omitir la ubicación en la partida.
CONSEJOS:
- Las ubicaciones y el seguimiento de inventario también se pueden habilitar, deshabilitar y editar desde la página Detalles de la pieza .
- También está disponible un informe de piezas por ubicación ; obtenga más información en el artículo Descripción general de informes .
- Sus cantidades de inventario se pueden ajustar una vez que haya establecido las ubicaciones para sus piezas; obtenga más información en el artículo Descripción general del inventario .
- Las ubicaciones de las piezas se pueden archivar, restaurar o eliminar en la configuración de su cuenta.
Historial de compras
En la sección Historial de compras, puede ingresar información de compra de la pieza.
- Haga clic en + Agregar proveedor
- Utilice el menú desplegable Proveedor para elegir un Proveedor de la lista
- Ingrese el precio y seleccione la fecha del pedido
Si necesita agregar compras adicionales, simplemente repita los pasos anteriores.
El historial de compras de cada pieza se encuentra en la pestaña Historial de compras en la página Detalles de la pieza.
Campos personalizados
Si ha creado campos personalizados para las piezas, se mostrarán en esta sección. Puede configurarlos según sea necesario en cualquier campo personalizado individual en la configuración de la cuenta.
Terminando
Una vez completado el formulario "Nueva pieza", haga clic en el botón "Guardar pieza" . También puede hacer clic en "Guardar y añadir otra" para guardar la pieza y abrir un nuevo formulario en blanco para empezar a añadir otra.
Índice de piezas
Acceda a su índice de piezas seleccionando Lista de piezas en la sección Piezas e inventario de la barra de navegación lateral.
PERMISOS: Un usuario con conjuntos de registros de piezas restringidos puede ver todas las piezas en la base de datos, pero solo puede ver los detalles del inventario y realizar ajustes de inventario para las piezas que están activas en las ubicaciones a las que tiene acceso.
Desde el índice de piezas, puedes:
- Cambie entre las ubicaciones de las piezas u otras vistas guardadas , o haga clic en + Agregar pestaña para crear una nueva vista
- Solo verás las ubicaciones de las piezas a las que tengas acceso según tus permisos.
- Utilice Buscar , seleccione un filtro rápido o abra el menú completo Filtros para refinar la lista.
- Haga clic en el botón Configuración de índice para administrar las columnas que se muestran.
- Vea datos generales, como la cantidad total y las piezas agotadas. Seleccione los bloques "Agotado" o "Bajo stock" para ver solo esas piezas.
- Seleccione casillas de verificación para varias partes y use el menú desplegable Acciones para agregar o quitar partes de una ubicación, imprimir etiquetas de partes, editar partes usando Acciones masivas o archivarlas.
- Al pasar el cursor sobre un registro, se muestra un botón Más acciones para ver, editar, actualizar la cantidad o archivar la parte seleccionada.
- También puede exportar una lista de piezas a un CSV utilizando el menú principal Más acciones .
Ver y editar detalles de la pieza
Haga clic en la fila de cualquier parte para ver sus detalles.
Haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha para editar los detalles de la pieza. Puede agregar o actualizar la información en la sección "Agregar pieza" que aparece arriba.
NOTA: Una pieza se verá diferente si tiene activado el método FIFO o LIFO . Por ejemplo, los siguientes métodos difieren de los precios estáticos:
- Tarjeta de ubicación: el ícono del conjunto de inventario junto a la cantidad actual sobre el cual puede pasar el cursor para ver todos los conjuntos de inventario para la cantidad actual.
- Tarjeta de ubicación: el costo unitario promedio de la cantidad actual de piezas en inventario para esa ubicación.
- Tarjeta de detalles e información del encabezado en la parte superior: el costo unitario promedio de la pieza en todas las ubicaciones se mostrará en ambas áreas.
Campos fijados
Fleetio te permite anclar campos que usas habitualmente en la parte superior de la tarjeta de Detalles . Una vez anclados, estos campos se añadirán a la subsección Campos Anclados . Para anclar un campo nuevo, pasa el cursor sobre él y haz clic en el icono de anclar . Para desanclar un campo, vuelve a hacer clic en el icono de anclar .
PERMISOS: Los usuarios con permisos de visualización pueden personalizar la tarjeta de Detalles fijando campos.
NOTA: Solo puede anclar campos en la tarjeta de Detalles. Al anclar un campo, este estará disponible para todas las Páginas de Detalles de Piezas a las que acceda. Los campos anclados solo se anclarán para usted; los campos que ancle en la tarjeta de Detalles no afectarán las Páginas de Detalles de otros usuarios de su organización.
Reordene los campos fijados haciendo clic y arrastrando el ícono de reordenar en el lado izquierdo.
Actividad parcial
La actividad parcial se divide en Actividad de Inventario y Actividad de Orden de Trabajo . Hay mosaicos de vista previa para cada pestaña en la Vista General. Vaya a una pestaña para ver la lista completa de actividades.
NOTA: Una pieza se verá diferente si tiene FIFO o LIFO habilitados .
Historial de compras
El historial de compras de cada pieza se encuentra en la pestaña Historial de Compras de la página Detalles de la pieza. Las compras más recientes también se muestran en la tarjeta Historial de Compras de la página Resumen.
La pestaña Historial de compras contiene una lista de toda la actividad de compra de la pieza, incluido el inventario agregado a través de órdenes de compra.
La Tarjeta de Historial de Compras muestra un gráfico de sus compras recientes por proveedor. Puede hacer clic en "Agregar Proveedor" para agregar información de compra, como el proveedor, el precio y la fecha del pedido. Tenga en cuenta que este método no permite ajustar el inventario. Podrá asociar proveedores con piezas siempre que estén designados con la Clasificación de Piezas .
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Clasificación de proveedores .
Piezas de reloj
Si desea ver partes específicas en una ubicación, siga los pasos a continuación para ver una parte individualmente:
- Localice y haga clic en la parte que desea ver en el Índice de partes .
- En la página Detalles de la pieza, busque la tarjeta Ubicaciones en la pestaña Descripción general.
- Haga clic en Mirar en la ubicación elegida.
Si desea seleccionar varias partes para ver en una ubicación específica:
- En el Índice de piezas, utilice las casillas de verificación para seleccionar varias piezas.
- Haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Agregar observadores.
- Agregue observadores adicionales (si es necesario) y seleccione las ubicaciones que desea observar para las partes seleccionadas.
- Haga clic en Agregar observadores .
PERMISOS: Si un Usuario no tiene acceso a las ubicaciones de las Partes, no podrá ver la ubicación de las Partes.
NOTA: Cuando un usuario deja un comentario, solo notifica a los observadores de la misma combinación de Parte + Ubicación.
Piezas de archivo
Si una pieza ya no se usa, pero desea conservar el historial de uso, puede archivarla . Esto la elimina de la lista de activas y ya no podrá seleccionarse para órdenes de trabajo.
IMPORTANTE: Las piezas utilizadas en órdenes de trabajo incompletas no se pueden archivar. Las piezas utilizadas en órdenes de trabajo completadas sí se pueden archivar, pero al reabrirlas, se restaurarán automáticamente.
Método 1: Botón Más acciones
En el Índice de Piezas, haga clic en el botón "Más Acciones" de una pieza y seleccione "Archivar" . Se le solicitará que confirme la acción.
Método 2: Selección masiva de piezas
Seleccione varias partes usando las casillas de verificación, luego haga clic en el menú desplegable "Acciones" y seleccione "Archivar" . Se le solicitará que confirme la acción.
Restaurar o eliminar piezas
Una vez archivada una pieza, es posible devolverla a Fleetio o eliminarla del sistema por completo.
Restaurar piezas
Para restaurar una pieza:
- Haga clic en Piezas e inventario en la barra de navegación lateral y seleccione Lista de piezas .
- Haga clic en la pestaña Archivados .
- Localice la pieza que desea restaurar, haga clic en el botón Más acciones y seleccione Restaurar .
Eliminar partes
Si desea eliminar TODOS los rastros de una pieza, puede eliminarla. Tenga en cuenta que esto también elimina los registros históricos asociados y las partidas de órdenes de trabajo abiertas.
A diferencia del archivado, esta es una acción permanente y no se puede revertir.
NOTA: Las piezas utilizadas en órdenes de trabajo o órdenes de compra completadas en cualquier estado (excepto borradores) no se pueden eliminar.
Para eliminar una parte:
- Haga clic en Piezas e inventario en la barra de navegación lateral y seleccione Piezas .
- Haga clic en la pestaña Archivados .
- Localice la parte que desea eliminar, haga clic en su botón Más acciones y seleccione Eliminar .
- Confirmar la acción.
Como alternativa, los titulares de cuentas pueden eliminar partes en bloque. Para ello:
- En la pestaña Índice de piezas archivadas, seleccione las casillas de verificación de las piezas que desea eliminar.
- Haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Eliminar .
Repuestos e inventario en Fleetio Go
Al utilizar la aplicación móvil Fleetio Go, los usuarios, como los conductores, pueden administrar piezas e inventario sobre la marcha e incluso escanear códigos de barras o códigos QR.
PERMISOS: Los administradores y propietarios de cuentas tienen pleno permiso para agregar, eliminar y administrar piezas e inventario. Para los usuarios habituales, como los conductores, el acceso a la ubicación de las piezas se define en sus conjuntos de registros , y las acciones que pueden realizar se determinan según su rol .
Aprenda a imprimir códigos de barras o códigos QR en Vincule sus propios códigos de barras/códigos QR a activos de Fleetio .
Para obtener instrucciones de usuario sobre cómo administrar piezas e inventario en Fleetio Go, consulte Administrar piezas e inventario en Fleetio Go .
- Si su organización utiliza un método de valoración de inventario avanzado, consulte Uso de métodos de valoración de inventario avanzados en Fleetio Go .
