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Programmes de service vs Rappels de service
Un programme de service permet d'appliquer automatiquement un ensemble de rappels de service à un groupe d'actifs qui partagent tous des besoins communs en matière de maintenance préventive, selon le même calendrier récurrent.
Par exemple, la flotte d'une entreprise de restauration après sinistre qui comprend 100 fourgonnettes utilitaires de même marque et modèle, ayant les mêmes besoins d'entretien standard tout au long de la durée de vie du véhicule.
Les programmes de service se composent de deux parties : les calendriers de service et le groupe d’actifs ajoutés au programme de service.
Un calendrier d'entretien est un ensemble de rappels d'entretien créés par le biais d'un programme d'entretien qui fonctionnent ensemble pour couvrir l'ensemble des besoins de maintenance préventive d'un actif tout au long de sa durée de vie.
Un rappel d'entretien est une alerte permettant de suivre une tâche de maintenance préventive unique à intervalles réguliers, mesurés en temps, en consommation d'énergie ou selon une combinaison des deux. Les rappels d'entretien peuvent également être configurés pour une première date d'échéance ou une première lecture de compteur, suivie d'un intervalle régulier.
Par exemple, le parc de machines d'une entreprise de construction comprend divers engins lourds, mais une seule grue nécessitant un entretien particulier.
Planifiez vos programmes de service
Avant de vous lancer directement dans la création de programmes de service, la mise en place de calendriers et l'affectation de véhicules, il est utile de faire une pause et de réfléchir à la manière dont vous gérerez les programmes de service pour l'ensemble de votre flotte.
Il est judicieux de nommer votre programme de services en fonction d'une caractéristique commune à ces actifs.
Exemples de noms de programmes de service : « Ford Transit », « Chariots élévateurs », « Véhicules de tourisme », « RAM Promaster 2015 ».
REMARQUE : Il ne serait pas courant de nommer un programme entier d'après un seul besoin d'entretien, par exemple « Vidange d'huile » ou « Entretien préventif A ». Les programmes d'entretien comprennent généralement plusieurs services et sont nommés en fonction des véhicules ou des équipements qui partagent ces besoins d'entretien.
Pour une prise en main rapide, vous pouvez consulter les programmes d'entretien recommandés par le constructeur pour un véhicule donné et générer automatiquement un programme d'entretien.
Programmes de service et compteurs (miles/kilomètres/heures)
Il est important de noter que la maintenance préventive peut être planifiée par date, par compteur horaire ou selon une combinaison des deux. Par exemple, la vidange d'huile d'un véhicule peut être nécessaire tous les 6 mois ou tous les 12 000 kilomètres, selon la première échéance. De nombreux engins de chantier sont gérés par un compteur horaire plutôt que par un compteur kilométrique. Une pelle mécanique peut nécessiter une vidange d'huile toutes les 250 heures.
Comme vous pouvez le constater, il ne serait pas approprié que ces différents types d'actifs partagent le même calendrier d'entretien, car les intervalles varient considérablement.
Lors de la planification de vos programmes de service, veillez à regrouper les actifs en fonction de leur type et de leur compteur.
IMPORTANT : Les paramètres du programme d’entretien comprennent le type de compteur principal (miles, kilomètres ou heures) et l’option permettant d’activer le compteur secondaire, le cas échéant. Les calendriers d’entretien hériteront des unités de mesure du programme, et seuls les véhicules dotés des unités de mesure correspondantes pourront être ajoutés au programme d’entretien.
Gestion en masse
Les programmes d'entretien sont conçus pour les actions groupées. Leur principal avantage réside dans la possibilité d'appliquer simultanément un ensemble de rappels d'entretien à plusieurs véhicules. De plus, toute modification apportée à ces rappels sera automatiquement appliquée à chaque véhicule inscrit au programme. Ajoutez, modifiez ou supprimez un rappel d'entretien du programme et visualisez instantanément ces modifications sur tous les véhicules. Enfin, vous pouvez ajouter ou retirer des véhicules d'un programme à tout moment, en fonction de l'évolution de vos besoins d'entretien.
- Appliquer un modèle de programme de service (facultatif)
- Fleetio propose plusieurs modèles pour ajouter facilement des rappels d'entretien courants par type de véhicule ou d'équipement. Modifiez les rappels prédéfinis ou créez les vôtres.
- Ajouter/Supprimer des rappels de service
- Lorsque vous ajoutez un nouveau rappel d'entretien à un programme d'entretien, tous les véhicules inclus dans ce programme hériteront automatiquement de ce nouveau rappel.
- Lorsque vous supprimez un rappel d'entretien d'un programme d'entretien, ce rappel sera automatiquement supprimé de tous les véhicules inclus dans ce programme.
- Ajouter/Supprimer des véhicules
- Lorsque vous ajoutez un nouveau véhicule à un programme d'entretien, ce véhicule hérite automatiquement de tous les rappels d'entretien associés.
- Lorsque vous retirez un véhicule d'un programme d'entretien, tous les rappels d'entretien associés sont automatiquement supprimés.
Créer des programmes de service
Ajouter un programme de service
Commencez par créer un nouveau programme de service :
- Dans le menu latéral, cliquez sur Service et sélectionnez Programmes de service .
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un programme de service en haut à droite.
- Remplissez le formulaire du nouveau programme de services :
- Nommez votre programme de service (a). Consultez la section « Planifiez vos programmes de service » ci-dessus pour obtenir des conseils sur la dénomination.
- Sélectionnez un modèle optionnel (b) si vous souhaitez précharger le programme de service avec un ensemble de rappels de service courants en fonction du type de véhicule/actif (par exemple, véhicule de base, camion léger, camion lourd, entretien de base d'excavatrice, entretien de base de bulldozer, entretien de base de chargeuse compacte).
- Laissez ce champ vide si vous souhaitez créer votre propre programme de service personnalisé à partir de zéro !
- Téléchargez une image de logo (c) pour une identification facile sur la page des programmes de service.
- Configurez le compteur primaire approprié (d) et le compteur secondaire optionnel (e).
- Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer le programme de service .
Créer un calendrier de service
Un calendrier d'entretien est un ensemble de rappels d'entretien qui fonctionnent ensemble pour couvrir l'ensemble des besoins de maintenance préventive d'un actif tout au long de sa durée de vie.
Si vous avez choisi de sélectionner un modèle comme indiqué ci-dessus, votre programme de service sera préconfiguré avec un ensemble prédéfini de rappels de service. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des éléments de cet ensemble, ou créer vos propres rappels de A à Z.
Ajoutez des rappels de service individuellement OU regroupez les rappels de service en fonction d'un ensemble de tâches de service qui se répètent toutes en même temps ou à intervalles réguliers !
Pour créer un calendrier de service :
- Lors de la consultation d'un programme de service, cliquez sur + Ajouter et sélectionnez Ajouter un calendrier de service .
- Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une ou plusieurs tâches de service (a) à inclure.
- Pour gagner du temps, regroupez toutes les tâches d'entretien récurrentes selon le même compteur ou le même intervalle de temps. Par exemple, ajoutez toutes les tâches qui se répètent tous les 8 000 kilomètres ou tous les six mois, selon la première échéance.
- Intervalles de temps
- Identifiez l' intervalle de temps régulier (a), l'intervalle du compteur principal (b) et/ou l'intervalle du compteur secondaire (c). Par exemple, une vidange d'huile peut être nécessaire tous les 8 000 kilomètres ou tous les 6 mois, selon la première échéance.
- Définissez éventuellement un seuil d'échéance prochaine (d) afin de recevoir des notifications à l'écran et/ou par e-mail lorsque les tâches de service approchent.
- Programmer le premier service (facultatif)
- De nombreux programmes d'entretien recommandés par les constructeurs automobiles incluent des tâches d'entretien à effectuer pour la première fois à un kilométrage ou une date d'échéance précis, puis à intervalles réguliers différents en fonction de l'utilisation du compteur ou du temps écoulé. L'option « Définir le premier entretien » permet de programmer cet entretien initial unique, suivi d'entretiens périodiques.
- Cochez la case « Définir le premier service » si le premier service prévu doit être effectué à une date d'échéance/un compteur spécifique.
REMARQUE : Si l'option « Définir le premier entretien » est activée pour le compteur principal, le compteur secondaire ou l'heure (par exemple, premier entretien à 45 000 miles), l'intervalle de renouvellement correspondant doit également être configuré (par exemple, tous les 30 000 miles par la suite).
CONSEIL : Apprenez-en davantage sur les intervalles dans la section Aperçu des rappels de service .
- Cliquez sur « Enregistrer le planning d'entretien » , puis continuez à créer le planning d'entretien en ajoutant des rappels d'entretien pour chaque groupe de tâches d'entretien nécessaires.
Ajouter des véhicules
L'ajout ou la suppression d'un véhicule d'un programme d'entretien ajoutera ou supprimera automatiquement tous les rappels d'entretien du calendrier d'entretien que vous avez établi ci-dessus.
Ajoutez les véhicules à un programme d'entretien conformément à votre planification et veillez à n'ajouter que des véhicules aux programmes pour lesquels les intervalles de compteur sont cohérents.
IMPORTANT : En cas de rappels conflictuels (par exemple, un rappel d’entretien existe déjà pour un véhicule à ajouter au programme d’entretien), le rappel existant sera soit remplacé, soit dupliqué . Cette action est irréversible ! Les rappels ajoutés individuellement seront remplacés, et ceux ajoutés via un programme d’entretien seront dupliqués. Entre deux doublons, le rappel dont la date d’échéance est la plus proche déclenchera une notification.
Pour ajouter des véhicules :
- Lors de la consultation d'un programme de service, cliquez sur + Ajouter et sélectionnez Ajouter des véhicules .
- Sélectionnez les véhicules dans le menu déroulant. Plusieurs options s'offrent à vous pour définir l'ensemble des véhicules :
REMARQUE : Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent ajouter des véhicules en utilisant les méthodes ci-dessous. Les utilisateurs ordinaires peuvent uniquement ajouter certains véhicules .
- Ajouter par année , marque et/ou modèle (indiquez un ou plusieurs critères ; les véhicules doivent correspondre à tous les critères sélectionnés)
- Ajouter des véhicules spécifiques
- Ajouter tous les véhicules
- Ajouter par attribut de véhicule (définir un ou plusieurs attributs ; les véhicules doivent correspondre à tous les critères sélectionnés)
- Après avoir effectué vos sélections et choisi vos critères, un aperçu s'affichera.
- La bannière bleue (a) indique le nombre de véhicules qui recevront de nouveaux rappels de service.
- Les colonnes Conflit (b) et Duplicata (c) affichent les rappels de service conflictuels ou dupliqués qui existent déjà sur les véhicules cibles.
- Cliquez sur le lien dans les colonnes « Rappels conflictuels ou en double » pour afficher les intervalles actuels et nouveaux du rappel.
- Une fois terminé, cliquez sur le bouton Ajouter des véhicules au programme de service .
Programme d'entretien des véhicules neufs
Lorsque vous ajoutez un nouveau véhicule à Fleetio, vous pouvez sélectionner un programme de service pour suivre l'entretien du véhicule dès le départ !
Lors de la création d'un nouveau véhicule, cliquez sur la section Maintenance .
Ensuite, sélectionnez l'une des options du programme d'entretien suivantes et cliquez sur Enregistrer le véhicule une fois terminé :
- Aucun si aucun programme de service ne doit être sélectionné
- Programme existant suggéré en fonction de la correspondance marque/modèle
- Consultez le calendrier du constructeur si celui-ci est trouvé pour le numéro VIN du véhicule.
- Choisissez un programme de service existant pour sélectionner un programme de service existant dans la liste.
Règles du programme de service
La fonctionnalité « Règles du programme de service » vous permet d'ajouter des véhicules à un programme de service en utilisant plusieurs attributs de véhicule et de créer des règles pour l'ajout automatique de nouveaux véhicules.
IMPORTANT : Les règles du programme de service ne sont disponibles que pour le forfait Premium Fleetio.
- Ajouter des véhicules. Il existe plusieurs façons de définir l'ensemble des véhicules avec cette fonctionnalité :
- Ajouter un attribut de véhicule (définir un ou plusieurs attributs ; les véhicules doivent correspondre à tous les critères sélectionnés)
- Ajouter tous les véhicules
- Ajouter des véhicules spécifiques
- L'ajout d'attributs de véhicule vous permet d'ajouter plusieurs conditions, y compris des champs personnalisés.
- Une fois toutes les conditions ajoutées, un aperçu s'affichera indiquant le nombre de véhicules auxquels le programme de service s'appliquera, ainsi que les éventuels conflits ou doublons .
- Cochez la case en bas à gauche pour créer une règle de programme de service qui effectuera automatiquement :
- Appliquez le programme de service à tous les véhicules actuels
- Appliquez le programme de service à tous les véhicules neufs.
- Retirer les véhicules qui ne répondent pas aux critères de la règle
IMPORTANT: Si vous utilisez le fournisseur d’acquisition comme condition, vous ne pourrez pas supprimer ce fournisseur de l’index des fournisseurs.
- Une fois terminé, cliquez sur le bouton Ajouter des véhicules au programme de service .
- Examiner et confirmer le règlement du programme de service.
Un éclair permettra d'identifier les programmes de service basés sur des règles dans votre index des programmes de service.
Autorisations utilisateur standard
Les utilisateurs réguliers peuvent également ajouter des règles de programme de service aux véhicules. Cependant, les règles qu'ils peuvent créer sont soumises à certaines restrictions, comme indiqué dans les scénarios ci-dessous.
Utilisateurs réguliers sans aucune restriction de champ personnalisé :
Avec l'autorisation « Gérer les programmes de service » et l'accès complet aux dossiers des véhicules, il est possible de créer et de modifier les règles des programmes de service.
Avec l'autorisation « Gérer les programmes de service » et l'accès limité aux dossiers des véhicules, il est impossible de créer ou de modifier les règles des programmes de service.
Avec un accès limité aux dossiers des véhicules, seuls les véhicules inscrits à un programme de service auquel ils ont accès peuvent être vus.
Utilisateurs réguliers ne disposant pas des autorisations nécessaires pour afficher les champs personnalisés des véhicules :
Impossible de consulter, de modifier ou de supprimer une règle de programme de service si celle-ci contient un champ personnalisé de véhicule.
Il est possible de créer une règle de programme de service avec les attributs du véhicule auxquels l'utilisateur a accès. Les champs personnalisés ne sont ni consultables ni sélectionnables.
Il est possible de créer un programme de service et d'ajouter ponctuellement des véhicules en fonction des attributs auxquels l'utilisateur a accès. Les champs personnalisés ne sont ni consultables ni sélectionnables.
Impossible de modifier les unités de mesure dans les paramètres du programme de service d'un programme de service comportant une règle contenant un champ personnalisé de véhicule.
Utilisateurs réguliers dont le rôle ne leur permet pas de consulter un champ personnalisé de véhicule :
Impossible de consulter, de modifier ou de supprimer une règle de programme de service si la règle contient un champ personnalisé Véhicule que l'utilisateur n'est pas autorisé à consulter.
Peut créer un programme de service et effectuer un ajout unique de véhicules avec les attributs de véhicule et les champs personnalisés qu'ils sont autorisés à consulter.
Impossible de modifier les unités de mesure dans les paramètres du programme de service sur un programme de service comportant une règle contenant un champ personnalisé de véhicule dont l'utilisateur n'a pas l'autorisation de consulter.
Il est possible de créer une règle de programme de service avec les attributs du véhicule et les champs personnalisés auxquels l'utilisateur a accès. Les champs personnalisés auxquels il n'a pas accès ne peuvent être consultés ni sélectionnés.
Modifier les programmes de service
L’un des avantages des programmes de service est que les modifications apportées au calendrier d’entretien seront automatiquement appliquées à chaque véhicule inscrit au programme.
Ajoutez, modifiez ou supprimez un rappel d'entretien du programme et voyez ces modifications répercutées sur tous les véhicules.
De plus, vous pouvez ajouter ou retirer des véhicules de n'importe quel programme à tout moment si vos besoins d'entretien évoluent. Lorsque vous retirez un véhicule d'un programme d'entretien, tous les rappels d'entretien correspondants seront supprimés.
Modifier/Supprimer les calendriers de service
- Pour consulter un programme de service, cliquez sur l'onglet « Calendrier des services » .
- Cliquez sur le bouton « Plus d’actions » pour modifier un calendrier de service existant ou pour supprimer entièrement le groupe.
Retirer les véhicules
- Pour consulter un programme de service, cliquez sur l'onglet Véhicules .
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions (a) pour supprimer un véhicule individuel.
- Vous pouvez également sélectionner plusieurs véhicules à l'aide des cases à cocher (b), puis cliquer sur Actions (c) et sélectionner Supprimer .
Copier un programme de service
Il existe deux façons de copier un programme de service : soit à partir de l’index, soit en utilisant un programme existant comme modèle lors de l’ajout d’un nouveau programme de service.
Copie de l'index
Dans l’index des programmes de service, cliquez sur le bouton Plus d’actions pour un programme de service et sélectionnez Créer une copie .
Tous les calendriers d'entretien sont copiés dans le nouveau programme d'entretien. Les véhicules ne sont pas copiés.
Utiliser un programme de service existant comme modèle
Lors de la création d'un nouveau programme de service, utilisez la liste déroulante Modèle pour sélectionner un programme de service existant. Vous pouvez choisir parmi les programmes de service système ou vos programmes de service .
- Les programmes de service système sont des programmes de service créés par Fleetio pour vous aider à démarrer, comprenant des options pour l'entretien de base des véhicules, les camions lourds et les équipements lourds, notamment les excavatrices, les rétrocaveuses, les bulldozers, etc.
- Vos programmes de service sont des programmes de service que vous avez précédemment créés dans Fleetio.
