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Programas de servicio vs. recordatorios de servicio
Un programa de servicio es una forma de aplicar automáticamente un conjunto de recordatorios de servicio a un grupo de activos que comparten necesidades de mantenimiento preventivo comunes en el mismo cronograma recurrente.
Por ejemplo, una flota de una empresa de restauración de desastres que incluye 100 camionetas utilitarias de la misma marca y modelo que tienen las mismas necesidades de mantenimiento estándar durante la vida útil del vehículo.
Los Programas de Servicio constan de dos partes: los Cronogramas de Servicio y el grupo de activos agregados al Programa de Servicio.
Un programa de servicio es un conjunto de recordatorios de servicio creados a través de un programa de servicio que funcionan juntos para cubrir todas las necesidades de mantenimiento preventivo de un activo durante su vida útil.
Un recordatorio de servicio es una alerta para el seguimiento de una tarea de mantenimiento preventivo mediante un intervalo periódico medido en tiempo, consumo del medidor o una combinación de ambos. Los recordatorios de servicio también se pueden configurar para una fecha específica de servicio o lectura del medidor, seguida del intervalo periódico.
Por ejemplo, una flota de una empresa de construcción que incluye una variedad de equipos pesados pero solo una grúa que tiene necesidades de servicio especiales.
Planifique sus programas de servicio
Antes de comenzar a crear programas de servicio, configurar horarios y asignar vehículos, es útil hacer una pausa y diseñar una estrategia sobre cómo gestionará los programas de servicio para su flota en su totalidad.
Tiene sentido NOMBRAR su Programa de Servicio de acuerdo a una característica común de estos activos.
Algunos ejemplos de nombres de programas de servicio incluyen: "Ford Transits", "Montacargas", "Vehículos de pasajeros", "RAM Promasters 2015".
NOTA: No sería típico nombrar un programa completo por una sola necesidad de mantenimiento, por ejemplo, "Cambio de aceite" o "Servicio PM A". Los programas de servicio generalmente incluyen múltiples servicios y se nombran según los vehículos o equipos que comparten esas necesidades de servicio.
Para comenzar rápidamente, puede ver los programas de servicio recomendados por el fabricante/OEM para un vehículo en particular y generar un programa de servicio automáticamente.
Programas de servicio y medidores (millas/kilómetros/horas)
Es importante recordar que el mantenimiento preventivo puede programarse por fecha, por contador o por una combinación de ambos. Por ejemplo, un vehículo puede necesitar un cambio de aceite cada 6 meses, cada 12.000 kilómetros o lo que ocurra primero. Muchos equipos de construcción se rigen por un contador de horas en lugar de un odómetro. Una excavadora puede necesitar un cambio de aceite cada 250 horas.
Como puede ver, no sería apropiado que estos diferentes tipos de activos compartieran el mismo Programa de Servicio porque los intervalos varían ampliamente.
Al planificar sus programas de servicio, asegúrese de agrupar los activos según el tipo y el medidor.
IMPORTANTE: La configuración del programa de servicio incluye el tipo de medidor principal (millas, kilómetros u horas) y la opción de habilitar el medidor secundario cuando corresponda. Los horarios de servicio heredarán las unidades de medición del programa, y solo se podrán agregar al programa de servicio los vehículos con las unidades de medición correspondientes.
Gestión masiva
Los Programas de Servicio están diseñados para acciones en masa. Su principal ventaja es la posibilidad de aplicar un conjunto de Recordatorios de Servicio a varios Vehículos a la vez. Además, los cambios realizados en los Recordatorios de Servicio se aplicarán automáticamente a cada Vehículo asignado al Programa. Añada, edite o elimine un Recordatorio de Servicio del Programa y vea estos cambios reflejados en todos los Vehículos. Además, puede asignar o eliminar vehículos de cualquier Programa en cualquier momento, en caso de que sus necesidades de mantenimiento cambien.
- Aplicar una plantilla de programa de servicios (opcional)
- Fleetio ofrece varias plantillas para añadir eficientemente recordatorios de servicio comunes por vehículo o tipo de activo. Modifique el conjunto predefinido de recordatorios de servicio o cree los suyos propios desde cero.
- Agregar o quitar recordatorios de servicio
- Cuando agrega un nuevo recordatorio de servicio a un programa de servicio, todos los vehículos del programa de servicio heredarán automáticamente ese nuevo recordatorio de servicio.
- Cuando elimina un recordatorio de servicio de un programa de servicio, ese recordatorio de servicio se eliminará automáticamente de cualquier vehículo en el programa de servicio.
- Agregar/Eliminar vehículos
- Cuando agrega un nuevo vehículo a un programa de servicio, ese vehículo hereda automáticamente todos los recordatorios de servicio asociados.
- Cuando elimina un vehículo de un programa de servicio, todos los recordatorios de servicio asociados se eliminan automáticamente.
Crear programas de servicio
Agregar un programa de servicio
Comience creando un nuevo Programa de Servicio:
- En la barra de navegación lateral, haga clic en Servicio y seleccione Programas de servicio .
- Haga clic en el botón + Agregar programa de servicio en la parte superior derecha.
- Complete el formulario del Programa de Nuevo Servicio:
- Nombre su programa de servicio (a). Consulte la sección "Planifique sus programas de servicio" más arriba para obtener orientación sobre cómo nombrarlo.
- Seleccione una Plantilla opcional (b) si desea precargar el Programa de Servicio con un conjunto de Recordatorios de Servicio comunes basados en el tipo de vehículo/activo (por ejemplo, Vehículo básico, Camión de servicio liviano, Camión de servicio pesado, Mantenimiento básico de excavadora, Mantenimiento básico de bulldozer, Mantenimiento básico de minicargadora).
- ¡Deje este espacio en blanco si desea crear su propio programa de servicio personalizado desde cero!
- Sube una imagen de logotipo (c) para una fácil identificación en la página de Programas de Servicio.
- Configure el medidor primario apropiado (d) y el medidor secundario opcional (e).
- Cuando haya terminado, haga clic en el botón Guardar programa de servicio .
Crear un programa de servicio
Un programa de servicio es un conjunto de recordatorios de servicio que funcionan juntos para cubrir todas las necesidades de mantenimiento preventivo de un activo durante su vida útil.
Si optó por seleccionar una plantilla como la que se muestra arriba, su programa de servicio se cargará con un conjunto predefinido de recordatorios de servicio. Añada, edite o elimine recordatorios de este conjunto, o cree el suyo propio desde cero.
¡Agregue recordatorios de servicio individualmente O agrupe recordatorios de servicio de acuerdo con un conjunto de tareas de servicio que se repitan al mismo tiempo o en el mismo intervalo de tiempo!
Para crear un programa de servicio:
- Al visualizar un programa de servicio, haga clic en + Agregar y seleccione Agregar programa de servicio .
- Utilice el menú desplegable para seleccionar una o más tareas de servicio (a) que se incluirán.
- Para ahorrar esfuerzo, agrupe todas las tareas de servicio que se repiten en el mismo medidor o intervalo de tiempo. Por ejemplo, sume todas las tareas que se repiten cada 8000 km o cada 6 meses, lo que ocurra primero.
- Intervalos de tiempo
- Identifique el intervalo de tiempo (a), el intervalo del medidor principal (b) y/o el intervalo del medidor secundario (c) que se repite regularmente. Por ejemplo, un cambio de aceite podría ser cada 8000 km o cada 6 meses, lo que ocurra primero.
- Opcionalmente, configure un Umbral de vencimiento próximo (d) para que reciba notificaciones en pantalla y/o por correo electrónico cuando se acerquen las tareas de servicio.
- Establecer el primer servicio (opcional)
- Muchos programas de servicio recomendados por fabricantes de equipos originales (OEM) incluyen tareas de servicio que deben completarse por primera vez en un odómetro o fecha de vencimiento específicos, seguidas de un intervalo de uso del odómetro o de tiempo transcurrido. La opción "Programar el primer servicio" permite realizar este servicio de inicio único con intervalos de mantenimiento subsiguientes.
- Marque la casilla de verificación Establecer primer servicio si el primer servicio programado debe completarse en una fecha de vencimiento/medidor específico.
NOTA: Si la opción Establecer primer servicio está habilitada para el medidor principal, el medidor secundario o la hora (por ejemplo, primer servicio a las 45 000 millas), también se debe configurar el intervalo recurrente correspondiente (por ejemplo, cada 30 000 millas a partir de entonces).
SUGERENCIA: Obtenga más información sobre los intervalos en Descripción general del recordatorio de servicio .
- Haga clic en Guardar programa de servicio y luego continúe creando el programa de servicio agregando recordatorios de servicio para cada grupo de tareas de servicio necesarias.
Agregar vehículos
Agregar o eliminar un vehículo de un programa de servicio agregará o eliminará automáticamente todos los recordatorios de servicio en el programa de servicio que estableció anteriormente.
Agregue vehículos a un programa de servicio de acuerdo con su planificación y asegúrese de agregar únicamente vehículos a programas cuyos intervalos de medición sean consistentes.
IMPORTANTE: En caso de recordatorios conflictivos (es decir, si ya existe un recordatorio de servicio en un vehículo que se añadirá al programa de servicio), el recordatorio existente se reemplazará o se duplicará . ¡Esta acción es irreversible! Los recordatorios existentes añadidos individualmente se reemplazarán, y los añadidos a través de un programa de servicio se duplicarán. Entre duplicados, el recordatorio de "Próximo vencimiento" más antiguo activará una notificación.
Para agregar vehículos:
- Al ver un programa de servicio, haga clic en + Agregar y seleccione Agregar vehículos .
- Seleccione vehículos en el menú desplegable. Hay varias maneras de definir el conjunto de vehículos:
NOTA: Solo los propietarios y administradores pueden agregar vehículos mediante los métodos que se indican a continuación. Los usuarios regulares solo pueden agregar vehículos específicos .
- Agregar por año , marca y/o modelo (defina uno o más; los vehículos deben coincidir con todos los criterios seleccionados)
- Agregar vehículos específicos
- Agregar todos los vehículos
- Agregar por un atributo de vehículo (defina uno o más; los vehículos deben coincidir con todos los criterios seleccionados)
- Después de hacer sus selecciones y elegir sus criterios, se mostrará una vista previa.
- La bandera azul (a) indica la cantidad de vehículos que recibirán nuevos recordatorios de servicio.
- Las columnas Conflicto (b) y Duplicado (c) muestran cualquier recordatorio de servicio conflictivo o duplicado que ya exista en los vehículos de destino.
- Haga clic en el enlace en las columnas Recordatorios conflictivos o duplicados para ver los intervalos actuales y nuevos del recordatorio.
- Cuando haya terminado, haga clic en el botón Agregar vehículos del programa de servicio .
Programa de mantenimiento para vehículos nuevos
Cuando agrega un nuevo vehículo a Fleetio, ¡puede seleccionar un programa de servicio para realizar un seguimiento del mantenimiento del vehículo desde el principio!
Al crear un nuevo vehículo, haga clic en la sección Mantenimiento .
Luego, seleccione una de las siguientes opciones del Programa de Servicio y haga clic en Guardar vehículo cuando haya terminado:
- Ninguno si no es necesario seleccionar ningún programa de servicio
- Programa existente sugerido según la coincidencia de marca y modelo
- Programación OEM si se encuentra el OEM para el VIN del vehículo
- Elija un programa de servicio existente para seleccionar un programa de servicio existente de la lista
Reglas del programa de servicio
Las reglas del programa de servicio le permiten agregar vehículos a un programa de servicio utilizando múltiples atributos de vehículo y crear reglas para agregar nuevos vehículos automáticamente.
IMPORTANTE: Las reglas del programa de servicio solo están disponibles para el Plan Premium Fleetio.
- Añadir vehículos. Hay varias maneras de definir el conjunto de vehículos con esta función:
- Agregar por atributo de vehículo (defina uno o más; los vehículos deben coincidir con todos los criterios seleccionados)
- Agregar todos los vehículos
- Agregar vehículos específicos
- Agregar atributo por vehículo le permite agregar múltiples condiciones, incluidos campos personalizados.
- Después de haber agregado todas las condiciones, se mostrará una vista previa que indicará la cantidad de vehículos a los que se aplicará el Programa de Servicio, así como también cualquier Conflicto o Duplicado .
- Marque la casilla en la parte inferior izquierda para crear una regla de programa de servicio que automáticamente:
- Aplicar el Programa de Servicio a cualquier vehículo actual
- Aplicar el Programa de Servicio a cualquier vehículo nuevo
- Retirar los vehículos que no cumplan con los criterios de la norma
IMPORTANTE: Si utiliza Proveedor de adquisición como condición, no podrá eliminar ese proveedor del Índice de proveedores.
- Cuando haya terminado, haga clic en el botón Agregar vehículos del programa de servicio .
- Revise y confirme la regla del programa de servicio.
Un rayo identificará los Programas de Servicios Basados en Reglas dentro de su Índice de Programas de Servicios.
Permisos de usuario regulares
Los usuarios regulares también pueden agregar reglas del programa de servicio a sus vehículos. Sin embargo, tienen ciertas restricciones en cuanto a las reglas que pueden crear, según los escenarios que se detallan a continuación.
Usuarios regulares sin restricciones de campos personalizados de ningún tipo:
Con el permiso Administrar programas de servicio y acceso completo a los conjuntos de registros del vehículo, puede crear y editar reglas del programa de servicio.
Con permiso Administrar programas de servicio y acceso limitado a conjuntos de registros de vehículos, no se pueden crear ni editar reglas de programas de servicio.
Con acceso limitado a los conjuntos de registros de vehículos solo se pueden ver los vehículos en un programa de servicio al que tienen acceso.
Usuarios habituales que carecen de permisos de vehículo para ver campos personalizados:
No se puede ver, editar ni eliminar una regla del programa de servicio si la regla contiene un campo personalizado del vehículo.
Pueden crear una regla del programa de servicio con los atributos del vehículo que tienen permiso para ver. Los campos personalizados no se pueden ver ni seleccionar.
Pueden crear un programa de servicio y agregar vehículos una sola vez con los atributos que tienen permiso para ver. Los campos personalizados no se pueden ver ni seleccionar.
No se pueden editar las unidades de medición en la configuración del programa de servicio en un programa de servicio con una regla que contiene un campo personalizado de vehículo.
Usuarios regulares con un rol que no puede ver un campo personalizado de vehículo:
No se puede ver, editar ni eliminar una regla del programa de servicio si la regla contiene un campo personalizado de vehículo que el usuario no puede ver.
Puede crear un programa de servicio y realizar una adición única de vehículos con los atributos del vehículo y los campos personalizados que tiene permiso para ver.
No se pueden editar las unidades de medición en la configuración del programa de servicio en un programa de servicio con una regla que contiene un campo personalizado del vehículo que el usuario no puede ver.
Pueden crear una regla del Programa de Servicio con los atributos del vehículo y los campos personalizados que tienen permiso para ver. Los campos personalizados que no tienen permiso para ver no están disponibles para ver ni seleccionar.
Editar programas de servicio
Una ventaja de los Programas de Servicio es que los cambios realizados al Programa de Servicio se aplicarán automáticamente a cada Vehículo que haya sido asignado al Programa.
Agregue, edite o elimine un recordatorio de servicio del programa y vea estos cambios reflejados en todos los vehículos.
Además, se pueden añadir o eliminar vehículos de cualquier programa en cualquier momento si cambian sus necesidades de mantenimiento. Al eliminar un vehículo de un programa de servicio, se eliminarán todos los recordatorios de servicio correspondientes.
Editar/Eliminar horarios de servicio
- Al visualizar un programa de servicio, haga clic en la pestaña Programas de servicio .
- Haga clic en el botón Más acciones para editar un programa de servicio existente o para eliminar la agrupación por completo.
Retirar vehículos
- Al ver un programa de servicio, haga clic en la pestaña Vehículos .
- Haga clic en el botón Más acciones (a) para eliminar un vehículo individual.
- También puede seleccionar varios vehículos utilizando las casillas de verificación (b), luego hacer clic en Acciones (c) y seleccionar Eliminar .
Copiar un programa de servicio
Hay dos lugares para copiar un programa de servicio. Puede copiarlo del índice o usar un programa existente como plantilla al agregar uno nuevo.
Copiar del índice
En el índice del programa de servicio, haga clic en el botón Más acciones de un programa de servicio y seleccione Hacer una copia .
Todos los horarios de servicio se copian al nuevo programa de servicio. Los vehículos no se copian.
Utilice un programa de servicios existente como plantilla
Al crear un nuevo Programa de Servicio, utilice el menú desplegable "Plantilla" para seleccionar uno existente. Puede seleccionar entre "Programas de Servicio del Sistema" o "Sus Programas de Servicio" .
- Los Programas de Servicio del Sistema son programas de servicio creados por Fleetio para ayudarlo a comenzar, incluidas opciones para mantenimiento básico de vehículos, camiones pesados y equipos pesados, incluidas excavadoras, retroexcavadoras, bulldozers, etc.
- Sus programas de servicio son programas de servicio que ha creado previamente en Fleetio.
