Al crear formularios de inspección personalizados, puede adaptar las inspecciones a las necesidades específicas de su flota. Siga las instrucciones a continuación para crear fácilmente formularios de inspección para cualquier elemento de su flota, desde vehículos hasta remolques y más.

Consulte sus formularios de inspección.

Haz clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y, a continuación, haz clic en Formularios para ver el índice de tus formularios de inspección.

Puede utilizar el Índice de Formularios de Inspección para realizar lo siguiente:

1. Ver formularios de inspección activos o archivados
2. Busque un formulario o filtre por un formulario de inspección específico, grupo de vehículos, tipo de vehículo o filtros adicionales.
3. Ordena el índice por título, descripción o número de envíos.
4. Cambia entre la vista de tarjeta y la vista de lista.
5. Haz clic en el botón Más acciones en cualquier formulario para acceder a las opciones de edición, o para iniciar una inspección, compartir el enlace de envío, imprimir, hacer una copia, ver el historial o archivar.

Creación de un formulario de inspección

Puede crear nuevos formularios de inspección desde cero, utilizando una plantilla o copiando un formulario de inspección existente .

Para crear un formulario desde cero o con una plantilla:

1. Haz clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y luego haz clic en Formularios .
2. Haga clic en el botón "+ Agregar formulario de inspección" en la parte superior derecha.
3. Introduzca un título (obligatorio) y una descripción (opcional).
4. (Opcional) Seleccione una plantilla para personalizar. Las plantillas incluyen elementos comunes de la lista de verificación de inspección. Si desea crear un formulario completamente nuevo, deje este campo en blanco.

5. Seleccione un color como indicador visual al elegir nuevas inspecciones para sus vehículos.
6. Seleccione la casilla de verificación para habilitar el seguimiento de excepciones de ubicación si es necesario.
7. Seleccione la casilla de verificación " Impedir el uso de fotos almacenadas" para bloquear que los usuarios agreguen fotos existentes desde la biblioteca/galería del dispositivo; esto obliga a tomar una nueva foto con la cámara integrada del dispositivo.
8. Seleccione Guardar formulario de inspección . A continuación, podrá modificar y añadir elementos de inspección.

Agregar elementos de inspección

Una vez que haya creado un formulario, accederá a una nueva página para agregar y administrar los elementos de inspección.

Haga clic en los tipos de elementos de inspección de la lista de la derecha para agregarlos a su formulario.

Tipos de elementos de inspección

Cuando agregas un tipo de elemento de inspección, este aparece en la ventana principal.

Cada tipo de elemento de inspección comienza con la misma información básica:

1. Todos los tipos de elementos de inspección requieren una etiqueta . Esta etiqueta controla el nombre del elemento que el usuario verá al completar la inspección.
2. El tipo de artículo se indica a la derecha.
3. Marque la casilla para indicar que el artículo es obligatorio para completar la inspección.
4. Introduzca una breve descripción , que se mostrará en los detalles del artículo durante la inspección.

Amplíe cada sección a continuación para obtener información sobre los diferentes tipos de elementos de inspección:

Fecha/Hora

Utilizado para registrar la fecha y la hora de la inspección, el tipo de elemento Fecha/Hora ofrece un cuadro de texto para instrucciones, así como opciones para requerir solo la fecha o la fecha y la hora :

Menú desplegable

El tipo de elemento desplegable permite configurar una lista de elementos entre los que el usuario puede seleccionar.

Agregue instrucciones opcionales (a). Para cada opción, ingrese el nombre que desea mostrar (b) y marque la casilla para indicar si esta opción dará como resultado un elemento fallido (c).

Haga clic en Agregar opción (d) para agregar más elementos a la lista desplegable y habilitar una foto o comentario obligatorio en Aprobado y/o Suspenso (e).

Texto libre

Un campo de texto libre es simplemente un cuadro de texto abierto para que el usuario registre los detalles. Al igual que otros tipos, puede configurarse como respuesta obligatoria. Añada instrucciones para explicar sus expectativas al usuario:

Ajuste de inventario

DISPONIBILIDAD DEL PLAN: El elemento de inspección de ajuste de inventario solo está disponible con el plan Premium Fleetio.

La opción Ajuste de inventario permite al usuario seleccionar las piezas y las cantidades de piezas utilizadas durante una inspección.

Una vez enviada la inspección, Fleetio ajustará automáticamente su inventario de piezas para tener en cuenta las piezas utilizadas.

NOTA: La opción Ajuste de inventario solo está disponible para cuentas que utilizan los métodos de inventario de Precios estáticos o Costo promedio .

El apartado de Ajuste de Inventario incluye un campo de texto para introducir instrucciones opcionales que guíen a los usuarios.

Durante la inspección, los usuarios pueden seleccionar la ubicación de la pieza, las piezas y la cantidad utilizada:

Elemento de entrada del medidor

La función de registro de contador solicita al usuario que anote la lectura actual del contador del vehículo.

Si tiene habilitado un medidor secundario para alguno de sus vehículos o activos, es posible que necesite un medidor secundario para estos activos.

Como medida de seguridad adicional para garantizar la veracidad y exactitud de los datos ingresados, puede optar por solicitar la verificación mediante fotografía .

NOTA: La opción "Requerir verificación fotográfica" solo solicitará a los usuarios que tomen una nueva foto con la cámara de su dispositivo; no ofrece la opción de que los usuarios seleccionen una foto de su biblioteca.

Número

El tipo de elemento Número ofrece un cuadro de instrucciones y la opción de configurar un valor mínimo y máximo .

Los elementos se consideran "Aprobados" si el usuario registra un valor dentro del rango permitido y "Reprobados" si el valor está fuera de dicho rango. Habilite una foto o comentario obligatorio para Aprobado y/o Reprobado.

Elemento de aprobado/reprobado

Agregue instrucciones opcionales (a) o ajuste los nombres de las etiquetas para las respuestas de Aprobado/Reprobado (b).

Habilite la opción N/A como respuesta (c) e indique si se debe requerir una foto o un comentario para cualquier elemento Aprobado o Reprobado (d).

Foto

El tipo Foto simplemente incluye un cuadro de texto con instrucciones y ofrece al Usuario la opción de subir una foto durante el envío de la inspección:

Lecturas de los neumáticos

El tipo de elemento Lecturas de neumáticos incluye un cuadro de texto de instrucciones y permite a los usuarios:

1. Introduzca la profundidad del dibujo de todos los neumáticos del vehículo.
2. Introduzca la presión de todos los neumáticos del vehículo.
3. Indique si se requiere una foto o un comentario para cada elemento calificado como Aprobado o Suspenso.

Al introducir un valor mínimo y un valor máximo , los elementos se consideran "aprobados" si el usuario registra un valor dentro del rango permitido y "fallidos" si el valor queda fuera de dicho rango.

Configuración de ejes y número de neumáticos

Como se indica en el apartado de Inspección de Lecturas de Neumáticos, el número correcto de campos del formulario para la profundidad de la banda de rodadura y la presión de los neumáticos se genera automáticamente en función de la configuración del eje del vehículo y el número de neumáticos.

Esto significa que si el vehículo que se está inspeccionando tiene una configuración de eje 4x2 de tracción trasera, el formulario de inspección generará automáticamente cuatro campos (uno para cada neumático) para que el usuario introduzca la profundidad de la banda de rodadura y/o la presión de los neumáticos.

Si el vehículo no tiene configurada la configuración del eje o el número de neumáticos, se le pedirá al usuario que proporcione esta información al completar la inspección:

Para la configuración de ejes faltante, el Usuario deberá elegir la configuración de ejes del vehículo en el menú desplegable y hacer clic en Listo .

Si falta el número de neumáticos, se le pedirá al usuario que agregue neumáticos a Fleetio haciendo clic en el botón Instalar neumáticos .

CONSEJO: Puede obtener más información sobre las configuraciones de ejes y los neumáticos instalados en el artículo Descripción general de la gestión de neumáticos .

Sección

Agrupe y organice sus elementos de inspección agregando una etiqueta de encabezado para dividir el formulario en secciones.

Cómo completar su formulario de inspección

Una vez que esté satisfecho con sus selecciones, haga clic en el botón Guardar formulario de inspección en la parte superior derecha.

A continuación, verá el formulario de inspección completo, tal como se muestra a continuación.

Próximos pasos

Tras crear un formulario de inspección, ya puede configurar los flujos de trabajo, asignar vehículos y programar cuándo se debe realizar la inspección.

Los flujos de trabajo permiten activar acciones a partir de los elementos de inspección, la gestión de vehículos controla qué formularios están disponibles para completar para sus vehículos y los cronogramas determinan el intervalo regular en el que las "alertas de vencimiento" llamarán la atención de sus operadores.

También puede ejercer un control más detallado sobre a qué formularios de inspección tienen acceso los usuarios mediante el uso de conjuntos de registros de formularios de inspección.

Si desea que sus operarios se familiaricen más con los formularios de inspección, también puede imprimirlos seleccionando Imprimir en el menú Más acciones del formulario.

Copiar un formulario de inspección existente

En lugar de usar una plantilla o empezar con un formulario de inspección en blanco, también puede copiar un formulario existente. Esto ofrece la ventaja adicional de incluir flujos de trabajo y cronogramas en el nuevo formulario.

Para copiar un formulario de inspección:

1. Haz clic en Inspecciones > Formularios en la barra de navegación lateral.
2. Haz clic en el botón Más acciones de un formulario y selecciona Hacer una copia .

3. Introduzca el nombre del nuevo formulario y elija si desea incluir o no flujos de trabajo y cronogramas .

4. Haz clic en el botón Crear nuevo formulario .

Una vez creado, puede modificar el formulario según sea necesario.

Editar elementos de inspección

Si necesita realizar cambios en un formulario de inspección existente:

1. Haz clic en Inspecciones > Formularios en la barra de navegación lateral.
2. Haga clic en el botón Más acciones en un formulario y seleccione Elementos de inspección .

Al editar elementos de inspección, puede:

• Agregue nuevos elementos de inspección haciendo clic sobre ellos en el panel de la derecha.
• Haz clic en la etiqueta de un elemento de inspección para editarla.

1. Haz clic en "Expandir todo" o "Contraer todo" en la parte superior de la página para expandir o contraer todos los elementos.
2. Haz clic en la flecha para expandir o contraer un solo elemento.
3. Haz clic y arrastra los puntos de reordenación situados a la izquierda de un elemento para cambiar el orden de los elementos y secciones de inspección.
4. Copia el elemento
5. Eliminar el elemento

Cuando hayas realizado los cambios, haz clic en el botón Guardar formulario de inspección que se encuentra en la parte superior derecha.

Versiones del formulario de inspección

Cada vez que agregue, edite o elimine elementos de inspección en un formulario, se creará una nueva versión del formulario y la versión anterior se guardará para su consulta.

NOTA: Las inspecciones realizadas utilizando una versión anterior de un formulario tendrán una etiqueta de versión anterior junto al nombre del formulario en los detalles de la inspección.

Para ver la versión de un formulario de inspección:

1. Haz clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y, a continuación, haz clic en Formularios .
2. Localice el Formulario de inspección en el índice, luego haga clic en el botón Más acciones y seleccione Ver historial .

3. En la ventana emergente Historial de versiones, haga clic en un número de versión para ver esa versión del formulario.

Crear un formulario de inspección única

En ocasiones, es posible que desee crear una inspección que se utilice solo una vez y no de forma programada.

Por ejemplo, puede que incorpore un vehículo nuevo a su flota y desee realizar una inspección inmediatamente después de su incorporación, pero no necesitará volver a utilizar el formulario de inspección.

Comience siguiendo las instrucciones anteriores para crear un nuevo formulario de inspección , incluyendo la adición de los elementos de inspección.

Cuando haya terminado, en la pestaña Vehículos y horarios , haga clic en Agregar vehículos . Asegúrese de que la casilla de verificación Establecer horario esté desmarcada y, a continuación, haga clic en Guardar .

El formulario de inspección ya estará disponible para su uso en inspecciones puntuales.

Archivar o eliminar un formulario de inspección

Si ya no necesita utilizar un formulario de inspección, puede archivarlo para eliminarlo de la lista de formularios activos. Un formulario archivado también puede eliminarse definitivamente.

Los formularios de inspección archivados ya no están disponibles para su presentación para ningún vehículo.

Para archivar un formulario de inspección:

1. En el índice del formulario de inspección, haga clic en el botón Más acciones del formulario y, a continuación, seleccione Archivar.

Gestionar formularios de inspección archivados

Seleccione la pestaña "Archivados" en el Índice de formularios de inspección para ver los formularios archivados.

Restaure o elimine permanentemente los formularios haciendo clic en el botón Más acciones .