Aperçu de l'importation de nouvelles données

Préparez votre fichier de données

Fleetio permet aux utilisateurs d'importer des données à partir d'un fichier CSV (Comma Separated Value) . Les fichiers CSV peuvent être créés à partir de logiciels de tableur en accédant à l'option « Télécharger sous » ou « Enregistrer sous » et en choisissant ce type de fichier.

Fleetio recommande de limiter votre fichier à 500 lignes de données maximum. Pour les importations plus complexes, comme l'importation de véhicules, il peut être nécessaire de réduire davantage la taille du fichier afin de limiter les risques d'erreurs.

Dans un fichier CSV, la virgule (« , ») sépare chaque champ importé du suivant. Veillez donc à supprimer les virgules susceptibles de perturber l'importation, comme par exemple le séparateur de milliers dans un nombre (ex. : 60 000). Si un champ contient une virgule, comme une adresse (« 100 Main Street, Apt. 8 »), placez cette valeur entre guillemets, comme indiqué, afin qu'elle soit importée dans un seul champ de destination dans Fleetio.

La meilleure façon de garantir un format de fichier correct et des champs compatibles est de télécharger un modèle d'importation pour le type de données correspondant.

1. Allez dans le menu + Ajout rapide et sélectionnez Importer des données .

2. Cliquez sur Parcourir les modèles d'importation .

3. Cliquez sur le type de modèle dans la colonne de gauche.
4. Cliquez sur le menu déroulant Télécharger et sélectionnez Modèle vide à côté du modèle approprié.

4. Ouvrez le fichier CSV sur votre ordinateur et ajoutez-y vos données.
5. Veillez à enregistrer le fichier au format CSV. Les autres formats de fichier ne sont pas pris en charge.

Commencez votre importation

Une fois votre fichier préparé, vous pouvez le télécharger sur Fleetio.

1. Cliquez sur le menu + Plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Importer des données .
2. Sélectionnez le type d'importation dans la liste déroulante (a).
3. Glissez-déposez ou cliquez sur le champ Importer un fichier (b) pour localiser le fichier CSV sur votre ordinateur.

4. Cliquez sur Continuer.

Colonnes de la carte

Avant d'importer vos données, vous devez faire correspondre chaque colonne de votre fichier source au champ Fleetio correspondant.

1. Associez chaque colonne de gauche au champ Fleetio correspondant à l'aide du menu déroulant (a). Certaines colonnes peuvent être associées automatiquement en fonction de leur nom.
2. Cliquez sur Confirmer pour confirmer chaque mappage de colonne, ou cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas importer cette colonne (b).

1. Une fois votre cartographie terminée, cliquez sur Continuer vers la révision .
2. Vérifiez vos données, et lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Lancer l’importation » .

Mappages d'importation enregistrés

Pour gagner du temps, Fleetio vous permet d'enregistrer un mappage d'importation pour une utilisation ultérieure.

Si vous souhaitez enregistrer un mappage d'importation :

1. Cochez la case « Enregistrer le mappage pour une utilisation ultérieure » dans la section « Révision et processus » .
2. Saisissez un nom de mappage pour référence ultérieure.

3. Lorsque vous cliquez sur « Traiter l'importation », votre mappage sera enregistré pour être utilisé ultérieurement pour des importations du même type.

Utilisez un mappage d'importation enregistré en le sélectionnant dans la liste déroulante « Utiliser un mappage d'importation enregistré » de la section « Colonnes du mappage » .

Vos correspondances seront automatiquement confirmées ; toutefois, vous pouvez les modifier si nécessaire en cliquant sur l'icône Modifier .

État d'importation

Lorsque vous cliquez sur « Lancer l’importation » , le traitement de votre fichier d’importation commencera et l’état « En file d’ attente » s’affichera pendant un court instant.

Une fois le fichier traité, un message s'affichera en bas à droite de l'écran avec un lien « Terminé : (Nom de l'importation) ». Vous devrez peut-être actualiser votre navigateur pour voir les modifications. Cliquez sur ce lien pour actualiser votre écran.

L' état de l'importation s'affiche. Si l'état est « Terminé » , aucune erreur n'a été détectée. Vérifiez les enregistrements importés pour vous assurer que toutes les données s'affichent correctement.

Si votre importation contient des erreurs, l'état affiché sera « Partiellement terminée » ou « Échec » .

Historique d'importation

L'historique de vos importations est disponible pour consultation et pour diverses actions.

Accédez à votre menu Compte , puis sélectionnez Importations .

Le tableau Historique des importations comprend les colonnes suivantes : Nom de fichier , Type , Statut , Nouveaux enregistrements, Enregistrements mis à jour, Date de mise à jour, Enregistrements d'erreur, Date de création, Créé par et Association . L'ordre et la visibilité des colonnes sont personnalisables via le bouton Paramètres > Gérer les colonnes, situé en haut à droite de la liste.

Vous pouvez filtrer et rechercher ces résultats :

Supprimer, annuler ou restaurer une importation

Il peut arriver qu'un nouveau fichier d'importation contienne des données inexactes ou des informations essentielles manquantes. Dans ce cas, Fleetio propose une option permettant d'annuler l'importation. Cette action supprimera de votre système Fleetio tous les enregistrements inclus dans le fichier.

Mise à jour des données existantes via un fichier d'importation

Fleetio permet de mettre à jour les données existantes dans votre système Fleetio grâce au processus d'importation.