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Aprende a usar campos personalizados. Para almacenar, rastrear e informar sobre datos que no están integrados en Fleetio. Si bien Fleetio proporciona muchos campos de programa predefinidos para almacenar detalles de varios registros de datos, es posible que desee rastrear información adicional .
PERMISOS: Solo los propietarios y administradores de la cuenta pueden definir campos personalizados y establecer restricciones de acceso para los usuarios habituales . Para obtener más información, consulte el artículo sobre roles y permisos de usuario .
Antes de comenzar
IMPORTANTE: Dependiendo de tu plan de Fleetio, la cantidad de campos personalizados disponibles varía. Los campos personalizados no están disponibles en el plan Essential. El plan Professional incluye 50 campos personalizados. Todos los demás planes de Fleetio incluyen campos personalizados ilimitados.
Los campos personalizados están disponibles para ambos:
- Algunos registros estándar, específicamente Contactos, Herramientas, Entradas de gastos, Entradas de combustible, Problemas, Piezas, Detalles de compra, Órdenes de compra, Entradas de servicio, Vehículos, Asignaciones de vehículos, Recordatorios de renovación de vehículos, Proveedores y Órdenes de trabajo
- Todos los discos personalizados
IMPORTANTE: Utilice una estrategia y planificación para evitar modificar los campos personalizados siempre que sea posible. Consulte la sección «Editar o eliminar campos personalizados» de este artículo para comprender las importantes consecuencias de los cambios en los campos personalizados.
Los campos personalizados se crean a nivel de registro, lo que significa que si desea utilizar el mismo campo tanto para vehículos como para herramientas, debe volver a crearlo.
NOTA: Si sus usuarios utilizan Fleetio Go en español, los campos personalizados creados en inglés no se traducirán y aparecerán en inglés. Para obtener más información, consulte Fleetio Go en español para administradores .
Agregar campos personalizados
Para agregar un campo personalizado:
- Ve al menú de tu cuenta y selecciona Configuración .
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- En la barra lateral de configuración, haga clic en Registros estándar o Registros personalizados en la sección Gestión de datos.
- Cualquiera:
- Para registros estándar: seleccione el tipo de registro para el campo personalizado.
- Para registros personalizados: haga clic en Agregar registro personalizado y complete la información para este nuevo registro.
- Haga clic en Agregar campo .
- Rellene el formulario para añadir campos :
Tipo de registro
Solo puede seleccionar un tipo de registro.
Si desea utilizar el mismo campo personalizado para vehículos y herramientas, cree dos campos personalizados separados, uno para cada tipo de registro.
Tipo de vehículo
Si selecciona el tipo de registro "Vehículo", tendrá la opción de seleccionar tipos de vehículos para el campo personalizado. Si se selecciona, el campo personalizado aparecerá en las páginas de detalles de los tipos de vehículos seleccionados, al agregar o editar dichos tipos de vehículos, y en los tipos de registro asociados.
Por ejemplo, si selecciona los tipos de vehículo "Camioneta" y "Camión utilitario", el campo personalizado solo aparecerá en los vehículos con un tipo de vehículo "Camioneta" o "Camión utilitario".
Categoría
El campo Categoría aparece al agregar un campo personalizado de Vehículo, Contacto o Herramienta. Se requiere una categoría para organizar los campos en grupos lógicos para la Gestión de Registros Estándar.
Tipo de datos
Defina el tipo de datos que debe admitir este campo. Una vez guardado, el tipo de datos de un campo personalizado no se puede modificar.
Las opciones incluyen:
- Casilla de verificación : permite a los usuarios marcar las opciones ENCENDIDO y APAGADO, mostrando una casilla marcada cuando está ENCENDIDO.
- Fecha : permite a los usuarios almacenar fechas con el formato correcto.
- Menú desplegable : permite especificar una lista de valores, que se muestra como una selección desplegable estándar.
- Texto : permite a los usuarios introducir libremente cualquier valor de texto.
- Fecha/Hora : permite a los usuarios introducir tanto una fecha como una hora.
- Número : permite a los usuarios introducir un valor numérico.
- Moneda : permite a los usuarios introducir un valor vinculado a una moneda (por ejemplo, USD).
- Calculado : permite a los usuarios sumar, restar, multiplicar o dividir dos valores numéricos o monetarios.
NOTA: Los campos de datos de tipo casilla de verificación se mostrarán como Verdadero/Falso en las exportaciones CSV y los informes PDF.
CONSEJO: Los tipos de datos de casilla de verificación y lista desplegable para campos personalizados de vehículos se pueden usar como condiciones para conjuntos de registros para administrar el acceso de los usuarios a vehículos específicos. Obtenga más información en el artículo sobre conjuntos de registros .
Valores (solo para el tipo de datos desplegable)
Esto le permite definir los valores que se mostrarán a los usuarios en la lista desplegable. Introduzca cada valor en una línea independiente.
NOTA: El tipo de datos desplegable es útil para la integridad de los datos. Usted proporciona todas las opciones posibles que se mostrarán en la lista, y los usuarios solo podrán seleccionar entre estas opciones.
Etiqueta
Un título o nombre para el campo personalizado. La etiqueta debe ser única; no puede haber dos campos personalizados con el mismo tipo de registro y etiqueta.
Descripción
Detalles adicionales opcionales. Las descripciones aparecen como texto pequeño debajo del campo en la mayoría de las pantallas de Agregar/Editar o como texto emergente sobre la etiqueta.
Requerir campo personalizado
Para que un campo personalizado específico sea obligatorio, marque la casilla junto a "Obligatorio".
Cualquier usuario con permisos de edición debe ingresar un valor en el campo personalizado requerido al crear o editar un registro para poder guardarlo. Si no se ingresa el valor en el campo personalizado, se mostrará un error y será necesario agregarlo antes de poder guardar el registro.
PERMISOS: Solo los propietarios y administradores tienen acceso a este campo para exigir a los usuarios que rellenen un campo personalizado para guardar un registro.
Restringir el acceso
Los propietarios y administradores de la cuenta siempre tienen acceso completo para agregar, ver y editar campos personalizados.
Por defecto, los campos personalizados no tienen restricciones y los usuarios regulares pueden verlos y editarlos. Las restricciones de acceso se establecen para cada campo individualmente y se aplican únicamente a los usuarios regulares.
Marque la casilla para restringir el acceso y aplicar las restricciones.
A continuación, seleccione los roles para los campos "Roles editables" y "Roles visibles" . Los roles que no se hayan añadido a estos campos no podrán ver ni editar el campo personalizado.
- Haz clic en el botón Guardar .
Editar o eliminar campos personalizados
Utilice una estrategia a nivel de toda la organización y una buena planificación para evitar editar o eliminar campos personalizados siempre que sea posible, ya que estas acciones tienen consecuencias importantes.
Al editar un campo personalizado, cambiará el nombre que se muestra en la pantalla de Fleetio para el tipo de registro y en los informes. Sin embargo, NO cambiará el nombre del campo en la base de datos de Fleetio. Las plantillas de importación y los archivos CSV de exportación siempre se identificarán con el nombre original del campo. Esto protege la integridad de sus datos.
Además, no se pueden modificar los tipos de datos de un campo personalizado guardado. Si necesita cambiar el tipo, cree un nuevo campo personalizado, pero tenga en cuenta que no puede haber dos campos con el mismo tipo de registro y etiqueta en Fleetio.
Al eliminar un campo personalizado, este se eliminará de todos los registros asociados para todos los usuarios. Fleetio le pedirá que confirme esta acción. Si tiene un campo con el tipo de datos calculado, no podrá eliminar ningún campo personalizado utilizado para dicho cálculo.
NOTA: Los campos estándar (que aparecen como Creado por Fleetio) no se pueden editar ni eliminar.
Para editar o eliminar un campo personalizado:
En la sección Gestión de campos de la configuración de su cuenta, haga clic en el botón Más acciones que aparece al final de la fila:
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Introduzca o importe datos de campos personalizados
Una vez creados los campos personalizados, puede editar cualquier registro para introducir valores manualmente o importar datos, al igual que con cualquier campo de programa predefinido. Los tipos de datos de los campos personalizados requieren un tratamiento especial en la importación de datos.
Para obtener más información, consulte la Guía de importación de campos personalizados .
Informes y filtros con campos personalizados
Los campos personalizados funcionan como una opción de filtro en varias pantallas e informes de Fleetio. Haga clic en el botón Filtros para encontrar sus campos personalizados.
Los campos personalizados también están disponibles en los informes que coinciden con el tipo de registro especificado para el campo. Por ejemplo, los campos personalizados con el tipo de registro Vehículo aparecerán como filtros y columnas disponibles en el informe de Vehículos.
Filtros de informes de vehículos:
Columnas de informes de vehículos:
Campos personalizados del vehículo y tipos de registro asociados
Los campos personalizados con un tipo de registro de Vehículo también aparecerán como filtros y columnas disponibles en las páginas para los tipos de registro asociados con Vehículos:
| Asignación de vehículos Historial del medidor Lecturas de los neumáticos Asientos de gastos Dispositivos telemáticos |
Historial de inspección Calendario de inspección Formulario de inspección Asuntos Fallos |
Retiradas del mercado Recordatorios de servicio Recordatorios para la renovación del vehículo Historial de servicio Órdenes de trabajo |
Programas de servicio Historial de combustible Historial de carga Garantías |
Los campos personalizados de vehículos en la lista de filtros o columnas disponibles se ubicarán en la sección Vehículos y estarán etiquetados con un icono de campo personalizado .
Campo personalizado de vehículo como filtro en el índice de incidencias:
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Campo personalizado del vehículo como columna disponible:
