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PERMISOS: Solo los propietarios y administradores de cuentas pueden definir campos personalizados y establecer restricciones de acceso para usuarios regulares . Obtenga más información en el artículo "Roles y permisos de usuario" .
Fleetio ofrece numerosos campos de programa predefinidos para almacenar detalles de diversos registros de datos. Si desea realizar un seguimiento de información adicional , los campos personalizados le ofrecen un lugar para almacenar y reportar estos valores.
Los campos personalizados están disponibles para contactos, herramientas, entradas de gastos, entradas de combustible, problemas, piezas, detalles de compra, órdenes de compra, entradas de servicio, vehículos, asignaciones de vehículos, recordatorios de renovación de vehículos, proveedores y órdenes de trabajo.
IMPORTANTE: La cantidad de campos personalizados disponibles varía según su plan de Fleetio. Los campos personalizados no están disponibles en el plan Essential. El plan Professional incluye 50 campos personalizados. Todos los demás planes de Fleetio incluyen campos personalizados ilimitados.
NOTA: Si sus usuarios utilizan Fleetio Go en español, los campos personalizados creados en inglés no se traducirán y aparecerán en inglés. Obtenga más información en Fleetio Go en español para administradores .
Agregar campos personalizados
IMPORTANTE: Use estrategia y planificación para evitar cambiar los campos personalizados siempre que sea posible. Consulte la sección "Editar o eliminar campos personalizados" de este artículo para comprender las importantes consecuencias de los cambios en los campos personalizados.
Para agregar un campo personalizado:
- Vaya al menú de su cuenta y seleccione Configuración.
- En la barra lateral de Configuración, haga clic en Administración de campos en la sección Organización.
- Seleccione el tipo de registro para el campo personalizado en la parte superior de la página, luego haga clic en el botón + Agregar campo .
- Complete el formulario Agregar campo :
Tipo de registro
Seleccione el tipo de registro. Si desea el mismo campo personalizado para vehículos y herramientas, cree dos campos personalizados independientes, uno para cada tipo de registro.
Tipo de vehículo
Si selecciona el tipo de registro "Vehículo", podrá seleccionar tipos de vehículos para el campo personalizado. Si lo selecciona, el campo personalizado aparecerá en las páginas de detalles de los tipos de vehículos seleccionados, al agregarlos o editarlos, y en los tipos de registro asociados.
Por ejemplo, si selecciona los tipos de vehículo "Pick-up" y "Camioneta utilitaria", el campo personalizado solo aparecerá en vehículos con un tipo de vehículo "Pick-up" o "Camioneta utilitaria".
Categoría
El campo Categoría aparece al agregar un campo personalizado de Vehículo, Contacto o Herramienta. Es necesario para organizar los campos en grupos lógicos para la Gestión de Campos.
Tipo de datos
Define el tipo de datos que este campo debe admitir. Una vez guardado, los tipos de datos de un campo personalizado no se pueden modificar. Las opciones incluyen:
- Texto : permite a los usuarios ingresar libremente cualquier valor de texto
- Casilla de verificación : permite a los usuarios marcar ENCENDIDO y APAGADO, mostrando una casilla marcada cuando está ENCENDIDO
- Fecha : permite a los usuarios almacenar fechas con el formato correcto
- Menú desplegable : le permite especificar una lista de valores, representada como una selección desplegable estándar
NOTA: Los campos de datos de tipo casilla de verificación se mostrarán como Verdadero/Falso en las exportaciones CSV y los informes PDF
SUGERENCIA: Los tipos de datos de casilla de verificación y desplegable para campos personalizados de vehículos se pueden usar como condiciones para que los conjuntos de registros administren el acceso de los usuarios a vehículos específicos. Obtenga más información en el artículo sobre conjuntos de registros .
Valores (solo para el tipo de datos desplegable)
Esto le permite definir los valores que se mostrarán a los usuarios en la lista desplegable. Introduzca cada valor en su propia línea.
NOTA: El tipo de dato desplegable es útil para la integridad de los datos. Se proporcionan todas las opciones posibles para mostrar en la lista, y los usuarios solo podrán seleccionar entre estas opciones.
Etiqueta
Un título o nombre para el campo personalizado. La etiqueta debe ser única; no se pueden tener dos campos personalizados con el mismo tipo de registro y etiqueta.
Descripción
Detalles adicionales opcionales. Las descripciones aparecen como texto pequeño debajo del campo en la mayoría de las pantallas de Agregar/Editar o como texto al pasar el cursor sobre la etiqueta.
Requerir campo personalizado
Para requerir un campo personalizado específico, marque la casilla junto a "Obligatorio" . Cualquier usuario con acceso de edición al registro debe agregar un valor para el campo personalizado requerido al crearlo o editarlo para poder guardarlo. Si no se ingresa el campo personalizado, recibirá un error y deberá agregar un valor para poder guardar el registro.
PERMISOS: Solo los propietarios y administradores tienen acceso a este campo para requerir que los usuarios completen un campo personalizado para poder guardar un registro.
Restringir el acceso
Los propietarios y administradores de cuentas siempre tienen acceso completo para agregar, ver y editar campos personalizados.
De forma predeterminada, los campos personalizados no tienen restricciones y los usuarios normales pueden verlos y editarlos. Las restricciones de acceso se establecen por campo y se aplican solo a los usuarios normales.
Marque la casilla Restringir acceso para aplicar restricciones.
A continuación, seleccione los roles para los roles editables y visibles . Los roles que no se incluyan en estos campos no podrán ver ni editar el campo personalizado.
- Haga clic en el botón Guardar .
Editar o eliminar campos personalizados
Utilice una estrategia a nivel de toda la organización y una buena planificación para evitar editar o eliminar campos personalizados siempre que sea posible, ya que estas acciones tienen consecuencias importantes.
Editar un campo personalizado cambiará el nombre que se muestra en la pantalla de Fleetio para el tipo de registro y en los informes. Sin embargo, NO cambiará el nombre del campo en la base de datos de Fleetio. Las plantillas de importación y los archivos CSV de exportación siempre se identificarán con el nombre original del campo. Esto protege la integridad de sus datos.
Además, no se pueden modificar los tipos de datos de un campo personalizado guardado. Si necesita cambiar el tipo, cree un nuevo campo personalizado, pero tenga en cuenta que no puede haber dos campos con el mismo tipo de registro y etiqueta en Fleetio.
Eliminar un campo personalizado lo eliminará de todos los registros asociados para todos los usuarios. Fleetio le solicitará confirmación.
NOTA: Los campos estándar (mostrados como Creados por Fleetio) no se pueden editar ni eliminar.
Para editar o eliminar un campo personalizado:
En Administración de campos, en la Configuración de su cuenta, haga clic en el botón Más acciones al final de la fila:
Gestión de campo
La Gestión de Campos consolida todos sus campos estándar y personalizados en un único índice de búsqueda. Con la Gestión de Campos, puede personalizar el diseño de la página de detalles de Vehículos, Contactos y Herramientas creando secciones y eligiendo el orden en que aparecen los campos.
Haga clic aquí para obtener más información sobre la gestión de campo .
Ingresar o importar datos de campos personalizados
Después de crear campos personalizados, puede editar cualquier registro para introducir valores manualmente o importar datos, como lo haría con cualquier campo predefinido del programa. Los tipos de datos de los campos personalizados requieren un manejo especial en la importación de datos.
Obtenga más información en la Guía de importación de campos personalizados .
Informes y filtros con campos personalizados
Los campos personalizados sirven como opción de filtro en varias pantallas e informes de Fleetio. Haga clic en el botón Filtros para encontrar sus campos personalizados.
Los campos personalizados también están disponibles en los informes que coinciden con el tipo de registro especificado. Por ejemplo, los campos personalizados con el tipo de registro de vehículo aparecerán como filtros y columnas disponibles en el informe de vehículos.
Filtros de informes de vehículos:
Columnas del informe de vehículos:
Campos personalizados del vehículo y tipos de registros asociados
Los campos personalizados con un tipo de registro de vehículo también aparecerán como filtros y columnas disponibles en las páginas para los tipos de registro asociados con vehículos:
| Asignación de vehículos Historial del medidor Lecturas de neumáticos Entradas de gastos Dispositivos telemáticos |
Historial de inspección Programa de inspección Formulario de inspección Asuntos Fallas |
Recuerda Recordatorios de servicio Recordatorios de renovación de vehículos Historial de servicio Órdenes de trabajo |
Programas de servicio Historial de combustible Historial de carga Garantías |
Los campos personalizados del vehículo en la lista de filtros o columnas disponibles se ubicarán en la sección Vehículos y estarán etiquetados con un ícono de campo personalizado .
Campo personalizado de vehículo como filtro en el índice de problemas:
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Campo personalizado de vehículo como columna disponible:
