Con Fleetio Automations, puedes configurar flujos de trabajo basados en lógica que automatizan tareas clave dentro de Fleetio. Estos flujos de trabajo están diseñados para gestionar acciones repetitivas, agilizar los tiempos de respuesta y, en definitiva, liberar tiempo para que tu equipo se centre en actividades de mayor valor.

Configuración de usuario

Por defecto, todos los administradores tendrán las automatizaciones habilitadas.

Si desea habilitar o deshabilitar el acceso a las automatizaciones para un administrador:

1. Ve al menú de tu cuenta y selecciona Gestión de usuarios .

2. Seleccione el usuario que desea modificar y haga clic en el botón Editar en su página de Detalles.

3. En la sección Administración, marque o desmarque Gestionar automatizaciones para habilitar o deshabilitar el acceso. Puede cambiar esta configuración en cualquier momento.

4. Haz clic en el botón Guardar contacto para guardar los cambios.

Acerca de las automatizaciones

La automatización se utiliza para optimizar las tareas y los procesos repetitivos de tu rutina diaria. Al automatizar las tareas manuales en Fleetio, puedes mejorar la eficiencia de tu flota y reducir los errores en diversos procesos.

Las automatizaciones se componen de tres partes: Disparadores , Condiciones y Acciones . Sigue leyendo para obtener más información sobre estas partes.

Desencadenantes

Los disparadores son los eventos que ocurren dentro de Fleetio para iniciar su automatización, y constan de dos partes: el tipo de registro y el tipo de disparador .

Tipo de registro

El tipo de registro es un registro de Fleetio que, al modificarse según el tipo de activador, iniciará la automatización. Los tipos de registro disponibles actualmente para las automatizaciones son:

• Orden de trabajo
• Entrada de servicio
• Falla
• Asunto
• Orden de compra : disponible solo con planes Premium.
• Evento de geocerca
• Vehículo

Tipo de disparador

El tipo de activador es el cambio en el tipo de registro seleccionado que activará el inicio de la automatización. Los tipos de activador incluyen acciones como:

• Creado : cuando se crea un nuevo registro.
• Actualizado : cuando se actualiza un registro existente.
• Creado o actualizado : cuando se crea un nuevo registro o se actualiza uno existente.
• Eliminado - Cuando se elimina un registro

Por ejemplo, en la imagen siguiente, la automatización se activaría para que comience cuando se cree o actualice una orden de compra .

Condiciones

Las condiciones son reglas opcionales que deben cumplirse para que se ejecuten las acciones de automatización. Las condiciones disponibles son campos, incluidos los campos personalizados , que se determinan según el tipo de registro que haya seleccionado como desencadenante.

Se pueden combinar varias condiciones dentro de una misma automatización utilizando la lógica AND u OR para crear automatizaciones más complejas.

Por ejemplo, la automatización del vehículo solo se ejecuta si:

• El estado del vehículo es Fuera de servicio, En taller o Inactivo.
  Y
• El Grupo de Vehículos está ubicado en Atlanta o Birmingham.
  

La tabla que aparece a continuación muestra si la automatización se activa en función de estas condiciones.

Comportamiento

Las acciones son las operaciones que la automatización ejecutará cuando se cumplan tanto el desencadenador como las condiciones. Las acciones disponibles están determinadas por el desencadenador que hayas configurado y constan de dos partes: el tipo de registro y el tipo de acción .

Tipo de registro

El tipo de registro es el registro de Fleetio que se actualizará cuando se ejecute la automatización.

Tipo de acción

El tipo de acción es la acción que la automatización ejecutará cuando se cumplan el desencadenador y las condiciones. Los tipos de acción pueden incluir:

• Actualizar campo : actualiza el campo seleccionado con un valor seleccionado.
• Agregar comentario : deja un comentario sobre el tipo de registro seleccionado (ver más abajo).
• Enviar correo electrónico : Envía un correo electrónico a los destinatarios seleccionados (ver más abajo).
• Crear registro : crea un nuevo registro para el tipo de registro seleccionado (ver más abajo).

Por ejemplo, en la imagen siguiente, cuando se ejecute esta automatización, ocurrirá lo siguiente:

1. Actualizar campo (tipo de acción) en la orden de compra (tipo de registro)
2. El campo que se actualizará es Estado
3. El valor de ese campo se reemplazará por - Aprobado

En otras palabras, la automatización actualizará el campo Estado (b) de la Orden de Compra (a) a Aprobado (c).

Agregar acción de comentario

La acción "Agregar comentario" añadirá automáticamente un comentario al tipo de registro seleccionado cuando se ejecute la automatización. Comparte información y mantén a tu equipo al tanto sin necesidad de realizar un seguimiento manual.

Agregar comentarios también permite mencionar a otros usuarios .

Enviar acción de correo electrónico

El tipo de acción "Enviar correo electrónico" enviará automáticamente un correo electrónico a los destinatarios seleccionados cuando se ejecute la automatización.

1. Seleccione los destinatarios del correo electrónico.
2. Ingrese el asunto del correo electrónico.
3. Introduzca el contenido del correo electrónico

Insertar variables

Las variables son cadenas de texto que puede utilizar con la acción "Enviar correo electrónico" y que se reemplazarán con información de Fleetio, como el estado de un vehículo o un enlace a un número de orden de trabajo.

• Por ejemplo, la variable {{ work_order.number }} se reemplazaría con un enlace a la nueva Orden de Trabajo creada en su Automatización.

Para insertar una variable en tu correo electrónico:

1. Haga clic en Insertar variables (d) para abrir la lista de variables.
2. Haz clic en el icono Copiar al portapapeles (e) que aparece junto a la variable.
3. Pegue la variable en los campos Asunto o Contenido del correo electrónico (f)

Crear acción de registro

La acción "Crear registro" creará un nuevo registro según el tipo de registro seleccionado.

Para configurar la automatización para crear un registro de Orden de Trabajo:

1. Configure su activador con el tipo de registro de incidencia y el tipo de activador creado.

2. Agregar condiciones opcionales
   • Por ejemplo, es posible que desee crear un registro de Orden de trabajo solo si la Prioridad del problema es Crítica o Alta:

3. Configura tu acción como se muestra a continuación:
   1. Establezca el tipo de registro en Orden de trabajo
   2. Establezca el tipo de activador en Crear registro
   3. Seleccione un estado para la nueva orden de trabajo.
      • Tenga en cuenta que solo están disponibles los estados de órdenes de trabajo incompletas.
   4. (opcional) Seleccione un usuario para asignar a la orden de trabajo.

Cuando se crea un registro de Orden de trabajo mediante una automatización, los siguientes campos de la nueva Orden de trabajo se rellenan automáticamente en función del evento desencadenante:

• Vehículo : seleccionado en función del activo seleccionado para el evento desencadenante.
• Fecha de emisión : se establece en la fecha del evento desencadenante.
• Hora de emisión : se establece en la hora del evento desencadenante.
• Emitido por - Configurado para Fleetio Automation

Resolución de errores

Algunas combinaciones de Disparador y Acción pueden requerir que se establezca una Condición específica para que la Automatización se ejecute correctamente. Si este es el caso, verá un mensaje al agregar una Acción:

Si intentas guardar una automatización que contiene errores, no se guardará y se te mostrará un mensaje que te pedirá que soluciones los errores:

Al hacer clic en el botón Resolver error , se corregirán automáticamente todos los errores en su flujo de automatización.

Creación de una automatización

Puedes crear nuevas automatizaciones desde cero o utilizando una plantilla. Encontrarás instrucciones para ambos métodos en el artículo «Creación de una automatización» .

Automatizaciones con geocercas

Seleccionar el evento de geocerca como activador de automatización le permite especificar acciones que se aplicarán cuando un vehículo entre o salga de una geocerca, como por ejemplo, establecer el estado del vehículo como "en taller" cuando entre en el radio de la geocerca de un taller.

Los ejemplos que se muestran a continuación ilustran automatizaciones que cambian el estado de un vehículo cuando entra o sale del radio de acción de una tienda.

Cómo introducir el radio de una tienda

Este ejemplo muestra una automatización que cambia el estado de un vehículo a "En taller" cuando entra en el radio de un taller. Los activadores, las condiciones y las acciones están configurados como se muestra a continuación:

1. El activador está configurado para que se active cuando se cree un evento de geocerca.
2. La condición uno está configurada para establecer un lugar de evento de geocerca junto con el lugar (en este ejemplo, Tienda principal - Sitio Crestwood ).
3. La condición dos está configurada como Tipo de evento de geocerca y se ha introducido.
4. La acción está configurada para actualizar el estado del activo a "En tienda".

Salir del radio de una tienda

Este ejemplo muestra una automatización que cambia el estado de un vehículo a Activo cuando sale del radio de una tienda. Los activadores, las condiciones y las acciones están configurados como se muestra a continuación:

1. El activador está configurado para que se active cuando se cree un evento de geocerca.
2. La condición uno está configurada para establecer un lugar de evento de geocerca junto con el lugar (en este ejemplo, Tienda principal - Sitio Crestwood ).
3. La condición dos está configurada como Tipo de evento de geocerca y Salido.
4. La acción está configurada para actualizar el estado del activo a activo.

Índice de automatizaciones

Puedes acceder al Índice de automatizaciones haciendo clic en Automatizaciones en el menú de tu cuenta .

En el Índice de automatizaciones, puede ver información sobre cada una de las automatizaciones que ha creado, así como:

1. Haz clic en las pestañas para ver todas las automatizaciones o las archivadas.
2. Utilice la función de búsqueda y filtros para filtrar la lista.
3. Haz clic en el botón Más acciones para ver , editar , hacer una copia , deshabilitar/habilitar o archivar una automatización.

Haz clic en una automatización existente para ver más detalles y consultar un resumen de los pasos, el historial de ejecución y la actividad.

También puede tomar las siguientes medidas:

4. Utilice el interruptor en la parte superior de la página para activar o desactivar la automatización.
5. Haga clic en el botón Más acciones para archivar la automatización o ver el historial de registros.
6. Haz clic en el botón Editar para realizar cambios en la automatización.

También puede acceder a las automatizaciones desde cualquier índice de registros que tenga las automatizaciones habilitadas.

Haz clic en el menú desplegable Automatizaciones para ver las automatizaciones que se activan con el registro en el que te encuentras, agregar una automatización o ver todas las automatizaciones.