Ajouter et inviter des utilisateurs individuels

Cet article fournit des instructions rapides pour ajouter des utilisateurs individuellement . Si vous souhaitez ajouter plusieurs utilisateurs simultanément, vous pouvez gagner du temps et économiser vos efforts de saisie en utilisant la fonction « Ajouter plusieurs utilisateurs » .

Ajouter un utilisateur

1. Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation latérale.
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un contact .

3. Remplissez les sections Informations de base et Accès utilisateur (les deux sont obligatoires).

Informations de base

1. Veuillez remplir le formulaire avec les informations concernant l'utilisateur. Le prénom , l'adresse e-mail et le groupe sont des champs obligatoires pour les nouveaux utilisateurs.
2. (facultatif) Choisissez les classifications pour votre utilisateur.
   • Pour attribuer des ressources à un utilisateur, cochez la case Opérateur .
   • Si vous souhaitez affecter l'utilisateur en tant que technicien sur les ordres de travail, cochez la case Technicien .
   • Utilisez la case à cocher « Employé » pour indiquer si l’utilisateur est un employé de votre organisation.

Accès utilisateur

1. Sélectionnez « Activer l’accès à Fleetio » . Cela permettra à l’utilisateur de se connecter à Fleetio.
2. Vous pouvez soit envoyer l'invitation par e-mail, soit créer un nom d'utilisateur et un mot de passe.
   • Si vous choisissez l'option Courriel , l'utilisateur recevra un courriel d'invitation contenant les instructions pour créer son mot de passe.
     • Cochez la case « Retarder l’envoi de l’invitation par e-mail » si vous souhaitez envoyer l’invitation manuellement .
   • Si vous choisissez Nom d'utilisateur/Mot de passe , Fleetio vous permet de définir un mot de passe initial et temporaire pour l'utilisateur, que vous pouvez saisir vous-même ou générer automatiquement.
3. (Facultatif) Sélectionnez une langue pour cet utilisateur.

Type d'utilisateur et autorisations

Sélectionnez le type d'utilisateur et ses autorisations. Les utilisateurs peuvent être des utilisateurs standard ou des administrateurs . Pour en savoir plus, consultez la présentation de la gestion des utilisateurs .

• Un utilisateur standard se voit attribuer un rôle et des ensembles d'enregistrements afin de contrôler les actions qu'il peut effectuer dans Fleetio et les enregistrements qu'il peut gérer.
• Un administrateur peut créer, modifier et supprimer tous les types d'enregistrements et peut se voir accorder l'accès à des paramètres de compte spécifiques.

Utilisateur régulier

Si vous ajoutez un utilisateur standard :

1. Sélectionnez Utilisateur normal .
2. Choisissez leur rôle utilisateur dans le menu déroulant « Rôle » . Ce rôle détermine les actions qu’ils peuvent effectuer dans Fleetio, comme consulter, créer, modifier ou supprimer certains enregistrements.
3. Déterminer les ensembles d'enregistrements de l'utilisateur. Les ensembles d'enregistrements déterminent les types d'enregistrements auxquels l'utilisateur peut accéder, tels que les véhicules et les formulaires d'inspection.

Par défaut, votre compte inclut quelques ensembles d'enregistrements, comme Accès complet ou Aucun accès. Si vous avez utilisé un ensemble d'enregistrements personnalisé pour un utilisateur existant, celui-ci apparaîtra dans le menu déroulant.

Administrateur

Si vous ajoutez un administrateur, sélectionnez Administrateur .

Ensuite, choisissez leurs autorisations d'administration et d'accès utilisateur :

Administration

Vous pouvez accorder trois types d'accès :

• Complet , qui confère à l'Administration toutes les autorisations de cette catégorie.
• Certaines vous permettent de choisir les autorisations auxquelles vous souhaitez accorder l'accès.
• Aucun , ce qui signifie que l'administrateur n'aura accès à aucune autorisation pour cette catégorie.

Pour les administrateurs, il existe deux grandes catégories d'autorisations : les autorisations d'administrateur et les autorisations et accès utilisateur.

Les autorisations d'administrateur sont les suivantes :

• Gérer les paramètres généraux - Gérer le nom, l'adresse, les paramètres régionaux, les unités de mesure et les paramètres fiscaux du compte
• Gérer les abonnements et les informations de facturation - Gérer le plan d'abonnement et les détails de facturation du compte
• Exporter toutes les données du compte - Exportez et téléchargez toutes les données du compte dans une feuille de calcul
• Gérer les groupes - Créer, mettre à jour et supprimer des groupes
• Gérer les webhooks - Créer, mettre à jour et supprimer les paramètres et les événements des webhooks
• Gérer les intégrations - Créer, mettre à jour et supprimer les intégrations de carburant et télématiques
• Gérer les liens d'intégration - Créer, mettre à jour et supprimer des liens vers des sites Web externes pour les véhicules et les contacts
• Gérer les connecteurs SAML - Créer, mettre à jour et supprimer les paramètres d'authentification unique
• Gérer les paramètres de sécurité - Personnaliser les exigences en matière de mot de passe et les paramètres de délai d'expiration

En ce qui concerne le groupe Autorisations et accès utilisateur, il n'existe qu'un seul type d'autorisation :

• Gestion des utilisateurs et des rôles : activez ou désactivez l’accès des utilisateurs aux contacts, modifiez leurs paramètres de notification et gérez les rôles.

Informations de contact, données personnelles et champs personnalisés

Les champs « Informations de contact » et « Détails personnels » sont facultatifs et permettent d’ajouter des informations supplémentaires sur l’utilisateur, telles que son numéro de téléphone, son titre professionnel ou son numéro d’employé.

Selon leur configuration dans les paramètres de votre compte, certains champs personnalisés peuvent être obligatoires. Consultez la section « Champs personnalisés » pour plus d’informations.

Prochaines étapes

Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer les coordonnées .

L'utilisateur recevra un courriel d'invitation contenant un lien pour se connecter à Fleetio. Tous les utilisateurs doivent accepter l'invitation pour être ajoutés à un nouveau compte. Tant qu'ils n'ont pas accepté, leur statut reste « Invité » . 

Si vous avez choisi l'option « Courriel » pour les informations de connexion et que vous n'avez pas coché la case « Différer l'invitation », l'utilisateur recevra automatiquement une invitation par courriel contenant un lien pour créer un mot de passe. Si vous avez coché la case « Différer l'invitation », veuillez consulter les instructions ci-dessous pour envoyer un courriel d'invitation.

Si vous avez choisi Nom d'utilisateur/Mot de passe comme informations de connexion , vous pouvez maintenant fournir à l'utilisateur ses identifiants.

Inviter un utilisateur existant

Si vous devez envoyer une invitation à un utilisateur :

1. Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation latérale.
2. Repérez l'utilisateur et cliquez sur son nom pour afficher son profil utilisateur.
3. Cliquez sur le bouton Envoyer l'invitation de compte .