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PERMISSIONS: Les administrateurs et les propriétaires ont accès à toutes les fonctionnalités d'inspection. Pour les utilisateurs réguliers, les autorisations sont limitées par les rôles, par exemple, ils ne peuvent soumettre des inspections que pour les Véhicules auxquels ils ont accès.
Ceci est une introduction aux formulaires d'inspection dans Fleetio. Les formulaires d'inspection peuvent être utilisés pour les inspections, mais ils peuvent également servir à collecter des informations pour les processus liés aux formulaires, tels que la documentation des dommages causés par un accident ou les vérifications générales des véhicules.
Avec les inspections électroniques, vous pouvez suivre le temps qu'il faut à un utilisateur pour remplir un formulaire, joindre des photos et des commentaires, et utiliser des flux de travail pour que, lorsqu'il y a un problème, Fleetio fasse le travail nécessaire pour le porter à votre attention.
Formulaires d'inspection
Les formulaires d'inspection sont créés dans l'application web. Si votre équipe utilise déjà des procédures d'inspection existantes, vous pouvez créer des formulaires de A à Z ou utiliser votre propre modèle. Les inspections offrent de nombreuses options de personnalisation : listes déroulantes, contrôles de conformité, exigences photographiques, etc. Vous pouvez également choisir parmi les modèles disponibles dans Fleetio et les adapter à vos besoins.
Pour créer un formulaire d'inspection :
1. Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale et sélectionnez Formulaires
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un formulaire d'inspection en haut à droite.
3. Remplissez les détails du formulaire, sélectionnez si vous souhaitez copier un modèle, puis cliquez sur Enregistrer le formulaire d'inspection.
4. Ajoutez vos éléments d'inspection, puis cliquez sur le bouton Enregistrer le formulaire d'inspection .
Une fois le formulaire créé, vous pouvezl'activer pour les véhicules ou ajouter des flux de travail pour déclencher certaines actions, comme une notification ou des changements de statut du véhicule.
CONSEIL : Vous trouverez des instructions détaillées pour créer un nouveau formulaire d'inspection dans l'article Inspections - Formulaires .
Flux de travail
Les flux de travail utilisent des instructions conditionnelles (si-alors) pour déclencher des actions spécifiques. Par exemple, si un formulaire est soumis, un e-mail est envoyé à certains utilisateurs. Vous pouvez ajouter des flux de travail après avoir créé un formulaire d'inspection.
Par défaut, tous les nouveaux formulaires incluent un flux de travail qui créera un problème dans Fleetio lorsqu'un élément d'inspection échoue.
Pour modifier ou ajouter des flux de travail après l'enregistrement d'un formulaire d'inspection, cliquez sur l'onglet Flux de travail du formulaire d'inspection.
Cliquez sur + Ajouter un flux de travail pour créer un nouveau flux de travail, ou cliquez sur le bouton Plus d'actions et sélectionnez Modifier pour modifier un flux de travail existant.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article Inspections - Créer des flux de travail .
Véhicules et horaires
Une fois le formulaire d'inspection créé, il doit être activé pour les véhicules. Sinon, il ne s'affichera pas lors de la réalisation d'une inspection.
Il existe deux façons d'activer les formulaires : une règle de formulaire d'inspection ou une substitution manuelle .
AUTORISATIONS : Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent activer les formulaires en utilisant l’une ou l’autre méthode, mais tout utilisateur régulier autorisé à gérer les calendriers ne peut que remplacer manuellement les calendriers d’inspection.
Les calendriers vous permettent de fixer une date pour l'inspection et de recevoir des notifications lorsqu'une inspection est « Prochainement prévue » ou « En retard ».
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article « Inspections - Gestion des véhicules et des calendriers » .
Soumissions d'inspection
La plupart des utilisateurs soumettront les formulaires via l' application mobile Fleetio Go , mais vous pouvez également remplir un formulaire d'inspection via l'application web ou l'imprimer. Les formulaires d'inspection ne sont disponibles que s'ils ont été activés pour un véhicule. Une fois l'inspection soumise, seuls le véhicule et l'entrée du compteur peuvent être modifiés via l'application web.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez ces deux articles :
Depuis la page Formulaires , imprimez une copie en cliquant sur le bouton Plus d'actions du formulaire, puis sur Imprimer . Les formulaires imprimés peuvent s'avérer utiles pour la formation ou si vous souhaitez partager le formulaire avec une personne n'ayant pas accès à Fleetio.
Modification des soumissions d'inspection
Fleetio vous permet de modifier UNIQUEMENT les informations relatives au véhicule et au compteur dans une déclaration d'inspection.
REMARQUE : Avant de modifier le véhicule, vous devez supprimer tous les problèmes déjà créés à partir des défaillances d’éléments et/ou des affectations créées à l’aide d’un flux de travail.
Sur la page de soumission d'inspection, placez votre curseur sur le champ « Véhicule » ou « Entrée du compteur », puis cliquez sur l' icône Modifier . Sélectionnez un nouveau véhicule dans le menu déroulant ou saisissez la nouvelle entrée du compteur, puis cliquez sur le bouton Enregistrer .
IMPORTANT : Si vous modifiez le véhicule, les modifications apportées par les flux de travail ne seront pas annulées. Par exemple, si le statut du véhicule est modifié par un flux de travail, il faudra le rétablir manuellement à son statut d’origine.
Durée de l'inspection
Fleetio enregistre le temps nécessaire à un utilisateur pour effectuer une inspection. Pour suivre ce temps, la durée de chaque inspection soumise est indiquée dans l'historique des inspections, accessible en sélectionnant « Historique des inspections » dans la section « Inspections » du menu latéral gauche.
Le chronomètre d'une inspection se déclenche lorsque l'utilisateur répond au premier champ du formulaire, par exemple en saisissant un relevé de compteur. Il s'arrête lorsque l'utilisateur clique sur « Soumettre ». Si, à tout moment pendant l'inspection, l'utilisateur clique sur « Redémarrer » , le chronomètre est remis à zéro.
Suppression en masse des inspections
Fleetio vous permet de supprimer en masse les enregistrements de votre historique d'inspection. Les anciens enregistrements d'inspection devenus inutiles peuvent être facilement supprimés en quelques clics.
CONSEIL : Pour faciliter la suppression en masse, vous pouvez filtrer ou modifier le regroupement des inspections que vous souhaitez supprimer.
Consultez la section « Actions groupées » dans Fleetio pour en savoir plus.
Rapports d'inspection
Plusieurs écrans et rapports de listes d'inspections vous permettent de suivre les inspections en retard, les soumissions et les défaillances d'articles.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article sur les rapports d'inspection .
Inspections dans Fleetio Go
Cette section fournit des informations utiles à garder à l'esprit lorsque les utilisateurs soumettent des inspections avec Fleetio Go .
Les utilisateurs réguliers, tels que les conducteurs, peuvent en apprendre davantage sur la réalisation d'inspections dans Fleetio Go en consultant la section « Soumettre des inspections dans Fleetio Go » .
AUTORISATIONS : Les propriétaires et administrateurs de compte peuvent soumettre des inspections. Les utilisateurs standard doivent disposer de l’autorisation « Soumettre des inspections » via les rôles , et leurs dossiers doivent inclure un accès en modification pour le véhicule concerné. L’autorisation de soumettre des inspections inclut également la possibilité de consulter les problèmes résolus suite à des inspections précédentes.
Si un utilisateur saisit une valeur de compteur incorrecte ou soumet un rapport d'inspection pour le mauvais véhicule, il ne peut pas effectuer les corrections nécessaires dans Fleetio Go. Ces modifications ne peuvent être effectuées que via l'application web. Consultez la section « Modifier les rapports d'inspection » ci-dessus pour obtenir des instructions.
Lorsque les utilisateurs soumettent des éléments d'inspection, ces actions sont enregistrées dans l' activité relative aux problèmes , consultable dans l'application Web Fleetio sur la page de détails du problème.
