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L'intégration des cartes carburant WEX synchronise directement les données de transaction de carburant des cartes carburant WEX dans Fleetio, vous faisant gagner du temps en éliminant la nécessité de saisir manuellement les données.
IMPORTANT:
- WEX facture des frais d'accès mensuels de 9,99 $ par compte.
- L'intégration WEX est disponible pour les clients de Fleetio aux États-Unis et au Canada.
- Les transactions WEX avec des codes produits spécifiques sont importées en tant qu'entrées de carburant Fleetio.
- WEX Fleet One est pris en charge via l'intégration de la carte carburant EFS.
- L'intégration WEX n'est PAS disponible pour :
- Clients internationaux hors des États-Unis et du Canada
- T-CHEK
- Veuillez soumettre vos suggestions de fournisseurs ICI !
Pour en savoir plus sur les cartes carburant pouvant être intégrées à Fleetio, consultez la section Cartes carburant prises en charge ou utilisez notre outil de recherche de cartes carburant .
REMARQUE : L’intégration Fleetio WEX ne prend pas en charge les hiérarchies de comptes. Elle doit être configurée uniquement avec le compte principal (compte WEX de niveau 1). Les niveaux 2 à 9 ne sont pas pris en charge.
Fonctionnalités incluses
- Les transactions par carte carburant sont importées automatiquement chaque jour. Plus besoin de saisir manuellement les reçus de carburant ni de télécharger et d'importer des fichiers CSV.
- Des entrées de carburant sont créées pour les transactions comportant des codes produits spécifiques, afin que seuls les coûts liés au carburant soient comptabilisés et calculés.
- Des indicateurs comme la consommation de carburant et le coût au kilomètre sont calculés pour chaque transaction. Analysez facilement la consommation sous tous ses aspects : par véhicule, par lieu, par type de véhicule, etc. Définissez une période pour générer des rapports sur un créneau horaire précis.
- Fleetio détectera les relevés de compteur invalides et les annulera automatiquement. Vous recevrez quotidiennement une notification par e-mail concernant les entrées de carburant annulées , avec des liens rapides pour les corriger facilement.
Planification d'importation/de mise à jour
L'importation des données s'effectue automatiquement toutes les heures, mais les transactions peuvent prendre 1 à 2 jours ouvrables après le passage de la carte pour apparaître sur votre compte Fleetio.
Les données de transaction ne sont pas fournies le week-end ; par conséquent, les paiements par carte effectués le samedi et le dimanche connaîtront un léger retard.
Configurer l'intégration de la carte carburant WEX
REMARQUE : Munissez-vous de votre numéro de compte WEX avant de commencer.
- La plupart des comptes WEX sont des numéros à 13 chiffres commençant par 04, 69, 369, 2960, 1960 et 7560.
- Certains numéros de compte ExxonMobil sont des nombres à 10 chiffres commençant par 369 .
Pour commencer la configuration :
- Cliquez sur Intégrations dans la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur Mes intégrations (a) dans la barre latérale du répertoire des intégrations.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter une intégration (b) en haut à droite et sélectionnez Intégration de carburant .
- Cliquez sur WEX dans la liste des fournisseurs de cartes carburant, puis sur Connecter WEX .
- Saisissez votre numéro de compte WEX , puis cliquez sur Ajouter un compte de carte carburant WEX .
- Remplissez les formulaires électroniques à l'aide de HelloSign . Cliquez sur le bouton « Commencer » pour signer numériquement les formulaires d'autorisation de données WEX, qui seront ensuite envoyés à WEX pour traitement.
- Suivez les instructions pour terminer le processus.
IMPORTANT : La configuration de WEX peut prendre de 7 à 10 jours ouvrables. Les numéros de compte commençant par 0460, 0467, 0473 ou 0478 peuvent nécessiter sept jours ouvrables supplémentaires , car ils requièrent un traitement par un tiers.
L'état de votre intégration s'affichera à côté de votre numéro de compte WEX sur la page Intégrations.
- La vérification en ligne confirme que l'installation est terminée.
- La mention « Configuration en cours » indique que vous avez signé les formulaires et que WEX est en train de finaliser la configuration.
- La mention « En attente de signature » indique que vous devez encore remplir le formulaire électronique. Cliquez sur le bouton « Signer l’autorisation de divulgation des données » pour continuer.
Une fois l'intégration activée, la configuration est terminée et vous pouvez accéder aux affectations de cartes et les gérer depuis la vignette d'intégration WEX dans Fleetio. Nous vous recommandons toutefois de vérifier ou de modifier les codes produits afin d'identifier les transactions WEX qui seront importées en tant qu'entrées de carburant dans Fleetio.
Saisie automatique des relevés de compteur
Par défaut, Fleetio crée des entrées de compteur pour chaque transaction par carte carburant, mais vous pouvez désactiver l'annulation automatique de ces entrées via l'intégration carburant. Il est possible de les rétablir manuellement si nécessaire.
REMARQUE : Les compteurs annulés pour les entrées de carburant empêcheront le calcul de certaines données, telles que le MPG.
Pour annuler automatiquement les relevés de compteur :
- Cliquez sur Intégrations dans la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur « Mes intégrations » dans la barre latérale du répertoire des intégrations.
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions pour le compte WEX et sélectionnez Modifier .
- Cochez la case « Annulation automatique des entrées du compteur » .
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Une fois activée, Fleetio annulera automatiquement les entrées de compteur de cette intégration de carburant avec pour motif d'annulation « Source de compteur désactivée ».
Si vous devez annuler une inscription de compteur, suivez la procédure décrite dans la section « Inscription de compteur - Marquer comme annulée, Annuler la marque comme annulée » .
Codes produits WEX Fuel
Bien que les cartes WEX puissent être utilisées pour divers services et dépenses, Fleetio n'importe que les transactions de carburant associées à des codes produits spécifiques. Ces codes produits garantissent l'exactitude des calculs de carburant dans Fleetio.
- Les transactions avec les codes produits 01-04 et 06-20 seront automatiquement importées en tant qu'entrées de carburant dans Fleetio.
- Les transactions avec le code produit 05 , Autre carburant, sont désactivées par défaut, mais vous pouvez activer cette option dans vos paramètres d'intégration WEX.
REMARQUE : L’intégration de la carte carburant Wex peut également importer les transactions où le produit est mesuré en gallons ou en litres. Cela peut inclure d’autres fluides tels que l’AdBlue (fluide d’échappement diesel).
Activer le code produit 05
- Cliquez sur Intégrations dans la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur « Mes intégrations » dans la barre latérale du répertoire des intégrations.
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions pour le compte WEX et sélectionnez Modifier .
- Cochez la case Activer le code produit n° 5 .
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Liste des codes produits
| Produit | Code |
|---|---|
| Éthanol 85 | 01 |
| Diesel | 02 |
| Sans plomb | 03 |
| Super sans plomb | 04 |
| Autres carburants | 05 * |
| Sans plomb Plus | 06 |
| Gaz / Alcool | 07 |
| Gaz / Alcool 2 | 08 |
| Diesel 2 | 09 |
| Propane | 10 |
| GNC | 11 |
| Mélange sans plomb à 10 % | 12 |
| Mélange sans plomb Plus 10 % | 13 |
| Super sans plomb mélange à 10 % | 14 |
| Mélange sans plomb à 7 % | 15 |
| Mélange sans plomb Plus 7 % | 16 |
| Super sans plomb 7 % | 17 |
| Voir le carburant | 18 |
| Carburant agricole | 19 |
| Multicarburant | 20 |
Gérer les cartes carburant
WEX transmet automatiquement les données de transaction de votre carte carburant à Fleetio. Fleetio reconnaîtra votre nouvelle carte carburant et l'ajoutera à votre compte en fonction de ces transactions. Utilisez simplement vos cartes carburant pour faire le plein ; elles seront automatiquement importées dans Fleetio sous 2 à 3 jours. Vous recevrez également un e-mail de Fleetio répertoriant les cartes ajoutées à votre compte.
REMARQUE : Pour que vos cartes WEX apparaissent dans Fleetio, vous devez utiliser chaque carte WEX au moins une fois à la pompe après la configuration de l'intégration.
IMPORTANT : Les cartes WEX seront automatiquement associées à vos véhicules dans Fleetio en fonction du numéro VIN ou du numéro d’immatriculation. Le système vérifiera d’abord le VIN et, en cas d’absence de correspondance, le numéro d’immatriculation. Pour garantir l’association correcte de vos cartes, veuillez vous assurer que les informations relatives au VIN et/ou au numéro d’immatriculation sont exactes dans WEX.
Attribuer les cartes carburant et les transactions de carburant aux véhicules
Une fois vos cartes carburant importées, vous devez associer chaque carte au véhicule Fleetio correspondant afin que Fleetio sache quel véhicule doit recevoir les transactions.
CONSEIL : Apprenez-en davantage dans la section Attribuer des cartes de carburant et des transactions de carburant aux véhicules .
Archives des cartes carburant
Vous pouvez archiver une carte carburant pour la supprimer de votre liste de cartes carburant actives et arrêter l'importation des transactions.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez les archives des cartes carburant .
Affectation automatique des transactions de carburant
Dans WEX, les numéros de véhicule de l'entreprise et/ou le code PIN saisis à la pompe doivent correspondre aux noms de vos véhicules dans Fleetio. Cela permettra à votre système d'intégration d'attribuer automatiquement les transactions aux véhicules en fonction du code PIN saisi à la pompe, au lieu d'associer manuellement chaque carte carburant à chaque véhicule. Cette fonctionnalité peut s'avérer particulièrement utile si vos cartes carburant ne restent pas toujours associées au même véhicule.
IMPORTANT : Le numéro de véhicule de l'entreprise dans WEX doit correspondre au nom du véhicule dans Fleetio, sinon les transactions ne seront pas attribuées automatiquement.
Pour activer ce paramètre :
- Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Paramètres .
- Dans la barre latérale Paramètres, cliquez sur Paramètres de carburant et d'énergie dans la section Carburant et énergie.
- Activez l'option « Activer l'attribution automatique des cartes carburant en fonction du nom du véhicule » .
- Cliquez sur le bouton Paramètres d'économie de carburant et d'énergie .
REMARQUE : Si ce paramètre est activé, vous ne pourrez plus associer vos cartes carburant WEX à des véhicules.
Ajouter plusieurs comptes WEX
Certaines grandes organisations gèrent plusieurs comptes WEX, chacun identifié par un numéro de compte WEX différent. Chaque compte peut être configuré dans Fleetio.
REMARQUE : Plusieurs comptes WEX peuvent être intégrés à un seul compte Fleetio, mais un seul compte WEX ne peut pas être intégré à plusieurs comptes Fleetio.
Il vous suffit de suivre les instructions ci-dessus pour ajouter chaque nouveau compte.
Une fois l'opération terminée, vous verrez chaque compte WEX listé et activé séparément, mais toutes les cartes carburant seront disponibles pour consultation et gestion via Gérer les attributions de cartes sous le bouton Plus d'actions .
IMPORTANT : Soyez prudent lorsque vous associez des cartes provenant de plusieurs comptes WEX, car les numéros de carte peuvent être identiques ou similaires.
Supprimer l'intégration de la carte carburant WEX
Si vous n'avez plus besoin d'intégrer Fleetio à vos cartes WEX, un propriétaire ou un administrateur de compte Fleetio peut supprimer l'intégration.
La suppression d'une intégration WEX entraîne la suppression des cartes carburant, des mappages de cartes carburant et des transactions de carburant non affectées. La suppression de l'intégration ne supprime PAS les entrées de carburant déjà créées pour les véhicules.
- Cliquez sur Intégrations dans la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur « Mes intégrations » dans la barre latérale du répertoire des intégrations.
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions pour le compte WEX et sélectionnez Supprimer .
- Dans la fenêtre contextuelle, tapez SUPPRIMER en majuscules dans la zone de texte, puis cliquez sur Supprimer l'intégration Wex pour confirmer.
IMPORTANT : Si vous supprimez votre intégration WEX, Fleetio cessera immédiatement d’importer les transactions de carburant WEX. Veuillez prendre en compte les avertissements du message « Confirmer l’action ». Vous devrez ajouter toutes les entrées de carburant suivantes manuellement, par importation ou via une autre intégration.
Dépannage
J'ai configuré une carte, mais je ne vois aucune transaction dans Fleetio.
Assurez-vous que les cinq derniers chiffres du numéro de carte dans Fleetio correspondent au numéro de véhicule de l'entreprise dans WEX.
