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Cuando se trata de gestionar flotas, ocurren muchas cosas en un día cualquiera. En lugar de tener que recordar cuándo hay que cambiar el aceite de todos sus vehículos o apuntarlo y esperar que se acuerde de echarle un vistazo a tiempo, los Recordatorios de Servicio hacen el trabajo por usted una vez configurados en Fleetio. Estos recordatorios utilizan un calendario basado en un intervalo que usted establece, y aparecen cuando una Tarea de Servicio está próxima a vencer (lo que en Fleetio se denomina "Vencer pronto").
Una vez que el recordatorio de una Tarea de Servicio aparece en Fleetio, puede utilizarlo junto con las Entradas de Servicio y las Órdenes de trabajo para programar los servicios de Mantenimiento preventivo (MP). Estos se registran en el Historial de servicio del Vehículo una vez completados.
Si desea crear una lista de Recordatorios de Servicio para un grupo de Activos con necesidades de mantenimiento similares, le recomendamos que utilice un Programa de Servicio. Los Programas de servicios generan automáticamente Recordatorios de Servicio para cada Vehículo en el programa. Por ejemplo, una flota de una empresa de restauración de catástrofes que incluya 100 furgonetas utilitarias de la misma marca y modelo que tengan las mismas necesidades de mantenimiento estándar a lo largo de la vida útil del vehículo.
Este artículo cubre los aspectos básicos para añadir y gestionar Recordatorios de Servicio.
Programas de mantenimiento preventivo (MP)
Puede agregar tantos o tan pocos recordatorios de servicio para cada vehículo para crear un programa de mantenimiento preventivo (PM).
En un programa de mantenimiento preventivo, el " Intervalo " se refiere al periodo entre servicios. Cada tarea de servicio puede rastrearse según sus propios intervalos regulares:
- Medidor principal (en millas/horas/kilómetros, según la configuración del medidor del vehículo)
- Medidor secundario (si está habilitado; en millas/horas/kilómetros, según la configuración del medidor del vehículo)
- Tiempo (en días/semanas/meses/años)
Puede configurar un intervalo recurrente simple, ya sea por medidor O por tiempo O ambos, lo que venza primero.
Agregar un recordatorio de servicio
En la página de detalles del vehículo , haga clic en el menú + Agregar y seleccione Agregar recordatorio de servicio .
Seleccionar una tarea de servicio
Seleccione una tarea de servicio mediante el menú desplegable. Puede ser una tarea de servicio existente o, si no hay ninguna en Fleetio, puede crear una nueva.
Elija cuándo vence la tarea de servicio
Esta sección crea la programación de recordatorios. Al realizar cambios aquí, la vista previa de la programación a la derecha se ajustará en tiempo real.
Los intervalos (Tiempo, Medidor Principal y Medidor Secundario) determinan la frecuencia con la que se genera el Recordatorio de Servicio. Los Umbrales de Próxima Vence (Tiempo, Medidor Principal y Medidor Secundario) determinan cuándo se considera que la Tarea de Servicio está "próximamente vencida" en Fleetio. Una vez alcanzado el umbral, el recordatorio mostrará un indicador de "próximamente vencido".
Se requiere al menos un intervalo para configurar un recordatorio de servicio, pero puede agregar más. Esto puede ocurrir si desea que una tarea de servicio se complete cada seis meses o cada 8000 km, lo que ocurra primero. Si agrega un medidor secundario, solo se mostrará si está habilitado en la configuración del vehículo .
Si NO hay historial de entrada de servicio previo para esta tarea, la primera fecha de vencimiento y el primer medidor de vencimiento vuelven al valor predeterminado.
- La primera fecha de vencimiento siempre se basa en la fecha de creación del recordatorio. La fecha de vencimiento se calcula sumando el intervalo de tiempo a la fecha de creación del recordatorio.
- Los primeros medidores con vencimiento siempre usarán el intervalo de recordatorio como el primer medidor principal o secundario con vencimiento. Esto garantiza que, si se registran datos de servicio accidentalmente y se borran posteriormente, el recordatorio se restablezca a su valor inicial.
Si ya se ha realizado el servicio, pero no se ha registrado en Fleetio, puede aplicar una anulación manual a los valores debidos.
Para cambiar el horario según una próxima cita de servicio o lectura de medidor, marque la casilla para configurar manualmente la fecha de vencimiento/medidor. La vista previa del horario se ajustará según corresponda.
En la captura de pantalla anterior, al agregar un nuevo recordatorio de servicio para reemplazar el filtro de aire de la cabina, el intervalo de tiempo programado estaba adelantado, pero el intervalo del odómetro no reflejaba el odómetro actual del vehículo. Al ajustar la fecha de vencimiento del odómetro, el programa se alinea con el odómetro del vehículo.
IMPORTANTE: Los recordatorios de servicio generados por los programas de servicio utilizarán automáticamente la lectura actual del medidor del vehículo para calcular los medidores iniciales pendientes. Esto se configura como una anulación manual en el recordatorio de servicio. Si se desactiva la anulación manual, el recordatorio de servicio se restablecerá a la configuración predeterminada.
Una vez que un recordatorio de servicio alcance el límite de "Vence pronto" en la programación, aparecerá un indicador y se le notificará. Si no desea recibir notificaciones en pantalla ni por correo electrónico sobre las próximas tareas de servicio, elimine los valores predeterminados de "Vence pronto". El vehículo simplemente pasará del estado "OK" al "Atrasado", sin la indicación de "Vence pronto".
Establecer notificaciones
Fleetio enviará notificaciones a los Vigilantes cuando un recordatorio de servicio esté "Próximamente" o "Atrasado". Marque la casilla para enviar notificaciones o desmárquela para desactivarlas.
De forma predeterminada, se incluirá al usuario que crea el recordatorio, junto con cualquier usuario que esté vigilando el vehículo. Ajuste los destinatarios añadiendo o eliminando usuarios de la lista.
Controla mejor cómo se envían estas notificaciones en tu Configuración de Notificaciones. Puedes recibir un solo correo electrónico o una notificación push por cada Recordatorio de Servicio que estés viendo. También puedes recibir un correo electrónico con el Resumen del Vehículo programado regularmente.
Notificaciones de recordatorio de vencimiento o vencimiento próximo
Fleetio enviará un correo electrónico o una notificación push a los observadores a las 7:00 a. m. cuando un recordatorio de servicio venza pronto o esté vencido, y cada 7 días hasta que se resuelva o actualice. Las notificaciones se envían a las 7:00 a. m. en la zona horaria configurada en la configuración de la cuenta de la organización.
Notificaciones de resumen del vehículo
Fleetio enviará un solo correo electrónico por vehículo cuando al menos un recordatorio de servicio esté pendiente o venza pronto. Este correo contiene un resumen de todos los recordatorios de servicio que se están siguiendo para ese vehículo. Los correos electrónicos se envían los lunes a las 7:00 a. m. en la zona horaria configurada en la configuración de la cuenta de la organización.
SUGERENCIA: Para cancelar la suscripción a las notificaciones de recordatorio, consulte los artículos Notificaciones por correo electrónico - Recordatorios de servicio y renovación y Configuración de notificaciones de usuario para eliminarse como observador o cambiar su configuración de notificaciones de recordatorios.
Asignar recordatorios de servicio
Asigna recordatorios de servicio a contactos para facilitar la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo. Los recordatorios de servicio se pueden asignar a un solo contacto y las asignaciones son visibles en el panel de control, el índice de recordatorios de servicio, los registros de contacto y los correos electrónicos de recordatorio. Los asignados reciben notificaciones y las asignaciones se borran automáticamente al restablecer los recordatorios de servicio. Para agregar un asignado a un recordatorio de servicio, consulta el recordatorio y haz clic en "Resolver " o usa "Acciones masivas ". Además, las columnas "Asignado" y "Asignado el (fecha)" se pueden agregar como columnas visibles al índice de recordatorios de servicio mediante "Administrar columnas" .
Seleccione los recordatorios de servicio que desea asignar a un contacto, seleccione el contacto de la lista desplegable y haga clic en Asignar para completar.
Enviar notificaciones de recordatorio de servicio
Las notificaciones se envían a los observadores cuando un recordatorio se convierte en "Próximamente" o "Vencido". Modifique estas preferencias editando el recordatorio. Sin embargo, también puede solicitar a Fleetio que envíe notificaciones en cualquier momento. En la lista de Recordatorios de Servicio, seleccione el menú "Más Acciones" y luego "Enviar Notificaciones" . Enviar notificaciones de esta manera no interrumpe las notificaciones programadas.
NOTA: Si solicita el envío de notificaciones, no recibirá ninguna, incluso si está viendo el recordatorio. Esto se debe a que ya está viendo los detalles del recordatorio.
@Mención en los comentarios de recordatorio de servicio
Si desea mencionar a otro usuario en un comentario de Recordatorio de Servicio , simplemente escriba el símbolo @ y el nombre del usuario para mencionarlo. El usuario recibirá una notificación a su método de notificación preferido.
NOTA: El usuario @mencionado en el comentario NO se añadirá automáticamente como observador del registro si no lo está viendo. Por lo tanto, no verá los comentarios de los demás a menos que alguien lo vuelva a mencionar. El usuario SÍ se añadirá como observador del registro si deja un comentario o responde a una mención.
Recordatorios del servicio de importación
La mejor manera de gestionar recordatorios de servicio para varios vehículos a la vez es mediante un programa de servicio . También puede importar recordatorios.
SUGERENCIA: Obtenga más información en la Descripción general de programas de servicio y la Guía de importación de recordatorios de servicio .
Editar o eliminar recordatorios de servicio individuales
Los recordatorios de servicio individuales se pueden administrar desde la página Detalles del vehículo o el índice de recordatorios de servicio :
Vaya a la pestaña Recordatorios de servicio en la página Detalles del vehículo (que se muestra a continuación), O navegue a Recordatorios > Recordatorios de servicio a través de la navegación de la barra lateral.
Haga clic en el botón Más acciones para el recordatorio de servicio, luego seleccione Editar o Eliminar.
IMPORTANTE: Los recordatorios de servicio generados por los programas de servicio solo se pueden editar en el vehículo para cambiar las opciones "Configurar manualmente el próximo recordatorio" y "Notificaciones por correo electrónico". Cualquier otro cambio debe realizarse a través del programa de servicio y afectará a todos los vehículos incluidos en el programa.
Gestión masiva de recordatorios de servicio
Seleccione recordatorios en la lista de Recordatorios de Servicio y luego seleccione el menú desplegable Acciones . Puede agregar o eliminar observadores, posponer y eliminar recordatorios.
Resolver un recordatorio de servicio
Un recordatorio de servicio mostrará un estado de Vencido o Próximamente a medida que se acerca y pasa la fecha de vencimiento o el medidor, según los parámetros que haya ingresado anteriormente.
Los recordatorios de servicio se restablecen cuando las tareas de servicio correspondientes se registran en una entrada de servicio o una orden de trabajo .
NOTA: Una orden de trabajo debe estar marcada como Completa para poder resolver un recordatorio de servicio.
SUGERENCIA: Si tiene varios recordatorios de servicio para resolver para un solo vehículo, puede agregar recordatorios de servicio en masa a órdenes de trabajo y entradas de servicio .
Posponer un recordatorio de servicio
Los recordatorios de servicio se pueden posponer para evitar alertas innecesarias. Esto es útil para evitar alertas y correos electrónicos de recordatorios de servicio no esenciales.
Una vez finalizado el periodo de repetición, volverá a su estado normal. Los recordatorios de servicio se pueden repetir o cancelar con el botón "Más acciones" .
O, para recordatorios múltiples, el menú desplegable Acciones .
Para detener el estado de repetición de un recordatorio, seleccione Eliminar repetición .
NOTA: Los recordatorios pospuestos también están ocultos en la sección Alertas de vehículos de Fleetio Go.
Recordatorios de servicio para tareas principales y subtareas
Los recordatorios de servicio se pueden configurar para una tarea principal , para una subtarea o para AMBAS por separado... pero los recordatorios SÓLO se "resolverán" si la tarea correspondiente (ya sea principal o subtarea) está incluida en una entrada de servicio o una orden de trabajo.
Exportación/Permiso de recordatorios de servicio
Los permisos de exportación de recordatorio de servicio están controlados por tipo de usuario (regular o administrador) y por rol .
Los propietarios y administradores de cuentas pueden acceder a todas las exportaciones. Los usuarios normales pueden obtener acceso con permiso.
En Recordatorios de servicio del vehículo, habilite Exportar datos si desea otorgar a los usuarios de solo lectura permiso para exportar.
Para obtener más información sobre cómo exportar una lista de recordatorios de servicio, consulte este artículo .
SUGERENCIA: Para obtener más información sobre roles y permisos, consulte Roles y permisos de usuario .
Informe sobre recordatorios de servicio
En la barra lateral de navegación, haga clic en Informes y seleccione Servicio . Aquí puede seleccionar los informes de Recordatorios de Servicio o de Cumplimiento de Recordatorios de Servicio .
Puede obtener más información sobre los informes en Fleetio en Descripción general de informes .
NOTA: El Informe de recordatorios de servicio mostrará un mensaje de estado inactivo junto a cualquier tarea de servicio donde la tarea se haya agregado a un recordatorio pero las notificaciones estén deshabilitadas.
Recordatorios de servicio en Fleetio Go
Esta sección proporciona información útil para tener en cuenta cuando los usuarios usan Fleetio Go para ver, editar y agregar nuevos recordatorios de servicio.
Los usuarios habituales, como los conductores, pueden obtener más información sobre los recordatorios de servicio en Recordatorios de servicio en Fleetio Go .
IMPORTANTE: Si un usuario necesita cambiar manualmente la fecha o el medidor al crear su primer recordatorio, deberá comunicarse con el propietario o administrador de la cuenta para editar el recordatorio de servicio en la aplicación web Fleetio.
