Tabla de contenido
La integración de la tarjeta de combustible WEX sincroniza los datos de transacciones de combustible de las tarjetas de combustible WEX directamente en Fleetio, lo que le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente.
IMPORTANTE:
- WEX cobra una tarifa de acceso continua de $9,99 por mes por cuenta
- La integración de WEX está disponible para los clientes de Fleetio en EE. UU. y Canadá.
- Las transacciones WEX con códigos de producto específicos se importan como entradas de combustible de Fleetio
- WEX Fleet One es compatible con la integración de la tarjeta de combustible EFS
- La integración de WEX NO está disponible para:
- Clientes internacionales fuera de EE. UU. y Canadá
- T-CHEK
- ¡Envíe sugerencias de proveedores AQUÍ !
Para obtener más información sobre las tarjetas de combustible que se pueden integrar con Fleetio, consulte Tarjetas de combustible compatibles o utilice nuestra herramienta de búsqueda de tarjetas de combustible .
NOTA: La integración de Fleetio WEX no admite jerarquías de cuentas. La integración debe configurarse únicamente con la cuenta principal (cuenta WEX de nivel 1). Los niveles 2 a 9 no son compatibles.
Características incluidas
- Las transacciones con tarjeta de combustible se importan automáticamente a diario. Ya no es necesario introducir manualmente los recibos de combustible ni descargar e importar archivos CSV.
- Las entradas de combustible se crean para transacciones con códigos de producto específicos, de modo que solo se cuenten y calculen los costos específicos del combustible.
- Se calculan métricas como el consumo de combustible por litro y el coste por milla para cada transacción. Analice fácilmente el consumo de combustible desde todos los ángulos: por vehículo, por ubicación, por tipo de vehículo y más. Aplique un rango de fechas para generar informes sobre un período específico.
- Fleetio detectará lecturas de medidor inválidas y las marcará automáticamente como nulas. Recibirá una notificación diaria por correo electrónico sobre las entradas de combustible anuladas automáticamente , con enlaces rápidos para corregirlas fácilmente.
Programación de importación/actualización
Las importaciones de datos se realizan automáticamente cada hora, pero las transacciones pueden demorar entre 1 y 2 días hábiles después de pasar la tarjeta para aparecer en su cuenta Fleetio.
Los datos de transacciones no se proporcionan los fines de semana; por lo tanto, el paso de tarjetas los sábados y domingos experimentará una breve demora.
Configurar la integración de la tarjeta de combustible WEX
NOTA: Tenga listo su número de cuenta WEX antes de comenzar.
- La mayoría de las cuentas WEX son números de 13 dígitos que comienzan con 04, 69, 369, 2960, 1960 y 7560.
- Algunos números de cuenta de ExxonMobil son números de 10 dígitos que comienzan con 369 .
Para comenzar la configuración:
- Haga clic en Integraciones en la navegación de la barra lateral.
- Haga clic en Mis integraciones (a) en la barra lateral del Directorio de integraciones.
- Haga clic en el botón + Agregar integración (b) en la parte superior derecha y seleccione Integración de combustible .
- Haga clic en WEX en la lista de proveedores de tarjetas de combustible, luego haga clic en Conectar WEX .
- Ingrese su número de cuenta WEX y luego haga clic en Agregar cuenta de tarjeta de combustible WEX .
- Complete los formularios electrónicos con HelloSign . Haga clic en el botón "Comenzar" para firmar digitalmente los formularios de autorización de WEX, que se enviarán a WEX para su procesamiento.
- Siga las instrucciones para completar el proceso.
IMPORTANTE: La configuración de WEX puede tardar entre 7 y 10 días hábiles. Las cuentas con números que empiezan por 0460, 0467, 0473 o 0478 pueden tardar siete días hábiles adicionales , ya que requieren procesamiento adicional por parte de un tercero.
Su estado de integración se mostrará junto a su número de cuenta WEX en la página Integraciones.
- En línea confirma que la configuración está completa.
- Configuración pendiente muestra que ha firmado los formularios y WEX actualmente está completando la configuración.
- "En espera de firma" indica que aún debe completar el formulario electrónico. Haga clic en el botón "Firmar autorización de datos" para continuar.
Una vez habilitada la integración, la configuración estará completa y podrá acceder y gestionar las asignaciones de tarjetas desde la ventana de integración WEX en Fleetio. Sin embargo, recomendamos confirmar o ajustar los códigos de producto para identificar qué transacciones WEX se importarán como entradas de combustible de Fleetio.
Anular automáticamente las entradas del medidor
De forma predeterminada, Fleetio crea entradas de medidor para cada transacción con tarjeta de combustible, pero tiene la opción de anularlas automáticamente desde esta integración de combustible. Estas entradas de medidor se pueden anular manualmente según sea necesario.
NOTA: Los medidores anulados en las entradas de combustible provocarán que algunas métricas, como MPG, no se calculen.
Para anular automáticamente las entradas del medidor:
- Haga clic en Integraciones en la navegación de la barra lateral.
- Haga clic en Mis integraciones en la barra lateral del Directorio de integraciones.
- Haga clic en el botón Más acciones para la cuenta WEX y seleccione Editar .
- Haga clic en la casilla de verificación Anular automáticamente entradas de medidor .
- Haga clic en el botón Guardar .
Una vez habilitado, Fleetio anulará automáticamente las entradas del medidor de esta integración de combustible con un motivo de anulación de "Fuente del medidor deshabilitada".
Si necesita anular una entrada de medidor, siga el proceso en Entrada de medidor: marcar como anulada, anular marca como anulada .
Códigos de productos de combustible WEX
Si bien las tarjetas WEX se pueden usar para diversos servicios y gastos, Fleetio solo importa transacciones de combustible con códigos de producto específicos. Estos códigos garantizan cálculos precisos de combustible en Fleetio.
- Las transacciones con códigos de producto 01-04 y 06-20 se importarán automáticamente como entradas de combustible en Fleetio.
- Las transacciones con el código de producto 05 , Otro combustible, están deshabilitadas de forma predeterminada, pero puede habilitar esta opción en su configuración de integración WEX.
NOTA: La integración de la tarjeta de combustible Wex también puede importar transacciones donde el producto se mide en galones o litros. Esto puede incluir otros fluidos como el DEF (líquido de escape diésel).
Habilitar el código de producto 05
- Haga clic en Integraciones en la navegación de la barra lateral.
- Haga clic en Mis integraciones en la barra lateral del Directorio de integraciones.
- Haga clic en el botón Más acciones para la cuenta WEX y seleccione Editar .
- Marque la casilla de verificación Habilitar código de producto n.° 5 .
- Haga clic en el botón Guardar .
Lista de códigos de productos
| Producto | Código |
|---|---|
| Etanol 85 | 01 |
| Diesel | 02 |
| Sin plomo | 03 |
| Súper sin plomo | 04 |
| Otro combustible | 05 * |
| Sin plomo Plus | 06 |
| Gas / Alcohol | 07 |
| Gas / Alcohol 2 | 08 |
| Diésel 2 | 09 |
| Propano | 10 |
| GNC | 11 |
| Mezcla sin plomo al 10% | 12 |
| Mezcla sin plomo más 10% | 13 |
| Mezcla súper sin plomo al 10% | 14 |
| Mezcla sin plomo al 7% | 15 |
| Mezcla sin plomo más 7% | 16 |
| Mezcla súper sin plomo al 7% | 17 |
| Consulte Combustible | 18 |
| Combustible agrícola | 19 |
| Multicombustible | 20 |
Administrar tarjetas de combustible
WEX envía automáticamente los datos de las transacciones de la Tarjeta de Combustible a Fleetio. Fleetio reconocerá una nueva Tarjeta de Combustible y la añadirá a su Cuenta de Fleetio basándose en esta transacción. Simplemente use sus Tarjetas de Combustible para comprar gasolina y cada tarjeta se importará automáticamente a Fleetio después de 2 o 3 días. También recibirá un correo electrónico de Fleetio con la lista de las tarjetas añadidas a su cuenta.
NOTA: Para que sus tarjetas WEX aparezcan en Fleetio, debe usar cada tarjeta WEX al menos una vez en el surtidor después de que se haya configurado la integración.
IMPORTANTE: Las tarjetas WEX se asignarán automáticamente a sus vehículos en Fleetio según el VIN o el número de matrícula (LPN). El sistema primero verificará el VIN y, si no hay coincidencia, verificará el LPN. Para garantizar que sus tarjetas estén correctamente asignadas, asegúrese de que la información de su VIN o LPN en WEX sea correcta.
Asignar tarjetas de combustible y transacciones de combustible a vehículos
Una vez importadas tus Tarjetas de Combustible, debes asociar cada tarjeta con el Vehículo Fleetio correspondiente para que Fleetio sepa qué Vehículo debe recibir las transacciones.
SUGERENCIA: Obtenga más información en Asignar tarjetas de combustible y transacciones de combustible a vehículos .
Tarjetas de combustible de archivo
Puede archivar una tarjeta de combustible para eliminarla de su lista de tarjetas de combustible activas y detener la importación de transacciones.
SUGERENCIA: Obtenga más información en Tarjetas de combustible de archivo .
Asignación automática de transacciones de combustible
En WEX, los números de vehículo de la empresa o el PIN ingresados en el surtidor deben coincidir con los nombres de sus vehículos en Fleetio. Esto permitirá que su integración asigne automáticamente transacciones a los vehículos según el PIN ingresado en el surtidor, en lugar de asignar manualmente tarjetas de combustible individuales a cada vehículo. Esto puede ser especialmente útil si sus tarjetas de combustible no siempre se guardan en un solo vehículo.
IMPORTANTE: El número de vehículo de la empresa en WEX debe coincidir con el nombre del vehículo en Fleetio, o las transacciones no se asignarán automáticamente.
Para activar esta configuración:
- Vaya al Menú de su Cuenta y seleccione Configuración .
- En la barra lateral de Configuración, haga clic en Configuración de combustible y energía en la sección Combustible y energía.
- Active el interruptor para habilitar la asignación automática de tarjetas de combustible según el nombre del vehículo .
- Haga clic en el botón Guardar configuración de combustible y energía .
NOTA: Si esta configuración está activada, ya no podrás asignar tus tarjetas de combustible WEX a vehículos.
Agregar varias cuentas WEX
Algunas organizaciones más grandes administran varias cuentas WEX, cada una con un número de cuenta WEX diferente. Cada cuenta puede configurarse dentro de Fleetio.
NOTA: Es posible integrar varias cuentas WEX con una única cuenta Fleetio, pero una única cuenta WEX no puede integrarse con varias cuentas Fleetio.
Simplemente siga las instrucciones anteriores para agregar cada nueva cuenta.
Una vez completado, verá cada cuenta WEX listada y habilitada por separado, pero todas las tarjetas de combustible estarán disponibles para verlas y administrarlas a través de Administrar asignaciones de tarjetas en el botón Más acciones .
IMPORTANTE: Tenga cuidado al asignar tarjetas de múltiples cuentas WEX, ya que los números de tarjeta pueden ser iguales o similares.
Eliminar la integración de la tarjeta de combustible WEX
Si ya no necesita integrar Fleetio con sus tarjetas WEX, un propietario o administrador de una cuenta de Fleetio puede eliminar la integración.
Al eliminar una integración WEX, se eliminan las tarjetas de combustible, sus asignaciones y las transacciones de combustible no asignadas. No se eliminan las entradas de combustible ya creadas para los vehículos.
- Haga clic en Integraciones en la navegación de la barra lateral.
- Haga clic en Mis integraciones en la barra lateral del Directorio de integraciones.
- Haga clic en el botón Más acciones para la cuenta WEX y seleccione Eliminar .
- En la ventana emergente, escriba ELIMINAR en mayúsculas en el cuadro de texto, luego haga clic en Eliminar integración Wex para confirmar.
IMPORTANTE: Si elimina su integración WEX, Fleetio dejará de importar transacciones de combustible WEX inmediatamente. Tenga en cuenta las advertencias del mensaje "Confirmar acción". Deberá agregar todas las entradas de combustible posteriores mediante entrada manual, importación u otra integración.
Solución de problemas
Tengo una tarjeta configurada, pero no veo ninguna transacción en Fleetio.
Asegúrese de que los últimos cinco dígitos del número de tarjeta en Fleetio coincidan con el número de vehículo de la empresa en WEX.
