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Les bons de commande dans Fleetio sont conçus pour aider à normaliser l'approvisionnement en pièces par le biais d'un flux de travail d'achat.
L'association des Bons de commande aux Vendeurs permet un suivi détaillé de l'historique et des rapports sur les coûts.
Vous pouvez accéder aux Bons de commande en cliquant sur Pièces et inventaire dans la barre de navigation latérale, puis en cliquant sur Bons de commande.
PERMISSIONS : Les Propriétaires de compte et les Administrateurs peuvent gérer entièrement les Bons de commande de votre compte, mais les Utilisateurs réguliers doivent obtenir des autorisations de Bons de commande par le biais du Rôle qui leur a été attribué. Pour en savoir plus, consultez les rubriques Rôles et autorisations des utilisateurs.
Étapes du bon de commande
Cliquez sur les onglets en haut de la page pour consulter les bons de commande à n'importe quelle étape du processus :
- Tous - pour les bons de commande quel que soit leur statut
- Brouillon - pour les bons de commande en phase de création
- En attente d'approbation - pour les bons de commande prêts à être approuvés ou rejetés
- Rejeté - pour toute commande qui a été rejetée
- Approuvé - pour les bons de commande qui ont été approuvés et qui doivent être achetés
- Acheté - pour les bons de commande qui ont été achetés, mais qui doivent encore être reçus
- Reçu partiellement – pour les commandes dont le nombre d'articles reçus est inférieur au nombre commandé.
- Reçu, complet - pour les commandes dont le nombre d'articles reçus correspond au nombre commandé.
- Clôturé - pour les commandes d'achat entièrement exécutées.
Ajouter un bon de commande
REMARQUE : Si vous créez fréquemment le même bon de commande, vous pouvez le copier dans un nouveau. Une fois la copie effectuée, toutes les données du bon de commande d'origine seront transférées dans le nouveau brouillon. Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs disposant des autorisations de gestion des bons de commande.
Pour accéder à la fonction de copie, cliquez sur le bouton Plus d'actions situé à côté du bon de commande existant que vous souhaitez copier, puis cliquez sur Créer une copie.
Si vous souhaitez créer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton + Ajouter un bon de commande.
Il est également possible de créer des bons de commande directement depuis la page de présentation d'un article . Cliquez simplement sur le bouton « Ajouter au bon de commande » dans la fiche « Emplacements » . Une fenêtre contextuelle s'affichera, vous permettant de modifier la quantité et de choisir de créer un nouveau bon de commande ou d'ajouter l'article à un bon de commande existant.
Champs obligatoires et facultatifs
REMARQUE : Pour sélectionner des articles, vous devez d’abord choisir un fournisseur (a) et un emplacement de stockage (b). Pour soumettre un bon de commande à l’approbation, vous devez inclure au moins un article (d).
Vous pouvez éventuellement identifier les étiquettes (c), une description (e), des informations de prix supplémentaires ( remise , frais de port , taxe ) (f), télécharger des documents (g) et saisir des champs personnalisés (h).
REMARQUE : Les champs personnalisés peuvent être définis comme obligatoires pour chaque champ personnalisé individuel dans les paramètres du compte .
Selon l’étape du PO et vos autorisations d’utilisateur, vous pouvez enregistrer comme brouillon ou enregistrer et approuver (i).
Ajouter des articles aux bons de commande
Un bon de commande peut contenir un nombre illimité de lignes de commande .
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un élément de ligne (a) pour ajouter un nouvel élément de ligne pour chaque pièce nécessaire.
- Ensuite, recherchez chaque pièce dans le champ de l'article par nom ou par numéro de fabricant complet ou partiel.
- Sélectionnez une pièce dans la liste déroulante (b).
- Entrez la quantité (c).
- Saisissez le coût unitaire (d).
- Cliquez sur l'icône Corbeille (e) pour supprimer si nécessaire, ou recherchez une pièce de rechange dans la boîte de sélection des pièces pour réinitialiser la quantité, le coût unitaire et le montant de la nouvelle pièce.
REMARQUE : Les lignes de commande ne peuvent inclure que les pièces actives à l’ emplacement sélectionné sur le bon de commande.
Détails et commentaires du bon de commande
La page Détails du bon de commande affiche les informations que vous avez saisies avec les détails (a), les lignes de commande (b), la possibilité de suivre le bon de commande (c) ainsi qu'une section pour les commentaires et la possibilité de collaboration en équipe en mentionnant d'autres utilisateurs (d) ou des documents (e).
REMARQUE : Bien que vous puissiez ajouter manuellement des observateurs à une commande d’achat, il existe des cas spécifiques où une personne sera automatiquement ajoutée en tant qu’observateur :
- L'utilisateur qui crée une commande
- Utilisateur qui modifie une commande
- Utilisateur qui modifie le statut d'une commande d'achat
- L'utilisateur qui commente ou ajoute des pièces jointes à un bon de commande
- Utilisateur qui répond à une mention (@) dans le commentaire d'un bon de commande
De plus, l'utilisateur recevra désormais des notifications pour les commentaires relatifs aux bons de commande qu'il suit et pour les commentaires dans lesquels il est mentionné (@).
Champs épinglés
Fleetio vous permet d'épingler les champs que vous utilisez fréquemment en haut de la fiche Détails . Une fois épinglés, ces champs seront ajoutés à la section « Champs épinglés » . Pour épingler un champ, survolez-le et cliquez sur l' icône d'épingle . Pour désépingler un champ, cliquez à nouveau sur l' icône d'épingle .
AUTORISATIONS : Les utilisateurs disposant des autorisations de consultation peuvent personnaliser la fiche Détails en épinglant des champs.
REMARQUE : Vous pouvez uniquement épingler des champs dans la fiche Détails. Lorsqu'un champ est épinglé, il sera disponible pour toutes les pages de détails des commandes auxquelles vous accédez. Les champs épinglés ne sont visibles que pour vous ; ils n'affectent pas les pages de détails des autres utilisateurs de votre organisation.
Réorganisez vos champs épinglés en cliquant et en faisant glisser l'icône de réorganisation située à gauche.
État du bon de commande
Il existe huit options prédéfinies pour le statut des bons de commande :
- Brouillon
- En attente d'approbation
- Rejeté
- Approuvé
- Acheté
- Reçu, partiel
- Reçu, complet
- Fermé
Vous pouvez créer des alias pour les noms de statut et personnaliser les couleurs de statut dans les paramètres de votre compte :
- Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Paramètres
- Dans la barre latérale Paramètres, cliquez sur Statuts des commandes d'achat dans la section Pièces et stock.
Options d'enregistrement : Enregistrer comme brouillon, Soumettre pour approbation
Lors de la création d'une commande, les options d'enregistrement dépendent des autorisations de l'utilisateur .
Enregistrer comme brouillon ou soumettre pour approbation / Enregistrer et approuver.
AUTORISATIONS : Les propriétaires et administrateurs du compte peuvent enregistrer comme brouillon ou enregistrer et approuver . Seuls les utilisateurs standard sans autorisation d’approbation de bons de commande verront l’option « Soumettre pour approbation » (statut : en attente d’approbation ).
En attente d'approbation / Rejeté / Approuvé
Les bons de commande en attente d'approbation peuvent être rejetés ou approuvés par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.
Cliquez sur le menu « Plus d’actions » à la fin de la ligne dans la liste des commandes, ou modifiez la commande et cliquez sur le bouton « Rejeter » ou « Approuver » .
Statut d'achat
Une fois la commande approuvée , vous pouvez la marquer comme achetée . Cliquez sur le menu « Plus d'actions » en bas de la ligne dans la liste des commandes, ou modifiez la commande et cliquez sur « Marquer comme achetée » .
Statut de réception : Partiel / Total
Une commande marquée comme « Achetée » est prête à être réceptionnée . Vous pouvez la désélectionner si nécessaire, ou cliquer sur le bouton « Recevoir » sur la page de détails de la commande pour la réceptionner.
Vous verrez ensuite un formulaire pour saisir les valeurs reçues pour chaque élément de ligne.
Pour recevoir rapidement tous les articles de votre commande, cochez la case « Tout sélectionner » à gauche. Le champ « Nombre » sera automatiquement rempli avec le nombre d'articles commandés.
IMPORTANT : Si vous utilisez la méthode FIFO ou LIFO , vous pouvez modifier cette valeur en fonction des quantités réellement reçues, mais cette valeur ne peut pas dépasser la quantité commandée.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton Recevoir .
Si le nombre d'articles reçus est inférieur au nombre commandé, le bon de commande passe au statut « Reçu partiellement » . Les articles manquants seront réceptionnés au fur et à mesure de leur arrivée.
REMARQUE : Le total d’un bon de commande partiellement reçu correspond à la somme de tous les sous-totaux des articles, qu’ils aient été reçus ou non. La quantité reçue est mise à jour au fur et à mesure de la réception des articles.
Si le nombre d'articles reçus correspond au nombre commandé, le bon de commande devient « Reçu, complet » .
IMPORTANT : Les valeurs saisies dans ce formulaire seront automatiquement converties en ajustements d'inventaire pour vos pièces.
REMARQUE : Vous pouvez utiliser séparément les statuts « Reçu intégralement » et « Clôturé » en raison des différentes étapes qu’ils représentent dans votre processus d’approvisionnement interne. Une fois qu’une pièce est entièrement reçue, vous pouvez ajouter des données et des pièces jointes supplémentaires au bon de commande avant de le clôturer, par exemple :
- Téléchargement d'un reçu datant de la réception physique des pièces.
- Téléchargement du bon de commande original remis au fournisseur de pièces.
- Ajouter un numéro de facture ou une donnée permettant de lier ce bon de commande aux enregistrements d'autres systèmes que vous utilisez
- Ajout de code GL
Clôturer une commande
Une fois le bon de commande reçu, vous pouvez le clôturer . Cliquez sur le menu déroulant « Plus d'actions » en bas de la ligne dans la liste des bons de commande, ou modifiez le bon de commande et cliquez sur « Clôturer » .
REMARQUE : Si vous considérez qu’une commande entièrement reçue est clôturée et qu’aucune autre étape interne n’est nécessaire, vous pouvez activer ce paramètre pour clôturer automatiquement les commandes entièrement reçues dans Paramètres du compte > Paramètres des commandes .
Modification des bons de commande (pour les comptes utilisant la méthode d'évaluation des stocks avancée)
Si votre compte utilise une méthode d'évaluation des stocks avancée, telle que la méthode du coût moyen pondéré , la méthode FIFO ou la méthode LIFO , certaines restrictions s'appliquent à la modification des bons de commande en fonction de leur statut.
- Statut des bons de commande : Brouillon/En attente d’approbation/Approuvé/Acheté : Le coût unitaire d’un article de bon de commande peut être modifié à tout moment.
- Commandes avec statut « Reçu partiellement » ou « Reçu intégralement » : une fois que les pièces correspondant à une commande ont été réceptionnées, il est impossible de modifier le coût unitaire d'un poste. Si des pièces reçues ont été utilisées dans un ordre de fabrication, le coût unitaire devient définitivement non modifiable. Toutefois, il est possible de réduire la quantité reçue à zéro (à condition qu'aucune quantité reçue n'ait été utilisée dans un ordre de fabrication). Vous pourrez alors modifier le coût unitaire du poste. Pour ce faire :
- Cliquez sur le bouton « Plus d’actions » en haut du bon de commande.
- Cliquez sur « Effectuer un réglage » .
- Saisissez une valeur négative dans le champ Ajustement pour soustraire la même quantité que celle reçue.
- Cliquez sur « Effectuer un réglage » .
- Cliquez sur Modifier dans le bon de commande et vous pourrez modifier le coût unitaire de cet article.
- Bons de commande à statut « Clôturé » : Le coût unitaire d’un article d’un bon de commande devient définitivement non modifiable une fois que le bon de commande atteint le statut « Clôturé ».
Suppression d'un bon de commande (pour les comptes FIFO et LIFO)
Si vous utilisez la méthode d'évaluation des stocks avancée FIFO ou LIFO , vous avez la possibilité de supprimer des bons de commande, même après la réception des unités.
IMPORTANT : Vous ne pouvez pas supprimer un bon de commande si :
- Les unités reçues de cette commande ont été utilisées pour un ordre de travail.
- Les unités reçues de cette commande ont été utilisées par ajustement manuel des stocks.
- Le bon de commande concerne un emplacement non suivi en inventaire
AUTORISATIONS : Les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation « Supprimer » pour les bons de commande dans leurs rôles et autorisations d'utilisateur pour pouvoir supprimer des bons de commande.
Pour supprimer un bon de commande :
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions en haut du bon de commande et sélectionnez Supprimer .
- Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, cliquez sur Supprimer le bon de commande pour confirmer.
Modification groupée des bons de commande
Si vous souhaitez modifier plusieurs bons de commande simultanément, consultez l' article « Actions groupées » pour plus d'informations.
Rapports de bons de commande
Accédez à Rapports > Pièces > Liste des bons de commande pour consulter plusieurs options de rapports sur les bons de commande.
Deux mises en page sont disponibles : Grouper par bon de commande et Répartir par pièce .
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez la section « Pièces » de l’article « Aperçu des rapports » .
