Tabla de contenido
CONSEJO: Las instrucciones de este artículo describen los aspectos básicos de la gestión de vehículos y la configuración de un calendario recurrente sencillo. Los temas de programación avanzada incluyen opciones para permitir el envío anticipado, retrasar la fecha de inicio del calendario y más. Obtenga más información en Inspecciones - Temas de programación avanzada .
Para que un formulario de inspección esté disponible para un vehículo, debe estar habilitado para dicho vehículo. No se puede enviar el formulario de inspección para vehículos que estén deshabilitados en ese formulario. Los formularios de inspección se pueden habilitar automáticamente para los vehículos mediante una regla de formulario de inspección o editando manualmente el calendario .
Dónde gestionar los cronogramas de inspección
Formulario de inspección - Vehículos y horarios
PERMISOS: Los propietarios y administradores de la cuenta pueden gestionar las reglas del formulario de inspección y habilitar manualmente los vehículos en la sección Vehículos y horarios del formulario de inspección.
Haz clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y, a continuación, haz clic en Formularios .
Localice el formulario, haga clic en su botón Más acciones y seleccione Vehículos y horarios .
Descripción general del vehículo
PERMISOS: Los usuarios regulares, con permiso por rol para administrar horarios, pueden actualizar manualmente los horarios de los vehículos que pueden editar en sus conjuntos de registros .
Haz clic en Vehículos en la barra de navegación lateral y, a continuación, haz clic en Lista de vehículos .
Haga clic en el vehículo de la lista para ver su página de detalles .
Haz clic en el botón "Más acciones" en la parte superior de la página y selecciona "Gestionar formularios de inspección".
Localice el formulario de inspección, haga clic en el botón Más acciones , y seleccione Actualizar programación manualmente .
Normas del formulario de inspección
PERMISOS: Solo los propietarios y administradores de la cuenta pueden gestionar las reglas del formulario de inspección.
Las reglas del formulario de inspección habilitarán o deshabilitarán automáticamente los vehículos según los criterios especificados en la regla.
Las reglas del formulario de inspección son la opción preferida para mantener los vehículos sincronizados con un formulario de inspección. Las reglas del formulario de inspección pueden habilitar todos los vehículos o un subconjunto de algunos vehículos según el tipo o el grupo .
Por ejemplo, se puede usar una regla para asegurar que todos los vehículos de tipo "camión" estén habilitados para el formulario de inspección. Los demás vehículos permanecerán deshabilitados a menos que se editen manualmente.
IMPORTANTE: Si una regla se basa en un grupo o tipo de vehículo y este cambia, las inspecciones habilitadas se actualizarán automáticamente. Los vehículos nuevos que se añadan a una cuenta estarán habilitados para inspecciones si se cumplen los criterios de la regla.
Para crear una regla:
- Haz clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y, a continuación, selecciona Formularios .
- Haz clic en el botón Más acciones del formulario que deseas editar y selecciona Vehículos y horarios .
- Haz clic en + Agregar vehículos .
- Seleccione Todos los vehículos o Por atributo del vehículo :
NOTA: Solo se creará una regla de formulario de inspección al seleccionar vehículos en bloque con "Todos los vehículos" o "Algunos vehículos" . Al agregar vehículos mediante "Vehículos específicos" , cada vehículo se agregará manualmente al formulario de inspección.
Si selecciona "Todos los vehículos" , todos los vehículos de su cuenta de Fleetio, así como cualquier vehículo nuevo que añada en el futuro, estarán habilitados para el formulario de inspección.
Si selecciona Por atributo del vehículo , utilice el menú desplegable para elegir entre una amplia gama de atributos, como el modelo, el estado de actividad, el nivel de combustible y otros. Puede añadir varios valores y condiciones haciendo clic en +Añadir filtro .
- Todo - solo se aplica a vehículos con todos los atributos seleccionados.
- Cualquiera de - se aplica a cualquier vehículo con cualquiera de los atributos seleccionados.
Para cada atributo seleccionado, existen condiciones adicionales: es alguno de, no es ninguno de, está en blanco y no está en blanco.
Si desea que los vehículos seleccionados completen el formulario de inspección según sea necesario, puede hacer clic en el botón Guardar vehículos para completar la configuración de la regla.
Si desea que los vehículos seleccionados completen el formulario de inspección según un calendario preestablecido, consulte la sección "Establecer calendario de inspección" a continuación.
Establecer calendario de inspección
Marque la casilla "Establecer horario" para configurar un horario diario , semanal , mensual o anual .
Si no desea incluir el/los vehículo(s) seleccionado(s) en un programa de seguimiento de tiempo, deje esta casilla SIN MARCAR . Los vehículos seguirán viendo el formulario de inspección en Fleetio Go, y este estará disponible para su envío según sea necesario, pero nunca mostrará "Próximo vencimiento", "Vencido" ni "Vencido".
Frecuencia del formulario de inspección
Establezca la frecuencia según el intervalo o calendario reglamentario para el formulario en cuestión. La vista previa de las próximas fechas de vencimiento generará una lista de fechas para la inspección según los intervalos que haya configurado.
Para cualquier intervalo distinto de "Diario", también aparecerá un menú desplegable para "Cuándo se puede enviar este formulario" . Utilice esta opción si desea que el formulario se entregue siempre en un día específico, como el jueves de cada dos semanas, por ejemplo, o el día 9 de cada mes. De lo contrario, déjelo como "En cualquier momento ".
Si selecciona En un día específico , también puede marcar la casilla Permitir envío anticipado para permitir que los usuarios envíen las inspecciones con anticipación y cumplan con la fecha límite, solucionando así el estado de inspección "Próximo vencimiento". Establezca el número de días en el campo Días de anticipación .
Retrasar el inicio del horario
La casilla de verificación "Establecer inicio diferido" le permite posponer la primera inspección programada o pausar temporalmente una programación activa.
Habilitar notificaciones de recordatorio
La casilla de verificación "Habilitar notificación de recordatorio" permite que Fleetio envíe una notificación de recordatorio al operador asignado al vehículo antes de la fecha límite de la inspección. Para recibir notificaciones, el usuario debe tener habilitada esta opción en sus ajustes de notificaciones .
Una vez que haya configurado los ajustes de programación, la sección Resumen le ofrece una visión general de la programación y de las notificaciones de recordatorio que haya configurado.
Cuando hayas terminado la configuración, haz clic en el botón Guardar vehículos .
Jerarquía de reglas de inspección
Se pueden crear varias reglas de inspección para una misma inspección. Si un vehículo cumple los criterios de más de una regla, Fleetio aplicará la que tenga la prioridad más alta en la lista.
Arrastre y suelte las reglas en el Índice del Formulario de Inspección para reordenarlas de manera que queden organizadas de arriba a abajo por orden de prioridad:
Editar o eliminar una regla de inspección
Haz clic en el botón Más acciones para editar o eliminar una regla existente.
Anular regla de inspección: Actualizar manualmente el cronograma
PERMISOS: Los usuarios habituales necesitan el permiso de Gestionar horarios para poder actualizar manualmente los horarios de inspección.
Siempre que sea posible, se deben usar las reglas del formulario de inspección para mantener los vehículos actualizados con dicho formulario. Sin embargo, en algunos casos, es necesario habilitar los vehículos según criterios que no están disponibles en las reglas del formulario de inspección. Para ello, puede usar la función "Actualizar calendario manualmente" para habilitar o deshabilitar manualmente el formulario de inspección de los vehículos.
Para actualizar manualmente un programa de inspección:
- Al visualizar un formulario de inspección, haga clic en la pestaña Vehículos y horarios .
- Para un vehículo individual, haga clic en el botón Más acciones y seleccione Actualizar programación manualmente .
O bien, para varios vehículos a la vez, seleccione los vehículos usando las casillas de verificación de la izquierda, luego haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Actualizar programación manualmente .
NOTA: Si busca vehículos en la pestaña Vehículos y horarios que NO se hayan habilitado para el formulario de inspección, utilice el filtro Estado del formulario y seleccione Deshabilitado .
- Marque la casilla para habilitar el formulario para vehículos seleccionados (a), o desmárquela para deshabilitarlo.
- Si el formulario está habilitado, puede marcar la casilla de verificación Establecer horario (b) para establecer un horario de inspección para los vehículos seleccionados.
- Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Actualizar programación manualmente" .
La función Actualizar calendario manualmente también resulta útil para ignorar temporalmente las reglas del formulario de inspección.
Por ejemplo, si un vehículo está fuera de servicio, su formulario de inspección puede desactivarse para evitar envíos accidentales. Cuando el vehículo vuelva a estar en servicio, se pueden restablecer las normas del formulario de inspección, como se muestra a continuación.
Eliminar la anulación manual; volver a las reglas de inspección.
Si se actualizan manualmente los horarios de los vehículos, se puede volver a aplicar la configuración del formulario de inspección. El vehículo se habilitará según una de las reglas existentes. Si no se aplica ninguna regla, se deshabilitará.
Esto también se puede hacer en la pestaña Vehículos y horarios .
Para vehículos individuales, haga clic en el botón Más acciones y seleccione Volver a las reglas de inspección .
Para seleccionar varios vehículos, marque las casillas de la izquierda, haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Volver a las reglas de inspección .
O bien, en la página de detalles del vehículo , haga clic en el botón Más acciones y seleccione Administrar formularios de inspección . A continuación, localice el formulario y haga clic en el botón Más acciones para volver a las reglas de inspección.
